Come presentare correttamente i documenti al tribunale in formato elettronico. Tipi di documenti elettronici nel flusso di documenti

Andriyanova Karina Vladimirovna
Istituto Kemerovo (filiale) RGTEU, Kemerovo

Con l'informatizzazione di massa e l'emergere di tecnologie e software più avanzati, esiste una reale possibilità di passare al cosiddetto lavoro d'ufficio "senza carta", la cui base è un "documento elettronico" - un documento con caratteristiche nuove, diverse da quelle tradizionali , caratteristiche.

La storia dell'emergere del concetto di "documento elettronico" inizia negli anni '70 in URSS con il termine "documenti leggibili dalla macchina". GOST 6.10.4-84, pubblicato nel 1984, ha stabilito il fatto che la documentazione sui nuovi media è disponibile nell'ambiente documentario. Per documento leggibile meccanicamente si intendeva “un documento atto alla lettura automatica delle informazioni in esso contenute”.

GOST 6.10.1-88 conteneva quattro definizioni relative a un documento leggibile dalla macchina: un documento orientato alla macchina, un documento su un supporto della macchina, un documento su un supporto magnetico della macchina (nastro magnetico, disco magnetico) e un diagramma della macchina. La caratteristica distintiva di tali documenti è solo che devono essere idonei all'elaborazione su computer o creati utilizzando tecnologie informatiche, ma i loro dettagli sono redatti secondo le modalità stabilite per tutti i documenti.

Un’interpretazione leggermente diversa di un documento leggibile dalla macchina è data nel GSDO (2.3.3.1) 1991: è inteso come “un documento adatto alla lettura automatica delle informazioni in esso contenute”. Secondo M.V. Larina, l'errore di questa definizione sta nell'esagerare la capacità della tecnologia di leggere automaticamente le informazioni. Anche oggi, con l’enorme progresso della tecnologia informatica, non è sempre possibile fare ciò senza l’intervento umano.

Nella legislazione moderna esistono diverse definizioni del concetto di “documento elettronico”:

1) Documento elettronico: un documento su un supporto leggibile dalla macchina, il cui utilizzo richiede tecnologia informatica (clausola 3.1 di GOST 7.83-2001).

2) Documento elettronico - un oggetto informativo composto da due parti:

Dettagli contenenti attributi identificativi (nome, ora e luogo di creazione, informazioni sull'autore, ecc.) e firma digitale elettronica;

Se necessario, un documento elettronico può assumere diverse forme di visualizzazione: su schermo o su carta (R 50.1.031-2001).

3) Documento elettronico - un documento in cui le informazioni sono presentate in formato digitale elettronico. Questa definizione non definisce in alcun modo l'essenza di un documento elettronico: se si segue questa definizione, qualsiasi informazione in formato elettronico sarà considerata un documento elettronico.

4) Documento elettronico" è un'informazione documentata presentata in formato elettronico, cioè in una forma adatta alla percezione umana mediante computer elettronici, nonché alla trasmissione su reti di informazione e telecomunicazione o all'elaborazione in sistemi di informazione.

5) Documento elettronico - informazioni in formato elettronico, firmate con una firma elettronica qualificata, equivalenti a un documento cartaceo, firmato con una firma autografa, a meno che le leggi federali o i regolamenti adottati in conformità con esse stabiliscano un requisito per la necessità di redigere un documento esclusivamente cartaceo.

L'ultima definizione è contenuta nella legge federale n. 63-FZ del 6 aprile 2011 "Sulla firma elettronica". È quello di maggior successo, poiché conferma la presenza di un modulo elettronico e di una firma elettronica qualificata.
La diversità delle definizioni giuridiche si spiega con la mancanza di una legge unificata sui documenti elettronici.

Nel 2005 si è tentato di creare una legge del genere. La Duma di Stato dell'Assemblea Federale della Federazione Russa ha presentato il progetto di legge federale n. 159016-4 “Sui documenti elettronici”. Il disegno di legge mirava a definire il regime giuridico di un documento elettronico, compresa la definizione dei requisiti per garantire la sicurezza di un documento elettronico, nonché allo scopo di conferire loro valore legale. Il disegno di legge non è stato sostenuto dal governo della Federazione Russa. Occorreva chiarire le disposizioni del progetto, che in gran parte duplicava la legge federale del 10 gennaio 2002 N 1-FZ “Sulla firma elettronica digitale”. Attualmente non esistono progetti alternativi volti a stabilire il regime giuridico di un documento elettronico.

