Jangka waktu penyimpanan dokumen utama. Jangka waktu penyimpanan dokumen akuntansi dalam suatu organisasi Kementerian Keuangan telah memperbarui jangka waktu penyimpanan arsip primer

Rosarkhiv telah menyiapkan perubahan daftar dokumen kearsipan manajemen standar. Perubahan penting menyangkut periode penyimpanan berbagai dokumen perusahaan.

Perubahan tersebut akan mempengaruhi periode penyimpanan dokumentasi personalia. Yaitu:

• jadwal liburan perlu disimpan selama 3 tahun (saat ini 1 tahun);
• dokumen sanksi disiplin - 3 tahun, bukan 5 tahun;
• permohonan mengenai perlunya menarik tenaga kerja asing – 1 tahun.

Selain itu, periode penyimpanan terpisah akan ditetapkan untuk:

• permohonan karyawan untuk penerbitan dokumen terkait pekerjaan dan salinannya (masa penyimpanan 1 tahun);
• pemberitahuan, peringatan kepada karyawan oleh pemberi kerja (3 tahun).

Direncanakan juga untuk menyesuaikan jangka waktu penyimpanan dokumen lain:

• SPT (penghitungan) pajak akan disimpan selama 6 tahun, bukan 5 tahun seperti sekarang;
• daftar informasi tentang pendapatan individu - 5 tahun, bukan 75 tahun;
• faktur - 5 tahun, bukan 4 tahun.

Berapa lama dokumen akuntansi harus disimpan?

Berapa lama untuk menyimpan dokumen utama, laporan pajak, faktur, database akuntansi? Cara menyimpan dan memusnahkan dokumen. Rosarkhiv. Tanggung jawab untuk menyimpan dokumen. DAFTAR DOKUMEN MANAJEMEN STANDAR YANG DIHASILKAN DALAM KEGIATAN ORGANISASI, MENUNJUKKAN KETENTUAN PENYIMPANAN Layanan Arsip Federal Rusia Aturan untuk menyimpan dokumen dalam akuntansi.

Timbul pertanyaan, berapa tahun untuk menyimpan dokumen akuntansi.

Menurut beberapa dokumen - 5 tahun.

Sebaliknya, yang disebut “kedalaman” pemeriksaan pajak adalah 3 tahun.

Sementara itu, Bagian 1 Undang-Undang Nomor 402-FZ tanggal 6 Desember 2011 menyatakan bahwa dokumen akuntansi utama, register akuntansi, laporan keuangan, serta laporan audit tentangnya harus disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan oleh aturan pengarsipan. . Tetapi setidaknya lima tahun. Jangka waktu penyimpanan dokumen arsip standar ditentukan dalam daftar yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 25 Agustus 2010 No. 558.

Untuk menghindari hukuman karena melanggar aturan yang ditetapkan oleh UU No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011, simpanlah SPT, perhitungan, register dan dokumen lainnya setidaknya selama lima tahun. Lebih lama - hanya yang jangka waktunya lebih lama ditentukan oleh undang-undang.

Simpan salinan formulir pelaporan ketat (stub) bekas yang mengonfirmasi jumlah uang tunai yang diterima, dikemas dalam kantong tertutup, setidaknya selama lima tahun. Setelah jangka waktu ini berakhir dan sekurang-kurangnya satu bulan telah berlalu sejak tanggal inventarisasi terakhir, salinan formulir bekas dapat dimusnahkan berdasarkan tindakan penghapusannya. Aturan tersebut ditetapkan dalam paragraf 19 Peraturan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 6 Mei 2008 No.359.

ke menu

Periode penyimpanan untuk dokumentasi SDM

Jangka waktu penyimpanan dokumen kepegawaian ditentukan dalam Pasal 22.1 Undang-Undang 22 Oktober 2004 No. 125-FZ dan daftar yang disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 25 Agustus 2010 No. 558. Awal periode penyimpanan dokumen dianggap 1 Januari tahun itu. , mengikuti tahun pembuatannya (paragraf 4, klausul 1.4 dari daftar yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 25 Agustus 2010 No. 558).

Perintah untuk perekrutan, mutasi, pemberhentian dan perintah lain untuk personel umumnya harus disimpan setidaknya selama 75 tahun jika dibuat sebelum tahun 2003. Jika dokumen-dokumen ini dibuat setelah tahun 2003, maka harus disimpan setidaknya selama 50 tahun.

Kontrak kerja, kartu pribadi, dan arsip karyawan juga harus disimpan selama 75 tahun jika dibuat sebelum tahun 2003, atau selama 50 tahun jika dibuat setelah tahun 2003. Segala dokumen tentang kepegawaian yang dibentuk pada masa pegawai negeri sipil, yang bukan pegawai negeri sipil, harus disimpan selama 75 tahun, berapapun tanggal pembuatannya.

Jangka waktu di mana perlu untuk menyimpan dokumen yang mengonfirmasi bahwa karyawan tersebut menerima pendidikan atas biaya organisasi ditentukan oleh persyaratan undang-undang perpajakan. Faktanya adalah bahwa paragraf 3 Pasal 264 Kode Pajak Federasi Rusia menetapkan bahwa untuk menghapus biaya-biaya ini untuk mengurangi laba kena pajak, organisasi harus menyimpan semua dokumen yang mengkonfirmasi pelatihan (perjanjian dengan lembaga pendidikan, perintah dari kepala untuk mengirim karyawan untuk pelatihan, tindakan pemberian layanan, ijazah, sertifikat, sertifikat, dll.). Jangka waktu penyimpanannya dibatasi oleh jangka waktu kontrak pelatihan dan satu tahun masa kerja karyawan, tetapi tidak kurang dari empat tahun.

Dalam daftar yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 25 Agustus 2010 No. 558, selain dokumen kepegawaian, juga disebutkan dokumen lain. Mereka dikelompokkan menjadi beberapa bagian tergantung pada cakupan penerapannya.

Patuhi peraturan ketenagakerjaan meskipun telah diganti dengan yang baru. Umur simpan adalah satu tahun. Umur simpan satu tahun juga ditetapkan untuk jadwal liburan.

Simpan lembar waktu Anda selama lima tahun. Dan dalam kondisi kerja yang sulit, merugikan dan berbahaya - 75 tahun.

Awal masa penyimpanan dokumen

dihitung sebagai 1 Januari tahun setelah tahun penyusunannya (diterima untuk akuntansi) (paragraf 4 klausul 1.4 dari daftar yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 25 Agustus 2010 No. 558). Misalnya suatu dokumen dibuat pada tahun 2017, maka jangka waktu penyimpanannya mulai dihitung mulai tanggal 1 Januari 2018. Ada dua pengecualian di peraturan ini.

1. Register diperlukan untuk memotong PPN. Khususnya buku pembelian dan buku penjualan, serta jurnal invoice yang diterbitkan dan diterima. Awal masa penyimpanannya ditentukan sejak tanggal entri terakhir di dalamnya. Hal ini mengikuti pasal 13 bagian II lampiran 3, pasal 24 bagian II lampiran 4, pasal 22 bagian II lampiran 5 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 26 Desember 2011 No.1137.
2. Dokumen yang mengkonfirmasi nilai awal properti yang dapat disusutkan. Umur simpannya dihitung sejak penyusutan tidak lagi dihitung (surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 26 April 2011 No. 03-03-06/1/270).

Jadi, jangka waktu empat tahun dimulai setelah masa pelaporan (pajak) dimana dokumen tersebut terakhir kali digunakan untuk pembuatan laporan pajak, penghitungan dan pembayaran pajak.

Misalnya, untuk dokumen yang mengkonfirmasi harga awal aset tetap, periode penyimpanan akan dimulai setelah biaya aset tetap tidak lagi diperhitungkan dalam biaya “menguntungkan” melalui mekanisme penyusutan. Itu. pada saat aset tetap tersebut disusutkan seluruhnya, dilikuidasi atau dijual (Surat Kementerian Keuangan tanggal 12 Februari 2016 No. 03-03-06/1/7604).

ke menu

Apabila surat-surat itu hilang, Wajib Pajak wajib mengembalikannya untuk empat tahun sebelumnya

Apabila suatu perusahaan kehilangan dokumen pokoknya akibat banjir, maka perusahaan wajib mengembalikan dokumen-dokumen tersebut. Termasuk selama empat tahun terakhir, dan bukan hanya tahun 2011 saja. Para ahli dari Kementerian Keuangan Rusia mengingatkan hal ini dalam surat tertanggal 11.08.11 No. 03-02-07/1-288.

Yang mengacu pada ketentuan ayat 5. Yang menyatakan bahwa pada saat pemeriksaan pajak, pemeriksa tidak berhak meminta kepada perusahaan dokumen-dokumen yang telah diserahkan sebelumnya kepada inspektorat (pada saat pemeriksaan meja atau lapangan). Pengecualian adalah surat-surat yang sebelumnya diserahkan dalam bentuk asli, tetapi dikembalikan oleh fiskus, kemudian hilang oleh perusahaan karena keadaan force majeure.

Alasan lain pemulihan dokumen adalah jangka waktu penyimpanan dokumen yang diperlukan untuk penghitungan pajak adalah empat tahun. Hal ini dinyatakan dalam sub-ayat 8 ayat 1 Pasal 23 Kode Pajak Federasi Rusia.

Bagaimana memulihkan dokumen yang hilang

Secara formal, prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Mengeluarkan perintah untuk menunjuk komisi untuk menyelidiki alasan hilangnya pengembalian pajak.
2. Melakukan penyelidikan terhadap dokumen yang hilang. Menerima penjelasan tertulis - memo - dari karyawan yang bertanggung jawab atas keselamatannya.
3. Berdasarkan hasil penyelidikan, buatlah laporan. Di dalamnya, tunjukkan alasan hilangnya dokumen, tindakan yang perlu diambil untuk memulihkannya.
4. Pulihkan dokumen berdasarkan dokumen utama dan register pajak.
5. Tanda tangani dengan karyawan yang diberi wewenang untuk melakukannya hari ini. Sekalipun pada saat dokumen itu dibuat, seharusnya sudah ditandatangani oleh pegawai lain.
6. Buatlah tulisan “Duplikat” pada deklarasi tersebut. Dalam praktiknya, rekan kerja jarang mengikuti prosedur ini. Berdasarkan data akuntansi, mereka mengisi kembali deklarasi jika tidak disimpan dalam program akuntansi.

Berapa tahun dokumen utama yang mengkonfirmasi kerugian dalam SPT harus disimpan?

Kode Pajak mengatakan: dokumen yang mengkonfirmasi kerugian harus disimpan sepanjang periode sementara kerugian tersebut mengurangi dasar pajak penghasilan. Ini maksimal 10 tahun. Ditambah empat tahun lagi setelah kerugian terbayar.

Namun bagaimana dengan dokumen klaim? Hanya deklarasi tahun-tahun sebelumnya atau keseluruhan pendahuluan?

Kementerian Keuangan Rusia menegaskan: semua dokumen utama harus disimpan (surat tertanggal 23 April 2009 No. 03-03-06/1/276).

ke menu

WAKTU PENYIMPANAN BERBAGAI DOKUMEN(meja)

Jangka waktu penyimpanan dokumen suatu organisasi dan pengusaha perorangan tergantung pada jenisnya. Jika Anda menghancurkan surat-surat tersebut lebih awal, perusahaan akan dikenakan denda dan biaya tambahan.

ke menu

Organisasi dan aturan untuk menyimpan akuntansi dan dokumen lainnya

Untuk menyimpan dokumen akuntansi, Anda perlu melengkapi ruangan khusus, brankas atau lemari (klausul 6.2 Peraturan, disetujui melalui surat Kementerian Keuangan Uni Soviet tertanggal 29 Juli 1983 No. 105). Persyaratan untuk pembangunan fasilitas penyimpanan tersebut diberikan dalam Peraturan yang disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 31 Maret 2015 No. 526.