Di conseguenza, il problema della regolamentazione giuridica del regime non ha ricevuto una soluzione legislativa.
Va notato che esiste una significativa esperienza straniera nella regolamentazione giuridica delle pubbliche relazioni nel campo dei documenti elettronici. Attualmente, le leggi sui documenti elettronici sono in vigore nella Repubblica di Armenia, nelle Repubbliche di Bielorussia, Moldavia, Uzbekistan e Kazakistan . La Legge della Repubblica di Bielorussia del 28 dicembre 2009 n. 113-3 “Sui documenti elettronici e le firme digitali elettroniche” ha introdotto concetti come “copia di un documento elettronico” e integrità di un documento elettronico. Secondo l'articolo 17 della legge, un documento informatico è composto da due parti integranti: generale e speciale. La parte generale del documento informatico è costituita dalle informazioni che costituiscono il contenuto del documento. Una parte speciale di un documento informatico è costituita da una o più firme elettroniche digitali e può contenere anche ulteriori dati necessari per la verifica della firma elettronica digitale e l'identificazione del documento informatico, stabiliti da norme tecniche.

Gli scienziati, studiando questo problema, offrono le loro definizioni del concetto di "documento elettronico". Sono simili ai concetti proposti nella legislazione moderna o diversi da essi. Ad esempio, l'A.I. Zemskov fornisce una definizione di documento elettronico identica a quella contenuta nella clausola 3.1 di GOST 7.83 - 2001: "una serie di informazioni complete nel contenuto, registrate in modo leggibile dalla macchina su un supporto leggibile dalla macchina". Questa comprensione di un documento elettronico non è accettabile, poiché parla solo del fatto dell'esistenza di tale documento, senza indicarne i dettagli, le regole di esecuzione stabilite o la presenza di una firma digitale elettronica.

IN E. Tikhonov ritiene che “i documenti elettronici siano dati elettronici contenenti attributi e dettagli che ne consentono l’identificazione”. Di conseguenza, sottolinea la necessità che il documento abbia dei dettagli, una firma digitale elettronica, che ha senza dubbio un significato positivo.
M.N. Kostomarov confuta tutte le definizioni proposte, ritenendo che l'essenza di questo fenomeno sia riflessa in modo più accurato dal termine "forma di documento elettronico" e "documento elettronico" sia solo uno stato intermedio, una forma temporanea di archiviazione degli elementi che compongono il documento in memoria del computer.

Pertanto, data la diversità di opinioni esistente sul concetto di "documento elettronico", non esiste un'unica definizione di questo fenomeno né nel mondo scientifico né nella legislazione moderna. Il concetto ideale dovrebbe riflettere la presenza obbligatoria di dettagli e firme. Il concetto di "documento elettronico" non dovrebbe contenere frasi incomprensibili come "adatto alla percezione umana". Un documento elettronico è una forma elettronica di espressione di informazioni contenenti dettagli e una firma elettronica qualificata.

Pertanto, l'adozione di un atto legislativo su un documento elettronico è una delle attuali direzioni per lo sviluppo della regolamentazione legislativa volta a garantire il significato giuridico dei documenti elettronici, ci consente di rimuovere le restrizioni ed eliminare gli ostacoli all'uso dei documenti elettronici, stabilire un regime giuridico per questi documenti e, infine, proporre un concetto unico di “documento elettronico”.

Secondo la clausola 11.1 dell'articolo 2 della legge federale "sull'informazione, sulle tecnologie dell'informazione e sulla protezione delle informazioni", un documento elettronico è "un'informazione documentata presentata in formato elettronico, cioè in una forma adatta alla percezione umana utilizzando computer elettronici, nonché quanto riguarda la trasmissione su reti di informazione e telecomunicazione o il trattamento nei sistemi informativi”.

Il valore giuridico di un documento – sia cartaceo che elettronico – è dato dal suo contenuto e dalle firme.