Formulir pelaporan yang ketat disimpan di brankas, lemari logam atau di ruangan khusus untuk memastikan keamanannya (klausul 16 Peraturan yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 6 Mei 2008 No. 359). Pesanan tunai, laporan uang muka, laporan bank dengan dokumen terkait dikumpulkan secara kronologis dan dijilid.

Dokumen berlabel “rahasia dagang” disimpan di brankas.

Dokumen lain dapat disimpan di ruangan khusus atau di lemari terkunci di bawah tanggung jawab orang yang diberi wewenang oleh kepala akuntan.

Catatan: Klausul 6.2–6.4 Peraturan disetujui melalui surat Kementerian Keuangan Uni Soviet tertanggal 29 Juli 1983 No. 105, dan klausul 3.2 dan 3.6 Peraturan disetujui oleh Resolusi Komisi Sekuritas Federal Rusia tanggal 16 Juli 2003 No.03-33/ps.

Organisasi berhak menyimpan dokumen akuntansi dalam bentuk elektronik

Menurut peraturan perundang-undangan di bidang akuntansi, dokumen akuntansi utama dan ringkasan dapat dibuat dalam bentuk kertas atau elektronik (Bagian 5 Pasal 9 UU 6 Desember 2011 No. 402-FZ). Register akuntansi pajak juga dapat disimpan di atas kertas, secara elektronik dan (atau) pada media komputer apapun (). Terakhir, pengembalian (perhitungan) pajak dapat, dan dalam beberapa kasus harus, disampaikan secara elektronik (Pasal 80 Kode Pajak Federasi Rusia).

Dan karena dokumen primer, dokumen akuntansi dan akuntansi perpajakan, serta Surat Pemberitahuan (perhitungan) pajak dapat dibuat dalam bentuk elektronik, maka dapat disimpan dalam format yang sama. Tidak perlu mencetak. Satu-satunya syarat adalah bahwa dokumen tersebut harus disertifikasi sesuai dengan semua aturan dengan tanda tangan elektronik.

Catatan : Surat Kementerian Keuangan Rusia tanggal 22 Agustus 2012 No. 03-02-07/1-202 dan tanggal 24 Juli 2008 No. 03-02-07/1-314.

Atas permintaan badan pengatur, termasuk inspektorat pajak, salinan dokumen elektronik harus dicetak dan disertifikasi secara langsung sebelum diserahkan untuk diperiksa (klausul 1 pasal 252, ayat 1 pasal 93 Kode Pajak Federasi Rusia ). Kesimpulan ini didasarkan pada ketentuan Bagian 6 Pasal 9 Undang-Undang 6 Desember 2011 No. 402-FZ, Pasal 313 dan 314 Kode Pajak Federasi Rusia.

Untuk menyelenggarakan penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik, berlaku Peraturan yang disetujui melalui surat Kementerian Keuangan Uni Soviet tanggal 29 Juli 1983 No. 105 (sepanjang tidak bertentangan dengan undang-undang), dan Peraturan yang disetujui atas perintah Dewan. Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 31 Maret 2015 No. 526. Lakukan ini sampai standar akuntansi federal disetujui, yang menetapkan persyaratan untuk dokumen dan aliran dokumen dalam akuntansi. Hal ini tertuang dalam informasi Kementerian Keuangan Rusia No. PZ-13/2015.

Dokumen elektronik teks untuk penyimpanan di arsip organisasi harus diserahkan dalam format PDF/A. Setidaknya setiap lima tahun sekali, periksa kondisi pembawa dokumen elektronik dan apakah dokumen itu sendiri dapat diperbanyak. Ini adalah persyaratan paragraf 2.31 dan 2.32 Peraturan, yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 31 Maret 2015 No. 526.

ke menu

Pemusnahan dokumen

Ketika masa penyimpanan dokumen berakhir, dokumen tersebut harus dimusnahkan (klausul 2.3 Peraturan yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 31 Maret 2015 No. 526). Mendokumentasikan pemusnahan dokumen bermanfaat bagi organisasi itu sendiri. Bagaimanapun, tindakan penghancuran mungkin diperlukan selama inspeksi atau kasus pengadilan, jika organisasi diharuskan untuk memberikan dokumen apa pun. Prosedur pemusnahan ditentukan dalam paragraf 4.6–4.13 Peraturan, disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 31 Maret 2015 No. 526.

Komisi ahli memilih dokumen untuk dimusnahkan. Komisi ahli dapat mencakup karyawan organisasi (sekretaris, akuntan, juru tulis, dll.).

Pemusnahan dokumen-dokumen tertentu harus diformalkan dalam suatu tindakan sesuai dengan bentuk (.xls 35Kb) dari Lampiran 21 Peraturan, disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 31 Maret 2015 No. 526. Dalam undang-undang tersebut, tulis rincian semua dokumen. Dokumen serupa dapat dicantumkan di bawah judul umum. Tandai tenggat waktu untuk dokumen serupa. Misalnya, “laporan awal tahun 2009, batas waktunya adalah 20/01/2009–01/12/2009.”

Suatu organisasi dapat memusnahkan dokumen dengan cara berikut:

• pemindahan untuk diolah (pembuangan). Saat mentransfer dokumen untuk diproses (pembuangan), isi faktur, yang menunjukkan tanggal transfer, berat dan jumlah kertas;
• Hancurkan sendiri dokumen - bakar, rusak dengan mesin penghancur, buang, dll.

Metode pemusnahan yang dipilih harus dicantumkan dalam tindakan.

ke menu

Denda dan Tanggung Jawab atas pelanggaran aturan dan ketentuan penyimpanan dokumen

Jika tidak ada dokumen akuntansi, misalnya hilang, ini merupakan pelanggaran berat terhadap aturan akuntansi pendapatan dan pengeluaran. Organisasi tersebut menghadapi denda 10.000 rubel. menurut Kode Pajak Federasi Rusia. Hukuman yang sama akan terjadi jika Anda tidak mematuhi tata cara dan jangka waktu penyimpanan dokumen.

Jika kekurangan dokumen menyebabkan terlalu rendahnya basis pajak, wajib pajak menghadapi denda sebesar 20 persen dari jumlah pajak yang belum dibayar, tetapi tidak kurang dari 40.000 rubel.

Hukuman berikut dapat diterapkan kepada seorang pejabat:

• denda dari 5.000 hingga 10.000 rubel. – untuk pelanggaran pertama;
• dari 10.000 hingga 20.000 gosok. atau diskualifikasi untuk jangka waktu satu hingga dua tahun - karena pelanggaran berulang.

Sanksi tersebut diberikan untuk pelanggaran berat terhadap persyaratan akuntansi, termasuk laporan keuangan, dari Kode Federasi Rusia tentang Pelanggaran Administratif.

Keamanan dokumen tidak diabaikan dalam hukum pidana. Berdasarkan ayat 1 Pasal 325 KUHP Federasi Rusia, pencurian, perusakan, perusakan atau penyembunyian dokumen resmi karena kepentingan pribadi dapat diancam dengan pidana penjara paling lama satu tahun. Namun, tentu saja, lembaga penegak hukum harus membuktikan ketertarikan tersebut.

ke menu

Setiap hari arsip data organisasi mana pun bertambah. Beberapa dokumen memiliki nilai informasi yang tidak terbatas, sementara yang lain dengan cepat kehilangan nilai praktisnya.

Berapa lama dan dokumen apa yang harus disimpan, metode pembuangan apa yang disediakan untuk jenis dokumentasi tertentu? Masalah-masalah ini dan masalah-masalah lainnya secara jelas ditangani dan dijelaskan oleh peraturan perundang-undangan yang ada. Pemilihan dokumen yang akan disimpan oleh negara, atau penetapan persyaratan penyimpanannya, didasarkan pada data penilaian ahli terhadap dokumen.

Istilah umum untuk menyimpan dokumentasi

Periode penyimpanan khusus telah dikembangkan untuk berbagai jenis dokumentasi:

• sementara – hingga 10 tahun;
• jangka panjang – lebih dari 10 tahun;
• konstan.

Kotak penyimpanan berkala jangka panjang dan permanen setelah selesai dipindahkan untuk disimpan ke unit khusus (selama 2 tahun untuk tujuan referensi). Lalu pergi ke bagian dokumen yang diarsipkan.

Jangka waktu penyimpanan data tidak tergantung pada media penyimpanannya (elektronik, kertas). Nilai suatu dokumen dipengaruhi oleh informasi yang dikandungnya.

Pemeriksaan khusus ditunjuk, yang menentukan perlunya penggunaan kasus lebih lanjut. Mereka menunjukkan dokumen yang dapat digunakan untuk kepentingan (atau melawan) negara, masyarakat, ilmu pengetahuan, individu, dll.

Tujuan utama pemeriksaan nilai dokumen

Dalam pekerjaan kantor suatu organisasi atau perusahaan, dalam arsip negara, tidak mungkin dilakukan tanpa penilaian ahli khusus terhadap dokumen.

Tujuan utama pemeriksaan:

1. Menentukan atau mengubah jangka waktu penyimpanan suatu dokumen selanjutnya.
2. Pemilihan dokumen yang akan dimusnahkan yang tidak bernilai atau kandungan praktis informasi di dalamnya telah kehilangan relevansinya.
3. Menentukan jangka waktu penyimpanan dokumen yang tidak mempunyai nilai ilmiah atau sejarah, tetapi memiliki kepentingan praktis.
4. Evaluasi dokumentasi yang memiliki:
   • politik;
   • ekonomis;
   • ilmiah;
   • nilai budaya dan lainnya

Urusan penyimpanan, perolehan, pencatatan, dan penyerahan dokumen lebih lanjut diatur dalam Undang-Undang tentang Kearsipan.

Dalam proses kegiatan ahli, daftar 12 bagian dokumen standar (dengan indikasi yang jelas mengenai periode penyimpanannya) disusun dan disetujui, yang muncul sebagai hasil dari kegiatan fungsional struktur pemerintah, lembaga, perusahaan, dll.

Bagian I dan IV

Dari daftar yang ada, bagian I dan IV sangat menarik. Pencatatan dan penyimpanan di kedua area tersebut saling terkait erat. Lagi pula, akrual akuntansi lebih lanjut bergantung pada pelaksanaan yang benar dan pelestarian arsip personalia.

Akuntansi dokumen kepegawaian (I)

Dokumen asli dan salinan dokumen kepegawaian organisasi harus disimpan.

Periode penyimpanan dokumen:

1. 1 tahun:
   • jurnal yang mencerminkan jam kerja (jadwal, timesheet);
   • data orang yang tidak dipekerjakan;
   • jadwal liburan.
2. 3 tahun:
   • data akuntansi dari dokumen yang mengkonfirmasi aktivitas kerja dan masa kerja karyawan;
   • catatan disiplin kerja;
3. 5 tahun:
   • tindakan, peraturan, laporan keselamatan;
   • ekstrak tentang peningkatan kondisi dan keselamatan kerja;
   • dokumen yang mengkonfirmasi sosialisasi, pelatihan, sertifikasi karyawan tentang tindakan pencegahan keselamatan dan kepatuhannya;
   • data perjalanan bisnis;
4. 75 tahun:
   • ciri-ciri dan kartu pribadi pegawai;
   • kontrak kerja karyawan;
5. 50 tahun (sampai diminta oleh pemilik):
   • dokumen pribadi, asli (sertifikat, ijazah, buku kerja, sertifikat, dll);
6. Selalu:
   • kesepakatan bersama;
   • file pribadi manajer.

Dokumen akuntansi(IV)

Ketentuan dan periode penyimpanan terpisah berlaku untuk dokumen akuntansi entitas pemerintah.

Dokumentasi primer, data register akuntansi, saldo, laporan setelah diolah harus disimpan dalam ruangan khusus (lemari tertutup) sampai dipindahkan ke arsip organisasi. Formulir pelaporan yang ketat disimpan di brankas atau lemari logam. Tanggung jawab atas keamanan file terletak pada orang yang diberi wewenang oleh kepala akuntan.

Jika terjadi kehilangan, kerusakan, atau pemindahan dokumen akuntansi tanpa izin, pimpinan perusahaan harus memberitahukan kepada lembaga penegak hukum.

Penyitaan (terutama pemusnahan) dokumentasi terjadi sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Periode penyimpanan umum:

• dokumen utama, formulir – minimal 3 tahun;
• dokumen tunai yang harus dipantau keuangan (informasi transaksi keuangan) – 5 tahun;
• penggajian dan slip gaji – 75 tahun (jika tidak ada rekening pribadi).

Tidak diperkenankan penyitaan berkas pada akhir masa penyimpanannya tanpa dilakukan pemeriksaan oleh dinas pajak dalam jangka waktu yang ditentukan.

Keputusan untuk memusnahkan atau memindahkan file ke bagian arsip dibuat oleh komisi khusus.

Data rinci mengenai setiap item dalam daftar dokumen standar dapat diperiksa secara rinci dalam tabel yang dihasilkan dan disetujui.

Tipe dokumen	Umur simpan	Catatan
Perintah, instruksi; dokumen (sertifikat, ringkasan, informasi, laporan, dll.) kepada mereka:
berdasarkan aktivitas inti	selalu	dikirim untuk mendapatkan informasi - sampai kebutuhan telah berlalu
oleh personel	75 tahun	EPK. Tentang pemberian cuti reguler dan pendidikan, tugas, denda, perjalanan bisnis domestik jangka pendek - 5 tahun
tentang masalah administrasi dan ekonomi	5 tahun
Neraca dan laporan; dokumen (lampiran neraca, catatan penjelasan, formulir khusus) kepada mereka:
konsolidasi tahunan	selalu
tahunan	selalu
triwulanan	5 tahun
periode	1 tahun	dengan tidak adanya triwulanan - terus-menerus
pemindahan, pemisahan, neraca likuidasi; aplikasi, catatan penjelasan ke mereka	selalu
dokumen analitis (tabel, catatan, laporan) hingga tahunan saldo dan laporan	Selalu
korespondensi mengenai persetujuan dan klarifikasi saldo dan laporan	5 tahun
dokumen (protokol, tindakan, kesimpulan) pada pertimbangan dan persetujuan saldo dan laporan	selalu	triwulanan - 5 tahun
pesan (sertifikat) tentang pendaftaran dengan otoritas pajak organ	5 tahun setelah deregistrasi
laporan pengiriman uang jumlah untuk negara bagian dan asuransi non-negara (pensiun, kesehatan, sosial, pekerjaan)	selalu
Laporan pajak:
tahunan	selalu
triwulanan	5 tahun	jika tidak ada pembayaran tahunan – secara permanen
periode	1 tahun	jika tidak ada triwulanan – 5 tahun
dokumen (perhitungan, sertifikat, tabel, informasi) tentang masih harus dibayar dan jumlah pajak yang ditransfer masuk anggaran semua tingkatan. Korespondensi tentang perbedaan pendapat masalah pajak, pemungutan pajak cukai dan pajak lainnya	5 tahun	EPK
dokumen (perhitungan, informasi, pernyataan, keputusan, daftar, pernyataan, korespondensi) tentang pembebasan dari pembayaran pajak, tunjangan, pinjaman, pembayaran yang ditangguhkan atau penolakannya untuk pajak, bea cukai dan biaya lainnya	5 tahun	EPK
dokumen pendaftaran pajak pendapatan ke anggaran berbagai tingkat dan dana ekstra-anggaran, hutang pada mereka	5 tahun
Laporan pelaksanaan perkiraan biaya:
konsolidasi tahunan	Selalu
tahunan	Selalu
triwulanan	5 tahun	jika tidak ada pembayaran tahunan – secara permanen
Dokumentasi lain tentang pelaksanaan kegiatan produksi dan ekonomi
sintetik, analitis, akun keuangan akuntansi	5 tahun
dokumen (rencana, laporan, protokol, tindakan, sertifikat, memo, korespondensi) tentang melakukan audit dokumenter keuangan dan ekonomi kegiatan, pekerjaan kontrol dan audit, di termasuk memeriksa kasir, pemungutan pajak yang benar dan dll.	5 tahun	jika terjadi perselisihan, perselisihan, kasus investigasi dan peradilan - dipertahankan sampai keputusan akhir dibuat
register akuntansi (buku besar, jurnal pesanan tabel pengembangan, dll.)	5 tahun
dokumen dan aplikasi utama kepada mereka, setelah mencatat faktanya melakukan suatu transaksi bisnis dan yang menjadi dasar untuk pencatatan akuntansi (kas, dokumen bank, rintisan buku cek bank, pesanan, lembar waktu, pemberitahuan bank dan persyaratan transfer, tindakan penerimaan, penyerahan, penghapusan harta benda dan bahan, kwitansi, stub kepada mereka, faktur, catatan pengiriman dan laporan awal, dll.). Dokumen penerimaan selesai karya (akta, sertifikat)	5 tahun	tunduk pada penyelesaian audit (verifikasi). Jika terjadi perselisihan, perbedaan pendapat, masalah investigasi dan peradilan, hal-hal tersebut disimpan sampai keputusan akhir diambil
dokumen (akta, informasi, korespondensi) tentang penyelesaian bersama dan perhitungan ulang antar organisasi	5 tahun
korespondensi tentang keuangan dan ekonomi kegiatan (tentang akuntansi dana, pada pengenaan sanksi, denda, penerimaan, pengiriman, penghapusan aset material, dll.)
korespondensi tentang penerbitan dan pengembalian Pinjaman	5 tahun
dokumen (sertifikat, akta, kewajiban, korespondensi) tentang piutang dan hutang hutang, kekurangan, penggelapan, pencurian	5 tahun
surat jaminan	5 tahun
dokumen (protokol, tindakan, perhitungan, kesimpulan) pada revaluasi aset tetap, penentuan penyusutan aset tetap, penilaian nilai properti organisasi	selalu
dokumen (permohonan, pesanan, sertifikat, jadwal, tindakan) tentang pembayaran, penukaran, penerimaan dan transfer tagihan	selalu
kontrak, perjanjian (kredit, ekonomi, operasional), kontrak properti asuransi, dengan auditor (oleh firma audit)	5 tahun setelah berakhirnya kontrak (perjanjian). EPK
perjanjian tanggung jawab	5 tahun setelah pemberhentian orang yang bertanggung jawab secara finansial
dokumen (risalah rapat komisi inventaris, laporan) tentang persediaan aset tetap, properti, bangunan dan struktur, barang inventaris	5 tahun	tunduk pada penyelesaian audit (verifikasi). Jika terjadi perselisihan, perbedaan pendapat, masalah investigasi dan peradilan, hal-hal tersebut disimpan sampai keputusan akhir diambil
dokumen (faktur, sertifikat, korespondensi, dll.) pada bidang keuangan masalah amal kegiatan	5 tahun	EPK
Untuk catatan personel, gaji, dll.
rekening pribadi karyawan	75 tahun	EPK
ketentuan bonus bagi pegawai	5 tahun	EPK. Dokumen-dokumen ini disimpan selama lima tahun setelah diganti dengan yang baru
dokumen (penyelesaian ringkasan (penggajian). (tabulagram) untuk diterbitkan upah, tunjangan, biaya, bantuan keuangan dan pembayaran lainnya; surat kuasa untuk menerima uang dan barang inventaris, masuk termasuk yang dibatalkan surat kuasa)	5 tahun	Umur simpan adalah 5 tahun, tergantung selesainya audit (verifikasi). Jika terjadi perselisihan, perbedaan pendapat, kasus investigasi dan peradilan, hal-hal tersebut dipertahankan sampai keputusan akhir dibuat. Pada Dengan tidak adanya rekening pribadi, dokumen-dokumen ini (kecuali surat kuasa) disimpan selama 75 tahun
korespondensi mengenai pembayaran upah papan; informasi, sertifikat tentang total pendapatan karyawan untuk tahun ini dan pembayaran pajak; informasi tentang akuntansi dana, batasan upah dan kontrol atas mereka distribusi, perhitungan untuk pengeluaran berlebihan dan utang upah, tentang pemotongan dari upah, dari dana asuransi sosial, tentang pembayaran uang liburan dan hari libur manfaat; dokumen (salinan laporan, pernyataan, daftar karyawan, sertifikat, ekstrak dari protokol, kesimpulan) tentang pembayaran manfaat, pembayaran cuti sakit	5 tahun
dokumen (permohonan, keputusan, sertifikat, korespondensi) tentang pembayaran liburan belajar	sampai kebutuhannya habis, tetapi tidak kurang dari 5 tahun
Buku, majalah, kartu akuntansi:
kertas berharga	selalu
aset tetap (bangunan, struktur)	5 tahun setelah likuidasi aktiva tetap, tergantung selesainya pemeriksaan (audit)
penerimaan dan pengeluaran kas dokumen (faktur, pembayaran instruksi)
properti ekonomi; bantu, kontrol (transportasi, kargo, berat dan sebagainya.)	5 tahun tergantung selesainya audit (audit)
gaji yang disetorkan papan	5 tahun tergantung selesainya audit (audit)
penjualan barang, pekerjaan, jasa, kena pajak dan tidak kena pajak Pajak Pertambahan Nilai
deposan jumlah; surat kuasa	5 tahun sejak tanggal entri terakhir, tergantung selesainya verifikasi (audit)

EV. Orang kulit putih Pakar majalah Kurir Pajak Rusia, dengan partisipasi spesialis dari Layanan Pajak Federal Rusia
Majalah "Kurir Pajak Rusia", No. 6 Tahun 2009

Semua transaksi bisnis yang dilakukan oleh organisasi mana pun harus didokumentasikan dengan dokumen pendukung. Mereka adalah dokumen akuntansi utama dan berfungsi sebagai dasar akuntansi. Hal ini dinyatakan dalam ayat 1 Pasal 9 Undang-Undang Federal No. 129-FZ tanggal 21 November 1996 (selanjutnya disebut Undang-Undang No. 129-FZ). Selain itu, dokumen yang sama digunakan untuk menghitung dan membayar pajak dan biaya. Seringkali arsip dokumen untuk seluruh periode kegiatan perusahaan sangat banyak sehingga tidak ada tempat untuk menempatkan dokumen baru. Artinya, Anda perlu mengetahui berapa lama Anda perlu menyimpan dokumen tertentu. Mungkin ini saatnya untuk menghancurkan beberapa dari mereka

Dokumen akuntansi

Jangka waktu penyimpanan umum dokumen akuntansi utama, register akuntansi, dan laporan keuangan ditetapkan dalam Pasal 17 UU No. Dinyatakan bahwa organisasi harus menyimpan dokumen-dokumen ini setidaknya selama lima tahun. Untuk menentukan periode penyimpanan untuk jenis dokumen tertentu, perlu dipandu oleh Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui oleh Arsip Federal pada tanggal 6 Oktober 2000 (selanjutnya disebut sebagai Daftar). Informasi tentang jenis dokumen yang paling umum disajikan pada tabel di bawah ini.