Allo stesso tempo, quando si lavora con documenti elettronici, è necessario tenere conto di altre condizioni:

Tutte queste condizioni devono essere soddisfatte se necessario. Diamo un'occhiata a ciascuno di essi in modo più dettagliato.

1. Atto regolamentare

Tutti i documenti che le organizzazioni sono tenute a redigere sono prescritti nei regolamenti: per le fatture - , per i documenti primari - , accordo nel codice civile della Federazione Russa, ecc. Se il regolamento non indica direttamente che il documento è redatto solo su cartaceo, può essere compilato e pubblicato elettronicamente.

I documenti vengono presentati a terzi: società di factoring, banche, autorità fiscali, pubblici ministeri e altre autorità di regolamentazione. Al momento, non tutte le autorità di regolamentazione possono accettare ed elaborare documenti elettronici. Per documenti specifici, dovrai chiedere il parere dell'autorità. Ad esempio, per quanto riguarda la lettera di vettura (Bill of Lading), la legge 402-FZ dice che il documento può essere redatto in formato elettronico, ma è necessario che il conducente sulla strada presenti il ​​CTN alla polizia stradale. E l'autista non ha altro modo di presentarlo se non su carta.

2. Contenuto e forma

Un documento è un'informazione e, indipendentemente dalla forma in cui è redatto il documento, deve contenere informazioni altrettanto importanti sulla transazione. Esistono informazioni obbligatorie (ad esempio, per i documenti primari in cui è elencato), senza le quali il documento non ha valore legale, e ci sono informazioni facoltative. L'obbligo è dettato dalla legge e si spiega in modo molto semplice: affinché le autorità di regolamentazione possano leggere il documento e determinare quale evento sia accaduto nella loro vita economica, hanno bisogno di un minimo di queste informazioni. Le organizzazioni possono non indicare tutto il resto oppure scrivere a loro piacimento. Questo è ciò che hanno fatto le organizzazioni, inventando i propri moduli, aggiungendo le proprie colonne e colonne, concordando tra loro l'ordine di preparazione dei documenti.

3. Formato

Un documento, come accennato in precedenza, è un'informazione strutturata su un supporto. Sulla carta, le informazioni si trovano in una forma a noi familiare (o in una forma approvata da un documento normativo, come per le fatture (fatture)): dettagli, una tabella con numeri, ecc.

Un documento elettronico rappresenta anche un'informazione e ha anche una propria struttura. La struttura può essere diversa, l'importante è che queste informazioni possano essere lette dal software ed elaborate (ad esempio, visualizzate sullo schermo in modo che l'utente possa vederle). Il formato conosce la struttura delle informazioni, la lunghezza e la posizione dei campi. Quando il formato è universale e noto a molti partecipanti, tutti possono leggere facilmente il documento utilizzando il proprio software.

Al momento, il Servizio fiscale federale ha approvato i formati per SF, KSF, libri di acquisto e vendita, giornale contabile SF, atto di trasferimento di lavoro (servizi) e fattura. Inoltre, per gli ultimi due documenti primari il formato è stato consigliato e non è obbligatorio.

Ciò significa che l'SF deve essere redatto solo in questo formato. Il formato gli conferisce significato giuridico. Non è possibile apportare correzioni al formato. Ma il formato consigliato dei documenti primari può essere modificato. Inoltre, i documenti primari possono essere compilati in qualsiasi formato e ciò non ne pregiudica il significato giuridico.

4. Procedura di trasferimento

Anche l'ordine in cui un documento viene trasferito può incidere sul suo valore giuridico.

Pertanto, l'SF elettronico (FSE) deve essere trasferito in un determinato ordine (articolo 169 del Codice fiscale della Federazione Russa). Questa procedura è stata approvata con l'ordinanza del Ministero delle Finanze del 25 aprile 2011 n. 50N. Il mancato rispetto di tale procedura comporta la perdita della valenza giuridica del FSE.

Ma per gli altri documenti emessi elettronicamente alla controparte non sussistono requisiti per la procedura di trasferimento.

5. Firme

Una firma elettronica, secondo la legge federale 63-FZ “Sulla firma elettronica”, conferisce valore legale ai documenti elettronici.

La legge n. 63-FZ approva due tipi di firme: semplice e rafforzata. Una firma semplice consente di identificare il firmatario. Per crearlo, non è necessario utilizzare la crittografia e una coppia di chiavi. Una firma elettronica semplice (ES) è un'informazione allegata a un file che indica chi ha firmato il documento. L'utente accede al sistema utilizzando la propria password di accesso e invia il file al destinatario per proprio conto. Il sistema registra l'utente, quindi risulta che il file contiene informazioni sull'utente (semplice firma elettronica).

Una firma elettronica rafforzata non solo identifica il firmatario, ma protegge anche il documento dalle modifiche. Per generare una firma elettronica rafforzata vengono utilizzati mezzi crittografici e due chiavi: la chiave ES e la chiave di verifica ES. Il rinforzato è diviso in EP qualificato e non qualificato.

Una firma elettronica qualificata (CEP) differisce da una non qualificata in quanto dispone di un certificato qualificato, rilasciato da un centro di certificazione accreditato (CA) e soddisfa determinati requisiti. Inoltre, i mezzi di protezione delle informazioni crittografiche CEP (CIPF) devono essere certificati dall'FSB. CEP è la più sicura di tutte le firme.

La legge federale n. 63-FZ stabilisce che i partecipanti all'interazione elettronica possono utilizzare firme elettroniche di qualsiasi tipo, se ciò non contraddice le norme o gli accordi tra questi partecipanti (articolo 4 n. 63-FZ). Al momento la normativa contiene solo alcune indicazioni su quali documenti vengono firmati con cosa. Dovranno essere sottoscritti il ​​CEP: FSE, rendicontazione elettronica, elenco dei documenti richiesti, contratto di lavoro con il lavoratore a distanza. Per firmare i documenti primari, non ci sono istruzioni su quale tipo di firma utilizzare. Pertanto, le parti possono scegliere qualsiasi tipo e concordarlo tra di loro.

Per impostazione predefinita, puoi utilizzare l'EPC, non è nemmeno necessario stipulare un accordo sull'equivalenza di un documento elettronico con un documento cartaceo. La CBE a livello di legge federale equivale a una firma autografa, mentre per gli altri tipi le parti dovranno redigere un tale accordo (clausola 2 dell'articolo 6 n. 63-FZ).

6. Accordo delle parti

Oltre al fatto che dovrai stipulare un accordo, se i documenti elettronici non vengono firmati da documenti elettronici, potrebbe essere necessario stipulare un accordo sul passaggio a EDI.

Il passaggio all'EDI con una controparte è volontario. Le parti possono esprimere il proprio consenso o rifiuto all'utilizzo dei documenti informatici. Il consenso può essere espresso in varie forme. Ad esempio, in conclusione, cioè quando i partecipanti confermano il loro accordo con le loro azioni. Pertanto, nel sistema, i partecipanti esprimono il loro consenso inviando una richiesta di lavorare con documenti elettronici alla controparte, che a sua volta la accetta o meno. Un altro modo è formalizzare il consenso per iscritto, sotto forma di accordo.

Ciò che dovrebbe contenere l'accordo è determinato dai partecipanti stessi.

Se le aziende hanno la necessità di specificare in dettaglio le specificità dell'interazione con una controparte (ad esempio, quali saranno gli obblighi e le responsabilità delle parti, in quali formati verranno trasmessi i documenti, come verranno corretti i documenti, ecc.), lo farà è meglio stipulare un accordo sulla procedura per lavorare con i documenti elettronici.

Tutti i documenti trasmessi tramite Diadoc sono firmati esclusivamente da KEP. Pertanto, per riconoscere come giuridicamente significativi i documenti elettronici trasmessi tramite Diadoc, non è necessario stipulare ulteriori accordi con la controparte: è sufficiente connettersi a Diadoc e firmare un contratto di licenza con la società SKB Kontur.

Se le parti vogliono stipulare un accordo sul passaggio alla EDI, ciò può avvenire su supporto cartaceo o elettronico, firmando però l'EDC.