Mohon diperhatikan: jangka waktu yang ditetapkan dalam Daftar harus dihitung bukan sejak tanggal pembuatan dokumen, tetapi mulai tanggal 1 Januari tahun berikutnya. Hal ini tertulis dalam paragraf 2.9 Instruksi penggunaan Daftar, disetujui oleh Rosarkhiv pada tanggal 6 Oktober 2000 (selanjutnya disebut Instruksi). Misalnya, perhitungan jangka waktu penyimpanan perkara yang diselesaikan pada tahun 2008 dimulai pada tanggal 1 Januari 2009.

Selain itu, organisasi, dengan mempertimbangkan kekhususan kegiatannya, berhak untuk menambah durasi penyimpanan dokumen dibandingkan dengan jangka waktu yang ditetapkan dalam Daftar (klausul 2.11 Instruksi). Keputusan tersebut diformalkan atas perintah pimpinan perusahaan atau ditetapkan dalam kebijakan akuntansinya.

SPT dan dokumen penghitungan pajak

Periode di mana suatu organisasi diharuskan untuk memelihara pelaporan pajak ditetapkan dalam paragraf 170 Daftar. Dengan demikian, SPT tahunan harus disimpan minimal sepuluh tahun, SPT triwulanan minimal lima tahun, dan SPT bulanan minimal satu tahun. Jika tidak ada pelaporan tahunan (misalnya untuk PPN), laporan pajak triwulanan dan bulanan harus disimpan setidaknya selama sepuluh tahun. Pelaporan bulanan jika tidak ada pelaporan triwulanan harus disimpan setidaknya selama lima tahun.

Periode penyimpanan dokumen yang menjadi dasar penghitungan pajak dan biaya oleh organisasi tidak disebutkan dengan jelas di mana pun. Hanya sub-ayat 8 ayat 1 Pasal 23 Kode Pajak Federasi Rusia yang menyatakan bahwa pembayar pajak wajib menjamin keamanan dokumen yang diperlukan untuk penghitungan dan pembayaran pajak selama empat tahun. Dokumen-dokumen ini, khususnya, mencakup data akuntansi dan akuntansi pajak, serta dokumen-dokumen lain yang mengkonfirmasikan penerimaan pendapatan, pengeluaran, pembayaran dan pemotongan pajak.

Persyaratan serupa ditetapkan dalam sub-ayat 5 ayat 3 Pasal 24 Kode Pajak Federasi Rusia untuk agen pajak. Selama empat tahun, mereka harus menjamin keamanan dokumen yang diperlukan untuk penghitungan, pemotongan dan transfer pajak.

Mulai tanggal berapa periode empat tahun ini dihitung? Kementerian Keuangan Rusia berpendapat bahwa periode yang ditentukan dimulai setelah periode pelaporan (pajak) di mana dokumen tersebut terakhir kali digunakan untuk menyiapkan laporan pajak, menghitung dan membayar pajak, mengkonfirmasikan pendapatan yang diterima dan biaya yang dikeluarkan (surat tertanggal 18 Oktober 2005 No. 03-03- 04/2/83).

catatan

Untuk perusahaan saham gabungan - aturan khusus

Jangka waktu di mana perusahaan saham gabungan harus menyimpan dokumennya ditetapkan dalam Peraturan tentang prosedur dan jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan saham gabungan, disetujui oleh Resolusi Komisi Federal untuk Pasar Sekuritas Rusia tanggal 16 Juli 2003 No. .03-33/hal. Oleh karena itu, mereka diwajibkan untuk menyimpan laporan keuangan tahunan secara permanen, yaitu seumur hidup organisasi. Dokumen penyimpanan permanen juga meliputi:

• dokumen tentang pendirian dan reorganisasi perusahaan;
• piagam perusahaan, perubahan dan penambahan yang dilakukan padanya;
• sertifikat pendaftaran negara perusahaan;
• keputusan penerbitan surat berharga, prospektus penerbitan surat berharga;
• risalah rapat umum pemegang saham;
• risalah rapat direksi (dewan pengawas);
• daftar orang-orang yang terafiliasi dengan perusahaan;
• peraturan mengenai cabang dan kantor perwakilan perusahaan;
• risalah rapat pengurus (direktorat) perusahaan, keputusan direktur (direktur umum, presiden) perusahaan;
• surat suara;
• kesimpulan komisi audit (auditor) perusahaan, dll.

Katakanlah sebuah perusahaan saham gabungan sedang dilikuidasi. Jika dia memiliki perjanjian dengan lembaga Arsip Rusia, dia memindahkan dokumen untuk masa penyimpanan permanen dan mengenai personel ke arsip negara.

Apabila tidak ada hubungan kontrak dengan arsip, arsip negara wajib menerima untuk penyimpanan hanya dokumen kepegawaian pegawai perusahaan. Tempat penyimpanan surat-surat lain ditentukan oleh ketua komisi likuidasi atau wali pailit.

Jika perusahaan saham gabungan berhenti beroperasi karena reorganisasi, dokumen asli hanya dapat ditransfer ke salah satu perusahaan yang baru didirikan (sebagai aturan, perusahaan dengan nilai aset bersih tertinggi)

Meja. Jangka waktu penyimpanan untuk jenis dokumen tertentu

Jenis dokumen	Umur simpan	Norma hukum
Laporan akuntansi dan register akuntansi
Laporan keuangan tahunan*	Setidaknya 10 tahun	Ayat 1 Pasal 17 UU No. 129-FZ dan ayat 135 Daftar
Laporan keuangan tahunan konsolidasi*	Sebelum likuidasi organisasi**
Laporan keuangan triwulanan*	Setidaknya 5 tahun (jika tidak ada laporan keuangan tahunan - setidaknya 10 tahun)
Laporan keuangan bulanan*	Setidaknya 1 tahun (jika tidak ada laporan keuangan tahunan atau triwulanan - setidaknya 10 tahun)
Pemindahan, pemisahan, neraca likuidasi, lampiran dan catatan penjelasannya	Sebelum likuidasi organisasi**	Butir 136 dari Daftar
Register akuntansi (buku besar, jurnal pesanan, tabel pengembangan, lembar omset, dll.)	Minimal 5 tahun, tergantung selesainya audit atau pemeriksaan (misalnya perpajakan) dan tidak adanya perselisihan dan perbedaan pendapat***	Ayat 1 Pasal 17 UU No. 129-FZ dan ayat 148 dan 168 Daftar
Bagan kerja akun dan dokumen kebijakan akuntansi lainnya	Setidaknya 5 tahun setelah tahun terakhir digunakan untuk menyusun laporan keuangan	Ayat 2 Pasal 17 UU No.129-FZ
Tentang pelaporan pajak (biaya) dan dokumen yang diperlukan untuk menghitung pajak (biaya)
Laporan pajak tahunan (SPT)	Setidaknya 10 tahun	Butir 170 dari Daftar
Laporan pajak triwulanan (pengembalian pajak)
Laporan pajak bulanan (SPT)	Setidaknya 1 tahun (jika tidak ada triwulanan - setidaknya 5 tahun)
Faktur		Butir 150 dari Daftar
Beli buku, buku penjualan	Setidaknya 5 tahun penuh sejak tanggal entri terakhir	Klausul 15 dan 27 Aturan untuk memelihara catatan faktur yang diterima dan diterbitkan, buku pembelian dan buku penjualan saat menghitung pajak pertambahan nilai, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 2 Desember 2000 No.
Dokumen yang menegaskan besarnya kerugian pajak dari tahun-tahun sebelumnya, yang besarnya diperhitungkan di masa depan ketika menghitung pajak penghasilan	Sekurang-kurangnya 4 tahun setelah berakhirnya masa pajak, dasar pengenaan pajak berdasarkan hasil dikurangi dengan jumlah kerugian tahun-tahun sebelumnya.	Klausul 4 Pasal 283 Kode Pajak Federasi Rusia
Dokumen yang menegaskan jumlah kerugian dari masa pajak sebelumnya, yang besarnya ditransfer ke masa depan ketika menghitung pajak pertanian terpadu atau pajak yang dibayarkan ketika menerapkan sistem pajak yang disederhanakan		Klausul 5 Pasal 346.6 dan klausul 7 Pasal 346.18 Kode Pajak Federasi Rusia
Dokumen sumber
Dokumen utama dan lampirannya, yang mencatat fakta transaksi bisnis dan menjadi dasar pencatatan akuntansi (kas, dokumen bank, akta penerimaan, penyerahan, penghapusan properti dan inventaris, faktur, laporan di muka, dll. )	Minimal 5 tahun, tergantung selesainya pemeriksaan atau audit (misalnya perpajakan) dan tidak adanya perselisihan dan perbedaan pendapat***	Ayat 1 Pasal 17 UU No. 129-FZ dan ayat 150 Daftar
waybill	Setidaknya 5 tahun	Klausul 18 Rincian Wajib dan tata cara pengisian waybill yang disetujui atas Perintah Kementerian Perhubungan Rusia tanggal 18 September 2008 No.
Akun pribadi karyawan	Setidaknya berusia 75 tahun	Butir 153 dari Daftar
Dokumen untuk penerbitan upah, tunjangan, biaya, bantuan keuangan dan pembayaran lainnya	Minimal 5 tahun, tergantung pada selesainya pemeriksaan atau audit (misalnya, perpajakan) dan tidak adanya perselisihan dan perselisihan***, dan jika tidak ada rekening pribadi - minimal 75 tahun	Butir 155 dari Daftar
Dokumen eksekutif	Setidaknya 5 tahun	Butir 162 dari Daftar
Dokumen piutang dan hutang (sertifikat, laporan rekonsiliasi, korespondensi, dll.)		Butir 163 dari Daftar
Dokumen tentang kekurangan, penggelapan, pencurian
Dokumen pembayaran cuti pendidikan		Butir 165 dari Daftar
Dokumen tentang revaluasi aset tetap, penentuan penyusutan aset tetap, penilaian nilai properti organisasi	Sebelum likuidasi organisasi**	Butir 166 dari Daftar
Dokumen tentang biaya penyusutan (tindakan, pernyataan, perhitungan)	Setidaknya 5 tahun	Butir 167 dari Daftar
Dokumen tentang penerimaan dan transfer tagihan, pembayaran atau pertukarannya		Butir 179 dari Daftar
Dokumen pelaksanaan transaksi valuta asing, transaksi hibah	Sebelum likuidasi organisasi**	Butir 181 dari Daftar
Dokumen inventarisasi aset tetap, properti, bangunan dan struktur, barang dan bahan (persediaan, akta, laporan, risalah rapat komisi inventaris)	Minimal 5 tahun, tergantung selesainya pemeriksaan atau audit (misalnya perpajakan) dan tidak adanya perselisihan dan perbedaan pendapat***	Butir 192 dari Daftar
Perjanjian dan kontrak
Kontrak, perjanjian (kredit, bisnis, operasional)	Minimal 5 tahun setelah berakhirnya kontrak atau perjanjian	Butir 186 dari Daftar
Paspor transaksi	Sebelum likuidasi organisasi**	Butir 187 dari Daftar
Dokumen penerimaan pekerjaan yang telah selesai (akta, sertifikat, faktur)	Setidaknya 5 tahun, dan jika tidak ada akun pribadi - setidaknya 75 tahun	Butir 188 dari Daftar
Perjanjian tanggung jawab	Setidaknya 5 tahun setelah pemberhentian orang yang bertanggung jawab secara finansial	Butir 189 dari Daftar
Dokumen personalia
Kesepakatan bersama	Sebelum likuidasi organisasi**	Butir 275 dari Daftar
Dokumen pemindahan pegawai ke hari kerja yang dipersingkat atau minggu kerja yang dipersingkat	Setidaknya 5 tahun	Butir 277 dari Daftar
Lembar waktu (jadwal), catatan waktu kerja	Minimal 1 tahun****	Butir 281 dari Daftar
Dokumen tentang bonus karyawan	Setidaknya 5 tahun	Butir 293 dari Daftar
Kontrak kerja (kontrak, perjanjian)	Setidaknya berusia 75 tahun	Butir 338 dari Daftar
Kartu pribadi karyawan (termasuk pekerja sementara)	Setidaknya berusia 75 tahun	Butir 339 dari Daftar
Buku kerja, ijazah, sertifikat, sertifikat dan dokumen pribadi karyawan lainnya yang tidak diklaim	Sampai dibutuhkan, tetapi tidak kurang dari 50 tahun	Butir 342 dari Daftar
Buku, majalah untuk menerbitkan buku kerja dan sisipannya	Setidaknya 50 tahun	Butir 358 dari Daftar
Jadwal liburan	Setidaknya 1 tahun	Butir 356 dari Daftar
Dokumen keselamatan kerja
Kisah Para Rasul, peraturan keselamatan, dokumen tentang implementasinya	Setidaknya 5 tahun	Butir 295 dari Daftar
Daftar profesi dengan kondisi kerja berbahaya yang disetujui oleh organisasi	Sebelum mengganti dengan yang baru****	Butir 304 dari Daftar
Daftar pekerja di produksi dengan kondisi kerja berbahaya	Setidaknya berusia 75 tahun	Butir 305 dari Daftar
Rapor dan perintah untuk pekerja di profesi berbahaya	Setidaknya berusia 75 tahun	Butir 305 dari Daftar
Tindakan investigasi keracunan dan penyakit akibat kerja	Setidaknya berusia 45 tahun	Butir 312 dari Daftar
Majalah, buku catatan pemeliharaan preventif, instruksi keselamatan	Setidaknya 10 tahun	Butir 316 dari Daftar
Log sertifikasi keselamatan	Setidaknya 5 tahun
Dokumen sertifikasi tempat kerja menurut kondisi kerja (protokol, pernyataan, kartu sertifikasi tempat kerja, dll.)		Butir 332 Daftar dan butir 8 Tata Cara Sertifikasi Tempat Kerja Berdasarkan Kondisi Kerja, disetujui dengan Perintah Kementerian Kesehatan dan Pembangunan Sosial Rusia tanggal 31 Agustus 2007 No.
Dokumen peralatan kasir (CCT)
Dokumentasi untuk PKC*****	Minimal 5 tahun sejak tanggal penghentian penggunaan mesin kasir	Klausul 14 Peraturan tentang pendaftaran dan penggunaan peralatan mesin kasir yang digunakan oleh organisasi dan pengusaha perorangan, disetujui dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 23 Juli 2007 No.470
Pita kontrol bekas, drive memori fiskal, serta perangkat lunak dan perangkat keras yang menyediakan registrasi yang tidak dikoreksi dan penyimpanan informasi jangka panjang yang non-volatil
Dokumen statistik
Laporan dan tabel statistik tahunan dan lebih sering	Setidaknya 10 tahun	Butir 199 dari Daftar
Ringkasan laporan dan tabel statistik tahunan dan lebih sering	Sebelum likuidasi organisasi**
Laporan dan tabel statistik tengah tahunan	Setidaknya 5 tahun (jika tidak ada pembayaran tahunan - setidaknya 10 tahun)
Laporan dan tabel statistik triwulanan	Setidaknya 5 tahun (jika tidak ada tahunan, setengah tahunan - setidaknya 10 tahun)
Laporan dan tabel statistik bulanan	Setidaknya 1 tahun (jika tidak ada tahunan, tengah tahunan, triwulanan - setidaknya 10 tahun)
*Laporan akuntansi meliputi neraca, lampiran-lampiran yang diatur oleh peraturan, laporan laba rugi, catatan penjelasan, laporan audit yang menegaskan keandalan laporan keuangan organisasi (jika tunduk pada audit wajib) dan bentuk khusus lainnya (klausul 2 dari Pasal 13 UU No.129-FZ). **Ini mengikuti ketentuan paragraf 2.4.2 Instruksi. *** Jika timbul perselisihan atau perbedaan pendapat, dokumen disimpan sampai keputusan akhir dibuat. **** Jika merupakan dokumen akuntansi utama, maka harus disimpan paling sedikit selama lima tahun (Pasal 1, Pasal 17 UU No. 129-FZ). ***** Termasuk dokumen yang berkaitan dengan produksi, penjualan, dukungan teknis, akuisisi, registrasi, commissioning, pengoperasian dan dekomisioning peralatan mesin kasir.