Tamara Mokeeva, esperto nel campo della gestione elettronica dei documenti

Sempre più spesso molte segretarie devono occuparsi di lavorare con documenti elettronici. Tuttavia, sfortunatamente, solo pochi conoscono le regole e le basi per lavorare con loro. Per garantire che i documenti elettronici non causino più sconcerto e perplessità sui volti dei dipendenti, ti consigliamo di familiarizzare con questo articolo.

Da questo articolo imparerai:

• un elenco di documenti in formato elettronico;
• come vengono registrati i documenti elettronici;
• nozioni di base per lavorare con documenti elettronici;
• quali tipi di supporti di documenti elettronici esistono;
• come archiviare correttamente i documenti in formato elettronico;
• corretta esecuzione dei documenti informatici.

I documenti elettronici stanno sostituendo sempre più la documentazione cartacea convenzionale. Questo è spiegato in modo molto semplice: è più facile lavorare con loro, è più facile organizzare l'accesso ad essi e non richiedono molto spazio per memorizzarli. Tuttavia, non tutti i tipi possono essere archiviati elettronicamente.

Elenco dei documenti in formato elettronico

Esiste un certo elenco di documenti in formato elettronico, formato dalla corrispondenza in entrata e dai documenti elettronici creati all'interno dell'organizzazione. È inoltre consentita l'archiviazione elettronica dei documenti primari, dei registri contabili di bilancio e delle rendicontazioni di bilancio. Ciò è spiegato dal fatto che la maggior parte delle operazioni contabili vengono eseguite utilizzando programmi speciali che consentono di creare e archiviare la relativa documentazione.

I documenti HR possono anche essere archiviati elettronicamente. Ad esempio, se un'organizzazione assume un dipendente per lavorare a distanza, il contratto di lavoro può essere redatto elettronicamente e ricevendo allo stesso modo tutti i documenti necessari dal dipendente. Tuttavia, in ogni caso, il datore di lavoro deve inviare tramite posta una copia stampata del contratto di lavoro stipulato.

Registrazione dei documenti in formato elettronico

Nella maggior parte dei casi, i sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) utilizzano un sistema di registrazione delle carte. Si basa sul principio di creare una carta di registrazione (RC) o una carta di controllo della registrazione (RCC) di un documento. Contiene tutti i dati di base del documento commerciale e, di norma, una copia del documento elettronico stesso. Successivamente, la carta e gli allegati ad essa allegati vengono archiviati nel database del sistema di gestione elettronica dei documenti.

Va notato che l'insieme di campi (dettagli) delle schede di registrazione in diversi EDMS può differire. I più convenienti sono quei sistemi elettronici di gestione dei documenti che consentono agli utenti di aggiungere autonomamente i dettagli necessari all'elenco o selezionare il tipo di gestione dei documenti e la composizione dei suoi dettagli.

Lavorare con documenti in formato elettronico

Molti capi di organizzazioni già conservano i registri, compresi quelli contabili e fiscali, in formato elettronico. E sebbene non sia ancora possibile abbandonare completamente i documenti primari cartacei, sempre più documenti vengono elaborati elettronicamente. Inoltre, l'interazione con le autorità fiscali consente di risparmiare molto tempo e fatica utilizzando i sistemi ED.

Per quanto riguarda i documenti elettronici, in base alle norme della legge federale n. 63-FZ, firmati con una firma elettronica semplice o una firma elettronica avanzata non qualificata, tali documenti sono riconosciuti ai fini contabili e fiscali come equivalenti ai documenti cartacei firmati con una firma autografa .

Nei casi stabiliti dal Codice Fiscale della Federazione Russa, è obbligatorio l'uso di una firma elettronica qualificata (per le fatture elettroniche, durante l'interazione elettronica con l'autorità fiscale, compresa la presentazione delle dichiarazioni fiscali).

Esistono due tipologie di firme elettroniche: firma elettronica avanzata non qualificata (di seguito denominata NEP) e firma elettronica qualificata avanzata (di seguito denominata CES). Allo stesso tempo, al fine di interagire con le controparti, i partecipanti alla gestione elettronica dei documenti stipulano un apposito accordo, che determina la procedura per l'interazione elettronica e il tipo di firma elettronica.