Basis pajak dan jumlah pajak ditentukan pada akhir masa pajak (klausul 1 pasal 55 Kode Pajak Federasi Rusia). Bagi sebagian besar pajak, periode ini adalah tahun kalender. Pengecualiannya adalah PPN yang masa pajaknya seperempat. Dengan demikian, jangka waktu penyimpanan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk penghitungan dan pembayaran pajak harus dihitung sejak hari setelah berakhirnya masa pajak.

Contoh 1

Giatsint LLC didaftarkan pada bulan April 2004. Organisasi ini menerapkan sistem perpajakan umum.

Jangka waktu empat tahun dimana Giatsint LLC harus menyimpan dokumen yang berkaitan dengan perhitungan pajak penghasilan, pajak sosial terpadu, dan pajak properti perusahaan untuk tahun 2004 adalah periode 1 Januari 2005 sampai dengan 31 Desember 2008. Oleh karena itu, organisasi akan diminta untuk menyimpan dokumen yang digunakan untuk menghitung pajak tersebut untuk tahun 2005 sampai dengan tanggal 31 Desember 2009.

Bagan kerja akun, dokumen kebijakan akuntansi lainnya, serta program pengolahan data komputer harus disimpan sekurang-kurangnya lima tahun setelah tahun terakhir digunakan untuk penyusunan laporan keuangan (klausul 2 Pasal 17 UU No. 129 -FZ)

Hingga tahun 2008, masa pajak PPN ditetapkan sebagai satu bulan kalender, dan untuk kategori wajib pajak tertentu - sebagai seperempat (Pasal 163 Kode Pajak Federasi Rusia)

Wajib Pajak wajib menyerahkan kepada otoritas pajak dan pejabatnya dokumen-dokumen yang diperlukan untuk penghitungan dan pembayaran pajak (ayat 6, ayat 1, pasal 23 Kode Pajak Federasi Rusia)

Agen pajak diharuskan menyerahkan kepada otoritas pajak di tempat pendaftarannya dokumen yang diperlukan untuk memantau kebenaran penghitungan, pemotongan dan transfer pajak (ayat 4, ayat 3, pasal 24 Kode Pajak Federasi Rusia)

Kerugian yang diidentifikasi pada akhir tahun 2001 (sebelum berlakunya Bab 25 Kode Pajak Federasi Rusia) dapat dibawa ke masa depan dalam jumlah yang tidak melebihi jumlah kerugian yang dicatat pada tanggal 1 Juli 2001 ( klausul 4 pasal 10 Undang-Undang Federal 06.08.2001 No.110-FZ)

Pada saat yang sama, sebagai bagian dari pemeriksaan pajak di tempat, jangka waktu tidak melebihi tiga tahun kalender sebelum tahun pengambilan keputusan untuk melakukan pemeriksaan (klausul 4 Pasal 89 Kode Pajak Federasi Rusia) dapat diperiksa. Misalnya, pemeriksaan pajak yang dijadwalkan pada tanggal 31 Desember 2008 dapat mencakup tahun 2005-2007 dan berlangsung paling lama enam bulan pada tahun 2009. Artinya, selama seluruh periode pemeriksaan, organisasi wajib menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penghitungan pajak untuk periode pemeriksaan. Tapi dia sudah wajib melakukan itu sesuai UU No. 129-FZ. Bagaimanapun, dasar penghitungan pajak, pada umumnya, adalah dokumen akuntansi utama yang sama yang digunakan untuk mencerminkan transaksi dalam akuntansi. Jangka waktu penyimpanan minimal dokumen tersebut adalah lima tahun (klausul 1 pasal 17 UU No. 129-FZ). Ternyata menurut peraturan perundang-undangan akuntansi, selama tahun berjalan organisasi wajib menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penghitungan pajak dan untuk jangka waktu yang tidak dapat lagi diverifikasi oleh fiskus.

Jangka waktu penyimpanan buku pembelian dan buku penjualan ditentukan secara khusus. Hal ini ditetapkan dalam paragraf 15 dan 27 Aturan untuk memelihara catatan faktur yang diterima dan diterbitkan, buku pembelian dan buku penjualan saat menghitung pajak pertambahan nilai, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 2 Desember 2000 No.914. Durasi minimumnya adalah lima tahun penuh sejak tanggal entri terakhir dalam dokumen tersebut.

Kami juga mencatat bahwa menurut paragraf 150 Daftar, organisasi harus menyimpan faktur yang diterbitkan dan diterima setidaknya selama lima tahun. Namun apabila dalam suatu pemeriksaan pajak atau pemeriksaan lain timbul perselisihan dengan pemeriksa, maka tagihan-tagihan itu harus disimpan sampai ada keputusan akhir berdasarkan hasil pemeriksaan itu.

Meskipun faktur harus disimpan minimal selama lima tahun, organisasi tidak diwajibkan untuk menyerahkan, atas permintaan otoritas pajak, faktur yang masa penyimpanan empat tahunnya telah berakhir. Misalnya, setelah menerima permintaan dari inspektorat pajak pada tahun 2009 untuk menyerahkan faktur tahun 2004, maka wajib pajak (agen pajak) tidak dapat memenuhinya.

Contoh 2

Mari kita gunakan kondisi contoh 1. Misalkan sebelum tahun 2008, masa pajak PPN untuk Giatsint LLC adalah satu bulan kalender.

Organisasi harus menyimpan buku pembelian dan buku penjualan untuk bulan April 2004 sampai dengan tanggal 30 April 2009 (asalkan entri terakhir di dalamnya dibuat pada bulan April 2004).

Jangka waktu penyimpanan lima tahun untuk faktur yang diterbitkan dan diterima dihitung mulai 1 Januari tahun berikutnya setelah tahun pembuatannya - mulai 1 Januari 2005. Artinya, Giatsint LLC wajib menyimpan invoice tertanggal April 2004 sampai dengan 31 Desember 2009.

Karena pada tahun 2004-2007 masa pajak PPN suatu perusahaan adalah satu bulan kalender, maka jangka waktu penyimpanan empat tahun untuk dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk menghitung PPN ditentukan untuk setiap bulannya. Jangka waktu penyimpanan minimum wajib dokumen yang digunakan oleh suatu organisasi untuk menghitung PPN bulan April 2004 adalah dari 1 Mei 2004 sampai dengan 30 April 2008.