Tipi di supporti per documenti elettronici

Uno dei principali vantaggi della documentazione elettronica è che consente di organizzare un lavoro rapido e di alta qualità con i documenti. I materiali in questo formato sono facili da firmare, anche se i dipendenti che devono firmarli sono distanti tra loro. Grazie a ciò, è possibile risparmiare un'enorme quantità di tempo e fatica. Inoltre, la presenza di un archivio elettronico evita la necessità di destinare molto spazio nell'organizzazione ad un archivio cartaceo. Per archiviare i documenti accumulati, sarà necessario allocare un'area adeguata sul territorio dell'impresa, nonché assumere un archivista altamente qualificato in grado di organizzare un lavoro qualificato con i materiali disponibili. Per archiviare un archivio elettronico è sufficiente un supporto rimovibile compatto o più dischi rigidi.

Ad esempio, l'uso dei dischi come supporti di memorizzazione impone requisiti piuttosto severi in termini di temperatura e umidità. La scelta corretta di questi parametri consente di garantire la sicurezza fisica dei supporti per decenni.

Archiviazione elettronica dei documenti

La conservazione dei documenti elettronici in un archivio richiede la presenza di supporti di grande capacità, poiché non sembra opportuno violare l'integrità della documentazione che costituisce un unico blocco semantico o si riferisce a un dipartimento.

La pratica dimostra che il sistema che si è sviluppato in un certo numero di imprese è caratterizzato dalle seguenti caratteristiche: i documenti necessari periodicamente (cioè costantemente richiesti) sono archiviati sui computer degli artisti il ​​cui accesso è aperto in relazione allo spettacolo dei doveri ufficiali. La documentazione, la cui necessità si presenta molto meno frequentemente, viene archiviata su un server di backup o su supporti esterni di diversa capacità (necessaria).

Esecuzione dei documenti in formato elettronico

L'esecuzione dei documenti in formato elettronico viene effettuata per analogia con i supporti cartacei. Di norma, molti EDMS dispongono di una serie di moduli standard per i documenti elettronici. Ciò è particolarmente vero quando si lavora con documentazione contabile e fiscale, dove la procedura di registrazione è chiaramente definita e regolamentata.

Inoltre, ciascuna organizzazione ha il diritto di creare i propri moduli personali in formato elettronico. Il loro utilizzo è consigliabile quando il volume di flusso di documenti elettronici è elevato, poiché semplifica notevolmente la necessità di compilare costantemente i dettagli.

Oggi esistono molti modi per creare una copia di un documento cartaceo, convertirlo dal formato cartaceo a quello elettronico, ecc. Se hai bisogno solo di una fotocopiatrice per creare copie di documenti cartacei, per convertire un documento cartaceo nel suo formato elettronico avrai bisogno non solo di attrezzature speciali, ma anche di software.

Come creare una versione elettronica di un documento?

Per creare una copia elettronica di un documento, l'utente avrà bisogno di uno scanner o di una MFP (dispositivo multifunzione). Naturalmente, se non è necessaria una stampante multifunzione, non dovresti acquistarne una; è più facile cavarsela con uno scanner. In primo luogo, costerà molto meno e, in secondo luogo, eseguirà esattamente la funzione di cui l'utente ha bisogno, ovvero scansiona un documento e lo converte in formato elettronico.

Per utilizzare lo scanner è necessario un software speciale: un driver. Di solito viene fornito con il dispositivo, ma se non è presente puoi sempre trovarlo su Internet. È possibile utilizzare il programma universale ABBY Finereader, che scansiona e riconosce direttamente il testo.

L'intera procedura per convertire un documento cartaceo in formato elettronico si riduce solo a queste due procedure (scansione e riconoscimento del testo). Per eseguire una copia elettronica di un documento, è necessario: andare al menu "Start" e nell'elenco di tutti i programmi trovare il driver per lo scanner o l'MFP o il programma ABBY Finereader ed eseguirlo. Dopo aver avviato il programma e lo scanner, è possibile aprire il coperchio e posizionarvi sopra un documento cartaceo con il testo rivolto verso il basso. Il documento deve essere posizionato sulla superficie dello scanner nel modo più uniforme possibile rispetto ai bordi della superficie di lavoro del dispositivo. Successivamente, è necessario premere il coperchio il più saldamente possibile in modo che la luce non cada sulla superficie di lavoro. Altrimenti il ​​documento elettronico risulterà sovraesposto, cioè la parte del testo colpita dalla luce non sarà visibile.