Jangka waktu penyimpanan dokumen terkait penghitungan PPN triwulan I tahun 2008 selama empat tahun dimulai pada tanggal 1 April 2008 dan berakhir pada tanggal 31 Maret 2012. Perusahaan wajib menyimpan buku pembelian dan buku penjualan untuk triwulan pertama tahun 2008 sampai dengan tanggal 31 Maret 2013 (jika pencatatan terakhir dilakukan pada bulan Maret 2008), dan faktur untuk periode tersebut sampai dengan tanggal 31 Desember 2013.

Jadi, dokumen akuntansi utama harus disimpan minimal lima tahun. Namun, dalam beberapa situasi, dokumen pendukung harus disimpan lebih lama.

Situasi 1. Organisasi mentransfer kerugian ke masa depan

Sesuai dengan Pasal 283 Kode Pajak Federasi Rusia, perusahaan yang merupakan pembayar pajak laba berhak mengurangi dasar pengenaan pajak pada masa pajak saat ini sebesar kerugian yang diterimanya pada masa pajak sebelumnya. Kerugian tersebut dapat dipindahkan ke masa depan dalam waktu sepuluh tahun setelah masa pajak penerimaannya (klausul 2 Pasal 283 Kode Pajak Federasi Rusia).

Selama seluruh periode pemindahan kerugian, organisasi harus menyimpan dokumen yang mengkonfirmasi jumlah kerugian yang terjadi. Hal ini dinyatakan dalam paragraf 4 Pasal 283 Kode Pajak Federasi Rusia. Dalam surat tertanggal 03.04.2007 No. 03-03-06/1/206, Kementerian Keuangan Rusia menjelaskan bahwa penghapusan kerugian hanya dimungkinkan setelah penyerahan dokumen utama yang mengkonfirmasi hasil keuangan yang diperoleh.

Persyaratan serupa ditetapkan untuk pembayar pajak pertanian tunggal dan organisasi yang menggunakan sistem perpajakan yang disederhanakan. Ketika meneruskan kerugian ke masa depan, mereka juga wajib menyimpan dokumen yang menegaskan jumlah kerugian yang terjadi dan jumlah pengurangan dasar pengenaan pajak untuk setiap masa pajak. Hal ini dinyatakan masing-masing dalam ayat 5 Pasal 346.6 dan ayat 7 Pasal 346.18 Kitab Undang-undang Pajak.

Contoh 3

Azalia LLC adalah pembayar pajak keuntungan. Pada akhir tahun 2003, organisasi mencatat kerugian dalam akuntansi pajaknya. Jumlahnya ditransfer ke masa depan selama tahun 2006-2008 sebagian.

Menurut persyaratan undang-undang perpajakan, organisasi diwajibkan untuk menyimpan dokumen akuntansi utama yang diperlukan untuk menghitung pajak penghasilan tahun 2003 selama empat tahun - hingga 31 Desember 2007. Karena dasar pengenaan pajak tahun 2006-2008 dikurangi sebesar kerugian tahun 2003, perusahaan tetap menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Dia harus memeliharanya selama empat tahun lagi setelah akhir tahun 2008 (tahun terakhir dimana dasar pengenaan pajak dikurangi dengan jumlah kerugian tahun-tahun sebelumnya) - sampai dengan tanggal 31 Desember 2012.

Situasi 2. Kerugian dari tahun-tahun sebelumnya telah teridentifikasi atau piutang tak tertagih telah dihapuskan

Kerugian dari masa pajak sebelumnya yang diidentifikasi oleh wajib pajak pada pelaporan atau masa pajak saat ini disamakan dengan biaya non-operasional berdasarkan sub-ayat 1 ayat 2 Pasal 265 Kode Pajak Federasi Rusia. Dengan kata lain, kerugian tersebut mengurangi dasar pengenaan pajak penghasilan pada periode terjadinya kerugian tersebut.

Selain itu, jumlah piutang tak tertagih juga disamakan dengan biaya non-operasional, dan jika organisasi membentuk cadangan piutang ragu-ragu, jumlah piutang tak tertagih yang tidak ditanggung oleh dana cadangan (ayat 2 ayat 2 pasal 265 UU Kode Pajak Federasi Rusia).

Menurut aturan umum yang ditetapkan dalam paragraf 1 Pasal 252 Kode Pajak Federasi Rusia, ketika menghitung pajak penghasilan, hanya biaya-biaya yang didokumentasikan yang dapat diakui. Artinya untuk memperhitungkan kerugian tujuan perpajakan dari tahun-tahun sebelumnya yang diidentifikasi pada tahun berjalan, atau untuk menghapuskan piutang tak tertagih, organisasi harus memiliki dokumen pendukung yang sesuai. Selain itu, ia wajib menyimpan dokumen-dokumen tersebut sekurang-kurangnya selama empat tahun setelah akhir tahun dimana dasar pengenaan pajaknya dikurangi sebesar jumlah kerugian tertentu atau penghapusan piutang tak tertagih.

Situasi 3. Organisasi memiliki aset tetap

Katakanlah perusahaan memiliki aset tetap yang dibeli lebih dari sepuluh tahun yang lalu. Tampaknya jangka waktu penyimpanan dokumen perolehan dan pengoperasiannya telah berakhir.

Namun, dokumen tersebut harus disimpan selama masa manfaat properti. Memang, selama periode ini organisasi menghitung penyusutan di bidang pajak dan akuntansi. Untuk mengakui biaya penyusutan, selama seluruh periode penyusutan, ia harus memiliki dokumen yang mengkonfirmasi perolehan objek dan pengoperasiannya.

Selain itu, perusahaan membayar pajak properti atas nilai sisa aset tetap. Oleh karena itu, untuk membenarkan penghitungan pajak tersebut, ia juga memerlukan dokumen-dokumen tersebut.

Misalkan sebuah organisasi memutuskan untuk menjual properti yang dapat disusutkan. Menurut sub-ayat 1 ayat 1 Pasal 268 Kode Pajak Federasi Rusia, ia berhak mengurangi pendapatan yang diterima dari penjualan sebesar nilai sisa properti ini. Tetapi nilai sisa benda tersebut harus dikonfirmasi lagi dengan dokumen terkait.

Jadi, meskipun organisasi yang memiliki properti yang dapat disusutkan tidak berencana untuk menjualnya, disarankan untuk menyimpan dokumen tentang perolehan properti ini, pengoperasiannya, dan penghitungan jumlah penyusutan sepanjang umur perusahaan.

Dalam hal penjualan properti lain (dengan pengecualian sekuritas, produk produksinya sendiri, barang yang dibeli), organisasi mengurangi pendapatan yang diterima dengan harga perolehan atau pembuatan properti ini (ayat 2, ayat 1, pasal 268 Kode Pajak Federasi Rusia). Wajar saja, asalkan dia bisa mendokumentasikan harga yang tertera. Dengan tidak adanya dokumen-dokumen tersebut, perusahaan tidak berhak untuk mengurangi dasar pengenaan pajak penghasilan sebesar jumlah biaya perolehan properti, karena biaya-biaya tersebut tidak memenuhi persyaratan ayat 1 Pasal 252 Pajak. Kode Federasi Rusia. Jangka waktu penyimpanan dokumen-dokumen ini tidak menjadi masalah dalam hal ini. Hal serupa juga disampaikan dalam surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 15 September 2005 No. 03-03-02/84.

Penyimpanan dokumen

Pengeluaran diakui sebagai pengeluaran wajib pajak yang wajar dan terdokumentasi, dan dalam kasus yang ditentukan dalam Pasal 265 Kode Pajak Federasi Rusia - kerugian yang ditimbulkannya (Klausul 1 Pasal 252 Kode Pajak Federasi Rusia)

Untuk tujuan perpajakan, nilai sisa properti yang dapat disusutkan ditentukan sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam paragraf 1 Pasal 257 Kode Pajak Federasi Rusia

Daftar dokumen perusahaan saham gabungan yang harus disimpan di lokasi badan eksekutif ditetapkan dalam paragraf 1 Pasal 89 Undang-Undang Federal 26 Desember. 95 Nomor 208-FZ

Ketentuan di mana tanda tangan elektronik dalam dokumen elektronik setara dengan tanda tangan tulisan tangan dalam dokumen di atas kertas diatur dalam Pasal 4 Undang-Undang Federal 10 Januari 2002 No. 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”

Organisasi yang dokumennya tidak dapat diterima oleh arsip negara bagian atau kota memusnahkan dokumen yang masa penyimpanannya telah habis tanpa izin dari otoritas kearsipan (klausul 3.9 Instruksi)

Tanggung jawab penyelenggaraan penyimpanan dokumen akuntansi, register akuntansi, dan laporan keuangan berada pada pimpinan organisasi (klausul 3 pasal 17 UU No. 129-FZ)

Setiap organisasi menentukan di mana dokumen disimpan secara independen. Biasanya, sebagian besar dokumen ditempatkan di kantor perusahaan. Jika terdapat dokumentasi dalam jumlah besar, disarankan untuk mengalokasikan tempat khusus untuk arsip atau bahkan menyewa ruangan terpisah di mana Anda dapat mengangkut dokumen yang sudah diproses dan tidak lagi digunakan dalam pekerjaan saat ini.

Pilihan lainnya adalah mentransfer dokumen untuk disimpan ke perusahaan pengarsipan khusus. Namun, jika organisasi tersebut adalah perusahaan saham gabungan, maka fitur berikut harus diperhatikan. Paragraf 2 Pasal 89 Undang-Undang Federal No. 208-FZ tanggal 26 Desember 1995 menyatakan bahwa perusahaan saham gabungan harus menyimpan sejumlah dokumen di lokasi badan eksekutifnya. Dokumen-dokumen tersebut, khususnya, meliputi laporan keuangan, dokumen akuntansi, dokumen yang menegaskan hak perusahaan atas properti di neracanya.

Tentu saja, seiring berjalannya waktu, volume arsip organisasi mana pun meningkat, dan diperlukan tempat baru untuk menampungnya. Mungkin lebih nyaman menyimpan dokumen bukan dalam bentuk kertas, tetapi dalam bentuk elektronik?

Kemungkinan ini secara tegas diatur dalam kaitannya dengan dokumen akuntansi utama dan register akuntansi (klausul 7 pasal 9 dan ayat 1 pasal 10 UU No. 129-FZ). Selain itu, Pasal 314 Kode Pajak Federasi Rusia menyatakan bahwa register akuntansi pajak disimpan di atas kertas, elektronik, atau media mesin apa pun. Pada saat yang sama, mereka harus dilindungi dari koreksi yang tidak sah.

Dalam surat tertanggal 24 Juli 2008 No. 03-02-07/1-314, Kementerian Keuangan Rusia menjelaskan bahwa penyimpanan dokumen utama, dokumen akuntansi dan akuntansi pajak diperbolehkan dalam bentuk elektronik, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan. tindakan Federasi Rusia dan dengan ketentuan bahwa dokumen elektronik disertifikasi menggunakan tanda tangan digital elektronik (EDS).

Aturan dasar pekerjaan kearsipan organisasi telah disetujui dengan keputusan dewan Rosarkhiv tanggal 02/06/2002 (selanjutnya disebut Aturan Dasar). Klausul 2.3.1 Peraturan Dasar menetapkan bahwa perlu dilakukan pemeriksaan tahunan terhadap nilai dokumen, yaitu menentukan jangka waktu penyimpanannya dan memilih dokumen untuk penyimpanan dan pemusnahan jangka panjang.