Successivamente, nelle impostazioni, dovresti selezionare i parametri di scansione ottimali, come colore, dimensione di output, risoluzione di output, ecc. Quando tutto è pronto, puoi fare clic sul pulsante "Scansione". Una volta completata la procedura, è necessario fare clic su "Riconoscimento", con l'aiuto del quale il testo verrà convertito in un formato elettronico, ad esempio .doc, e il documento potrà essere aperto in un editor di testo per apportare modifiche.

Ormai quasi tutte le imprese che si rispettano stanno abbandonando la gestione dei documenti cartacei, sostituendola con una più moderna. – la forma di esistenza più attuale di tutti i file moderni contenenti un'enorme quantità di informazioni importanti.

Principali vantaggi

Il vantaggio principale è che ti consente di lavorare in modo rapido ed efficiente. I materiali in questo formato sono facili da firmare, anche se tutti coloro che devono sottoscriverli sono distanti tra loro. Grazie a ciò, è possibile risparmiare un’enorme quantità di denaro e fatica.

Tra l'altro, la presenza di un archivio elettronico evita la necessità di conservare un numero enorme di documenti nell'organizzazione. Per archiviare i documenti accumulati, sarà necessario allocare un'area adeguata sul territorio dell'impresa, nonché assumere un archivista altamente qualificato in grado di comprendere rapidamente i materiali disponibili. Per archiviare un archivio elettronico è sufficiente un supporto rimovibile compatto o più dischi rigidi.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti Diadoc è il modo più semplice per scambiare documenti e fatture elettroniche giuridicamente rilevanti.

Cosa intendi per ED?

Un documento elettronico è materiale registrato su supporti speciali (dischi, unità flash USB, apparecchiature aggiuntive).

Può essere un intero insieme di immagini, file audio e simboli. Tale file può essere trasmesso nello spazio e nel tempo utilizzando speciali mezzi di telecomunicazione. I canali di telecomunicazione possono essere utilizzati anche per la pubblicazione, l'archiviazione e l'ulteriore elaborazione. La cosa principale qui è elaborare correttamente tutti i dati esistenti.

Inoltre, tale documento dovrebbe essere inteso come un modulo speciale con il quale è possibile utilizzare i dati per scopi completamente diversi. Stiamo parlando della registrazione delle informazioni su supporti materiali elettronici o magnetici, quindi della loro ulteriore elaborazione e invio a tutti i partecipanti al processo di correzione dei dati.

Tutto il materiale documentale convertito in formato elettronico è idoneo all'elaborazione nelle strutture informative esistenti e alla trasmissione tramite TCS. Tutti questi file sono suscettibili di elaborazione analitica, che può essere eseguita utilizzando i sistemi informativi.

Documento elettronico e firma digitale

I documenti elettronici devono avere valore legale, altrimenti non possono essere utilizzati quando si lavora con altre strutture. Puoi garantire la validità di un documento utilizzando una firma digitale elettronica, che ha le stesse funzionalità di una normale firma cartacea.

La firma digitale sarà rilevante se durante la sua formazione saranno soddisfatte una serie di condizioni:

• il certificato della chiave che controlla l'operazione della firma deve essere aggiornato al momento dell'approvazione dei file elettronici;
• devono essere fornite prove che consentano di determinare quando è stato firmato il file;
• l'autenticità della firma digitale deve essere confermata nello stesso file in cui viene utilizzata;
• la firma dovrà essere utilizzata conformemente alle informazioni specificate nel certificato allegato.

Per ottenere tale firma sarà necessario contattare un centro di certificazione. In questo caso, è necessario preparare in anticipo un pacchetto di documenti. L'ubicazione dell'organizzazione può essere chiarita presso la filiale territoriale della Cassa pensione russa, dove è anche possibile ottenere SNILS.