Pemusnahan dan pembuangan dokumen

Organisasi mempunyai hak untuk memusnahkan dokumen-dokumen yang masa penyimpanannya telah habis secara mandiri (merobeknya secara manual atau menggunakan mesin penghancur, membuangnya, membakarnya) atau memindahkannya untuk dibuang ke perusahaan khusus yang bergerak di bidang pengolahan bahan baku sekunder. Daftar dokumen yang akan dimusnahkan atau dimusnahkan disetujui oleh pimpinan organisasi. Hal ini dapat dikeluarkan dalam bentuk perintah atau instruksi dari manajer, atau dalam bentuk tindakan yang dikembangkan oleh perusahaan secara mandiri. Contoh tindakan tersebut diberikan di bawah ini.

Menggambar. Contoh tindakan pemilihan dokumen untuk dimusnahkan

Selain itu, suatu organisasi dapat menggunakan contoh tindakan alokasi untuk pemusnahan dokumen yang tidak dapat disimpan. Bentuknya disetujui dalam Lampiran No. 4 Peraturan Dasar.

Saat menyusun daftar dokumen yang akan dimusnahkan, tidak perlu mencantumkan rincian setiap dokumen. Hal ini mengikuti ketentuan paragraf 2.4.5 Peraturan Dasar. Dinyatakan bahwa kasus (dokumen) serupa dimasukkan dalam tindakan di bawah judul umum yang menunjukkan jumlah kasus yang ditugaskan ke kelompok ini (misalnya, laporan awal untuk tahun 2000).

Pemindahan dokumen untuk didaur ulang diterbitkan dengan faktur yang mencantumkan tanggal pemindahan, jumlah dokumen yang dipindahkan (jumlah map, kotak, dll.) dan berat kertas bekas. Pemuatan dan pemindahan untuk dibuang dilakukan di bawah kendali karyawan yang bertanggung jawab atas keamanan dokumen dalam organisasi (klausul 2.4.7 Aturan Dasar).

Jika sebuah perusahaan memusnahkan dokumennya sendiri, fakta ini diformalkan dengan tindakan pemusnahan dokumen tersendiri. Karena tidak ada bentuk terpadu, maka dibuat juga dalam bentuk apapun. Perlu diketahui bahwa pemusnahan dokumen setelah berakhirnya masa penyimpanan adalah hak dan bukan kewajiban organisasi (lihat surat Kementerian Keuangan Rusia tanggal 18 Oktober 2005 No. 03-03-04/2/ 83). Dengan kata lain, perusahaan dapat terus menyimpan dokumen bahkan setelah masa penyimpanan wajibnya telah berakhir.

Tanggung jawab atas hilangnya dokumen

Pajak. Tidak adanya dokumen utama, faktur atau register akuntansi dari wajib pajak dianggap sebagai pelanggaran berat terhadap aturan akuntansi pendapatan dan pengeluaran serta objek pajak. Atas pelanggaran tersebut, Pasal 120 KUHP mengatur pertanggungjawaban berupa denda sebesar:

5000 rubel - jika tidak ada dokumen untuk satu masa pajak;

15.000 gosok. — dalam hal tidak adanya dokumen untuk lebih dari satu masa pajak;

10% dari jumlah pajak yang belum dibayar, tetapi tidak kurang dari 15.000 rubel, jika basis pajak diremehkan karena kurangnya dokumen.

Selain itu, jika wajib pajak (pembayar biaya, agen pajak) tidak memberikan dokumen atau informasi lain atas permintaan inspektorat pajak, ia akan dikenakan denda sebesar 50 rubel. untuk setiap dokumen yang tidak diserahkan (klausul 1 Pasal 126 Kode Pajak Federasi Rusia).

Administratif. Pelanggaran terhadap aturan penyimpanan, perolehan, pencatatan atau penggunaan dokumen arsip memerlukan peringatan atau pengenaan denda administratif kepada pejabat sebesar 300 hingga 500 rubel. Hal ini dinyatakan dalam Pasal 13.20 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia. Untuk pelanggaran prosedur dan ketentuan penyimpanan dokumen akuntansi, pejabat dapat dikenakan denda administrasi sebesar 2.000 hingga 3.000 rubel. (Pasal 15.11 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia).

Pidana. Pencurian, perusakan, kerusakan atau penyembunyian dokumen resmi yang dilakukan karena alasan tentara bayaran atau kepentingan pribadi lainnya dapat dihukum dengan denda hingga 200.000 rubel. atau sebesar upah atau penghasilan lain dari terpidana untuk jangka waktu sampai dengan 18 bulan, atau kerja pemasyarakatan untuk jangka waktu sampai dengan dua tahun, atau penangkapan untuk jangka waktu sampai dengan empat bulan, atau penjara untuk jangka waktu tertentu. hingga satu tahun (klausul 1 pasal 325 KUHP Federasi Rusia)

Pelaporan dan pendaftaran untuk jangka waktu tertentu merupakan persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Artinya, dalam jangka waktu tertentu, akses terhadap dokumen dan kemungkinan penggunaan penuhnya harus dipastikan jika diperlukan.

Dokumen apa yang memerlukan penyimpanan wajib?

Dokumen yang memerlukan penyimpanan wajib, dengan syarat dapat dibagi untuk dokumen:

• yang beroperasi selama tahun pelaporan;
• yang selalu diperlukan dalam pekerjaan, meskipun tidak digunakan setiap hari.

KE kelompok pertama dokumen meliputi:

Menyimpan diperlukan dokumen yang berkaitan dengan kelompok pertama:

• untuk tujuan akuntansi (Pasal 29, Undang-Undang “Tentang Akuntansi” No. 402-FZ) - setidaknya lima tahun sejak akhir tahun pelaporan atau tahun terakhir kali dokumen-dokumen ini digunakan;
• untuk tujuan akuntansi pajak (Pasal 23, Kode Pajak Federasi Rusia) - untuk jangka waktu minimal 4 tahun. Pada saat yang sama, Kode ini mungkin menetapkan periode penyimpanan yang lebih lama. Misalnya, peserta dalam proyek investasi entitas konstituen Federasi Rusia wajib menyimpan semua dokumen selama 6 tahun. Dan untuk mengkonfirmasi jumlah kerugian yang terjadi - untuk seluruh periode di mana kerugian tersebut dikurangi dengan bantuannya dan yang dapat dihitung dalam lebih dari satu atau dua tahun.

Bersama. kelompok kedua Ini termasuk dokumen yang harus disimpan di perusahaan selama seluruh periode kegiatannya. Khususnya, untuk LLC, Undang-Undang “Tentang Perseroan Terbatas” No. 14-FZ mengatur hal berikut daftar penyimpanan wajib dokumentasi di tempat:

• dokumen pendaftaran, termasuk rapat konstituen (keputusan) tentang pendirian perusahaan;
• dokumen yang menegaskan kepemilikan properti di neraca perusahaan;
• risalah yang mendokumentasikan rapat para pendiri dan orang lain;
• dokumen penerbitan surat berharga;
• peraturan tentang divisi-divisi perusahaan yang terpisah;
• daftar afiliasi;
• kesimpulan dari berbagai otoritas pengatur mengenai isu-isu tertentu dari kegiatan perusahaan (tentang inspeksi yang dilakukan, dll.);
• dan dokumen lain yang harus dimiliki perusahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berapa lama dokumen akuntansi harus disimpan?

Jangka waktu penyimpanan umum untuk setiap dokumen akuntansi tidak kurang dari 5 tahun.

Namun dalam beberapa kasus, angkanya bisa jauh lebih tinggi. Tabel ringkasan dengan umur simpan disajikan di bawah ini.

Jenis dokumentasi	Umur simpan
Dokumentasi utama, register akuntansi, pelaporan dan opini auditor mengenainya, kebijakan akuntansi dan dokumentasi lainnya mengenai organisasi dan pemeliharaan akuntansi di perusahaan	Memperhatikan jangka waktu yang ditetapkan dalam Peraturan Pengarsipan, tetapi tidak kurang dari lima tahun
Kartu inventaris untuk aset tetap yang sudah pensiun	Selama jangka waktu yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan, dengan memperhatikan Peraturan Kearsipan, tetapi tidak kurang dari jangka waktu lima tahun
Salinan dokumen atau kertas counterfoilnya yang mengkonfirmasi penerimaan uang tunai oleh perusahaan, termasuk untuk pembayaran dengan kartu pembayaran	Setidaknya lima tahun
Dokumentasi tentang pelepasan, perolehan, pemeliharaan, registrasi dan commissioning peralatan mesin kasir. ECLZ dan penggerak fiskal lainnya	Setidaknya 5 tahun sejak tanggal penerapan akhir dokumen-dokumen ini
Pita kendali, log kasir-operator, dan dokumen lain yang mengonfirmasi pembayaran tunai yang dilakukan dengan pelanggan	Selama jangka waktu yang ditetapkan untuk dokumentasi utama, tetapi tidak kurang dari lima tahun
Paspor untuk peralatan mesin kasir	Untuk seluruh masa berlaku Paspor
Buku yang memperhitungkan pergerakan catatan pekerjaan. Sebuah buku yang dirancang untuk mencatat bentuk-bentuk buku kerja yang kosong	Disimpan selama 50 tahun. Tetapi dalam kasus likuidasi perusahaan setelah penyerahan dokumen kepegawaian - 75 tahun
Jadwal liburan	satu tahun
Ketentuan: - tentang sistem pelatihan yang berlaku di perusahaan; - tentang sertifikasi karyawan.	Selalu
Perjanjian perburuhan. Pesanan: - tentang perekrutan; - pemindahan seorang karyawan ke pekerjaan lain; - tentang pemecatan. Permohonan cuti dari karyawan tanpa dibayar. Kartu pribadi staf.	75 tahun
Deskripsi pekerjaan	Selalu
Perintah pemberian liburan	lima tahun
Catatan pekerjaan	Saat karyawan tersebut sedang bekerja. Jika ada buku yang tidak diklaim, maka setidaknya selama 50 tahun, diikuti dengan penyerahannya ke arsip
Perjanjian untuk tanggung jawab keuangan penuh karyawan	5 tahun
Buku yang memperhitungkan pesanan:
- pada kegiatan utama;	5 tahun
- mempekerjakan seorang karyawan;	75 tahun
- pemecatan karyawan;	75 tahun
- tentang pemberian liburan kepada karyawan.	50 tahun
Jurnal pendaftaran sertifikat perjalanan	5 tahun
Lembar waktu. Jadwal shift (untuk kerja shift).	1 tahun
Daftar orang yang dipekerjakan dalam produksi berbahaya. Perintah kerja dan lembar waktu bagi karyawan dengan profesi berbahaya	75 tahun
Instruksi yang memuat ketentuan tentang perlindungan tenaga kerja	Simpan secara permanen
Laporan kecelakaan	45 tahun
Majalah Instruksi Keselamatan	10 tahun
Jurnal pegawai yang menjalani pemeriksaan kesehatan wajib	5 tahun

Terlepas dari kenyataan bahwa sebagian besar daftar ini terdiri dari dokumen kepegawaian, mereka merupakan bagian integral dari akuntansi. Atas dasar mereka, pembayaran kompensasi dan remunerasi dihitung, serta berbagai manfaat.

Periode penyimpanan dokumentasi pelaporan dijelaskan dalam video berikut:

Jika Anda belum mendaftarkan organisasi, maka cara termudah Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan layanan online yang akan membantu Anda menghasilkan semua dokumen yang diperlukan secara gratis: Jika Anda sudah memiliki organisasi dan sedang memikirkan cara menyederhanakan dan mengotomatiskan akuntansi dan pelaporan, maka layanan online berikut akan membantu dan akan sepenuhnya menggantikan seorang akuntan di perusahaan Anda dan akan menghemat banyak uang dan waktu. Semua pelaporan dibuat secara otomatis, ditandatangani secara elektronik dan dikirim secara otomatis secara online. Ini sangat ideal untuk pengusaha perorangan atau LLC dengan sistem pajak yang disederhanakan, UTII, PSN, TS, OSNO.
Semuanya terjadi dalam beberapa klik, tanpa antrian dan stres. Cobalah dan Anda akan terkejut betapa mudahnya hal itu!

Lokasi pemesanan dan penyimpanan

Ke mengatur penyimpanan dokumen, perusahaan dapat:

• atau beralih ke layanan organisasi kearsipan khusus;
• atau buat arsip Anda sendiri. Hal ini diperbolehkan oleh Pasal 13 Undang-Undang “Tentang Kearsipan” No. 125-FZ tanggal 22 Oktober 2004.

Menciptakan arsip sendiri, perusahaan harus mengalokasikan ruangan terpisah untuk keperluan ini dan melengkapinya dengan rak, rak atau lemari. Jika terdapat jendela di ruangan ini, jendela tersebut harus diberi tirai atau dinaungi untuk mencegah sinar matahari masuk ke dalam dokumen sehingga menyebabkan dokumen memudar.

Selain itu, Anda memerlukan ruang arsip Anda sendiri dilengkapi dengan perlindungan dari akses tidak sah dan dari kebakaran - pintu masuk logam, jeruji jendela dan sistem alarm.

Untuk mengatur pencarian cepat untuk dokumen yang diperlukan, Anda harus melakukannya mengembangkan daftar kasus.

Dalam hal pemindahan barang untuk penyimpanannya di struktur khusus, perlu memilih organisasi yang dilengkapi dengan peralatan modern dan semua kondisi untuk penyimpanan dokumen jangka panjang, termasuk keberadaan alarm kebakaran dan sistem kontrol akses.

Mengenai dokumen pada pendaftaran suatu organisasi, dia dan dokumen serupa lainnya, biasanya disimpan oleh pimpinan organisasi dalam bentuk asli dan di brankas. Dan salinannya ada di departemen akuntansi.

Karyawan perusahaan, formulir kosong dan sisipannya harus selalu berada di layanan personalia atau di departemen akuntansi, jika dipercayakan dengan manajemen catatan personalia. Pada saat yang sama, buku kerja selalu disimpan di brankas.

Perlu dicatat bahwa dokumen dalam bentuk elektronik harus dilindungi dari perubahan yang tidak sah, dan pada saat yang sama penyimpanannya harus memberikan kemampuan untuk membuat salinan di atas kertas jika diperlukan.

Transfer dokumentasi ke arsip

Dokumen dipindahkan ke arsip untuk penyimpanan jangka panjang (lebih dari 10 tahun) dan permanen.

Mentransfer materi ini ke arsip dilakukan menurut jadwal yang disetujui oleh pimpinan organisasi dalam tata cara pembentukan arsip.

Perintah yang sama menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk memelihara arsip dan menyetujui aturan:

• menyimpan dokumen dalam arsip dan menerbitkannya;
• memelihara arsip;
• pemusnahan dokumen yang masa penyimpanannya telah habis;
• menyelenggarakan acara untuk pelestarian file arsip.

Semua dokumen dalam arsip hanya diterima dalam bentuk asli, dan jika tidak ada - dalam bentuk salinan resmi. Dokumen yang dipindahkan harus dijilid menurut kriteria tertentu, dan pada sampul arsipnya terdapat tanda mengidentifikasi informasi, secara khusus:

• tahun pelaksanaan dokumen;
• bidang akuntansi;
• nomor serial;
• jangka waktu pembuatan register dan dokumen utama;
• jenis dokumen yang diajukan;
• jumlah lembar yang diajukan, dll.

Sedangkan untuk penyerahan dokumen ke arsip dalam bentuk elektronik, tata cara ini disetujui tersendiri dalam Perintah pimpinan arsip organisasi. Namun biasanya dokumen-dokumen tersebut diduplikasi terlebih dahulu ke media lain.

Contoh penyimpanan dokumentasi akuntansi disajikan pada video berikut:

Apa yang harus dilakukan jika terjadi kehilangan

Dokumen dapat hilang baik karena bencana alam maupun akibat tindakan pihak ketiga atau karyawan Anda sendiri. Namun bagaimanapun juga, konfirmasi fakta kerugian oleh otoritas terkait akan diperlukan. Ini bisa berupa lembaga penegak hukum (jika dokumen dicuri), atau petugas pemadam kebakaran (jika dokumen dibakar), dll.

Jika ditemukan kerusakan atau kehilangan dokumentasi, pimpinan organisasi, atas perintahnya, harus melakukannya membentuk komisi untuk mengetahui alasan fakta yang diidentifikasi. Jika perlu, perwakilan dari perusahaan keamanan, pemadam kebakaran, atau struktur investigasi dapat diundang untuk berpartisipasi dalam penyelidikan.

Berdasarkan hasil penyelidikan internal suatu tindakan dibuat dalam bentuk apapun dengan pernyataan seluruh fakta. Tindakan ini menjadi alasan kurangnya dokumen jika diminta oleh otoritas pengatur.

Apa yang harus dilakukan dengan dokumen jika masa penyimpanannya telah habis?

Sebelum menghancurkan dokumentasi yang Anda perlukan melakukan pemeriksaan nilai-nilainya. Untuk tujuan ini, komisi permanen dibuat di perusahaan atas perintah manajer. Ini harus mencakup spesialis yang mampu memberikan penilaian yang memenuhi syarat mengenai perlunya pemusnahan dokumen tertentu.

Komisi inilah yang mengambil keputusan pemusnahan dokumen jika tidak dapat disimpan lagi untuk jangka waktu tertentu. Pemusnahannya dilakukan dengan membuat suatu tindakan dalam bentuk apapun, yang harus mempunyai rincian wajib dari dokumen utama dan harus disetujui oleh kebijakan akuntansi perusahaan.

Sebelum kehancuran pasti ada inventarisasi yang diambil dokumen untuk jangka waktu tertentu. Tanpa prosedur ini, dokumentasi tidak dapat dimusnahkan.

Jika aturan penyimpanan dilanggar?

Tanggung jawab atas pelanggaran ini Ada pajak dan administrasi, khususnya:

1. pejabat dapat dihukum jika mereka tidak menyimpan dokumen dalam jangka waktu hukum, dari 5 ribu hingga 10 ribu rubel. Jika pelanggaran ini terdeteksi lagi - 10-20 ribu rubel atau diskualifikasi selama 1-2 tahun (Kode Administratif Federasi Rusia, Pasal 15.11);
2. sebuah organisasi untuk tindakan yang sama dapat dihukum 10 ribu rubel, dan jika terjadi pelanggaran berulang - sebesar 30 ribu rubel (Kode Pajak Federasi Rusia, Pasal 120).

Untuk informasi mengenai sanksi atas pelanggaran tersebut, lihat video berikut:

Setiap akuntan mengetahui bahwa semua dokumen utama harus disimpan untuk jangka waktu tertentu. Perusahaan besar memiliki arsip khusus untuk menyimpan folder dengan dokumen akuntansi. Dengan munculnya pengelolaan dokumen elektronik, sebagian dokumen tidak lagi dapat dicetak, melainkan disimpan secara elektronik. Terlepas dari metode penyimpanan dokumentasi utama yang dipilih, Anda harus bekerja sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan oleh hukum. Kami akan membicarakannya di bawah.

Informasi umum tentang jangka waktu penyimpanan dokumen utama terdapat dalam Undang-undang Federal tanggal 6 Desember 2011 No. Bagian undang-undang ini menyatakan bahwa bahan primer harus disimpan setidaknya selama lima tahun. Jangka waktunya mungkin lebih lama - dan umur simpan yang tepat dari dokumen tertentu akan ditentukan oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia. Dokumen ini berisi tabel dengan periode penyimpanan dokumen akuntansi utama, register pajak, dokumen kepegawaian dan dokumentasi lainnya. Tabel tersebut menyajikan 1.003 posisi dengan tenggat waktu berdasarkan jenis dokumen.

Jangka waktu penyimpanan dokumen utama di bidang akuntansi tidak mengalami perubahan pada tahun 2017.

Jangan bingung antara jangka waktu penyimpanan dokumen utama dengan jangka waktu penyimpanan dokumen akuntansi pajak. Misalnya, faktur adalah dokumen pajak, dan hanya dapat disimpan selama empat tahun (klausul 8, klausa 1 Kode Pajak Federasi Rusia).

Perlu diingat bahwa jangka waktu penyimpanan dokumen utama di bagian akuntansi tidak dihitung sejak tanggal pembuatan dokumen, tetapi sejak awal tahun pelaporan baru (surat dari Kementerian Keuangan Federasi Rusia).

Misalnya invoice dibuat pada 24 Agustus 2017. Sesuai aturan, jangka waktu penyimpanan minimal lima tahun. Artinya invoice tersebut tidak dapat dimusnahkan sebelum 01/01/2023.

Jangka waktu penyimpanan beberapa dokumen tergantung pada fakta pemeriksaan. Misalnya, laporan pengeluaran harus disimpan selama lima tahun. Jika otoritas pajak tidak memeriksanya selama periode ini, periodenya ditambah (Perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia tanggal 25 Agustus 2010 No. 558).

Jangka waktu penyimpanan maksimum ditetapkan untuk dokumen kepegawaian (pesanan, kartu karyawan), berbagai dokumen gaji. Dokumen tersebut harus disimpan setidaknya selama 75 tahun.

Simpan dokumen elektronik di Diadoc - lebih aman daripada di komputer pribadi Anda. Semua dokumen disimpan dalam beberapa salinan di server yang berbeda, sehingga informasi tidak mungkin hilang. Coba Diadoc gratis dengan promosi “Tidak Terbatas selama 2 bulan”.

Jangka waktu penyimpanan dokumen elektronik

Undang-undang menyatakan bahwa sertifikat utama dapat diterbitkan dalam bentuk kertas dan elektronik (Bagian 5 Undang-Undang Federal 6 Desember 2011 No. 402-FZ). Jika dokumen elektronik diterbitkan sesuai dengan hukum, maka periode penyimpanannya sama dengan versi kertas.

Tidak ada program tunggal untuk menyimpan dokumen secara elektronik. Dengan demikian, perintah pembayaran dapat disimpan dalam sistem perbankan bank klien. Dokumen primer, seperti faktur, UPD, akta, dapat disimpan dalam program atau layanan akuntansi yang melaluinya aliran dokumen elektronik terjadi. Dokumen elektronik juga dapat disimpan dalam arsip elektronik khusus atau di cloud. Dokumen elektronik dapat disimpan dengan berbagai cara, tugas kepala akuntan adalah memastikan keamanan dan keterbacaannya bahkan setelah bertahun-tahun.

Jadi, mari kita rangkum. Ketika ditanya berapa lama penyimpanan minimum dokumen akuntansi utama yang ditetapkan oleh undang-undang, kita dapat menjawab dengan aman - lima tahun. Jangka waktu penyimpanan dokumen elektronik dapat dihitung berdasarkan jangka waktu penyimpanan dokumen kertas. Tanggal-tanggal ini bertepatan. Metode penyimpanan dokumen yang dipilih harus tercermin dalam kebijakan akuntansi.