Oltre allo SNILS indicato sul certificato di pensione, dovrai fornire una copia del tuo passaporto e un'e-mail aggiornata. Inoltre, è necessario predisporre preventivamente una chiavetta USB, sulla quale i dipendenti del centro di certificazione dovranno annotare le chiavi e i certificati necessari per la vidimazione dei documenti elettronici.

Gli estremi di un documento informatico sono validi solo se questo è certificato con firma digitale elettronica. La firma digitale elettronica ha lo stesso significato della firma cartacea, tuttavia devono essere soddisfatte tutte le condizioni necessarie. La firma deve essere legale, registrata presso la CA.

Documentazione elettronica

Il concetto di documento elettronico prevede che possa consistere non solo di simboli comprensibili agli utenti. È consentita la presenza di informazioni non strutturate, che devono essere decrittografate dai sistemi operativi. La cosa principale è che il materiale deve essere conservato su un supporto speciale.

Una componente importante del documento è anche un modulo con una serie di attributi necessari per descriverlo. Pertanto, il file dovrebbe contenere informazioni su:

• la data della sua formazione;
• autore dei dati;
• nome del documento;
• formato necessario per la corretta lettura dei materiali.

Quanto più dettagliate sono le informazioni sul documento esistente, tanto più facile sarà lavorarci in futuro. Il documento elettronico e la gestione elettronica dei documenti sono strettamente interconnessi; senza il primo, la seconda è impossibile. Allo stesso tempo, la circolazione dei materiali sarà notevolmente semplificata se le organizzazioni che scambiano informazioni utilizzano gli stessi sistemi di telecomunicazione e apparecchiature software.

La documentazione elettronica può contenere materiali che possono essere utilizzati per ricercare file o classificarli secondo determinati criteri. Tutti i file esistenti possono avere risoluzioni diverse e potrebbero anche non contenere elementi strutturati. In questo caso il documento elettronico dipende direttamente dal suo proprietario. I materiali strutturati possono avere elementi speciali che consentono ad applicazioni aggiuntive esterne di ottenere dati sui singoli elementi del file.

I documenti cartacei ed elettronici non possono essere confrontati tra loro, perché i documenti digitali presentano numerosi vantaggi. Tra loro:

• possibilità di conservazione a lungo termine;
• comodità nell'eseguire operazioni aggiuntive (modifica, cancellazione, archiviazione, ecc.);
• la possibilità di cercare dati all'interno dei file utilizzando i marcatori chiave;
• facilità di elaborazione dei materiali utilizzando sistemi automatizzati utilizzati dalle organizzazioni che praticano la circolazione elettronica.

Ora esistono diversi formati per i documenti elettronici, ma il più popolare è il formato “odf”, comodo quando si lavora su qualsiasi software.

Il concetto e la struttura di un documento elettronico possono variare in modo significativo. Il software utilizzato per elaborarlo ha un enorme impatto su questo. Separatamente, dovrebbero essere evidenziati i materiali lavorati utilizzando 1C. Tali file sono significativamente diversi dagli altri perché non sono separati in documenti separati. Possono essere considerati solo come un'unità informativa con identificatori univoci e mezzi di modifica.

Tale documentazione può includere anche materiali creati come risultato del funzionamento attivo dei sistemi informativi applicati. Vengono generati dinamicamente utilizzando archivi di materiali esistenti. Pertanto non contengono alcuna informazione su se stessi e possono essere visualizzati solo tramite il sistema.

Non appena un documento viene stampato o visualizzato, cessa di esistere nel sistema come oggetto. D'ora in poi funziona come un'applicazione speciale. Se il file deve essere aperto utilizzando un altro software, dovrai convertirlo.

Quali documenti elettronici esistono

Un documento elettronico è un file contenente alcune informazioni che non sempre sono chiare all'utente. Per creare archivi e raccolte di questi file, è necessario conoscere la loro classificazione.

• In una forma di realizzazione, i materiali possono essere differenziati dalla presenza o dall'assenza di documenti stampati simili.
• I file possono differire anche per le informazioni che contengono. Questa classificazione si riferisce a:

1. testo,
2. Bene,
3. suono,
4. pubblicazioni multimediali,
5. prodotti software.

Queste ultime sono da considerarsi opere alienabili o pubblicazioni di singoli frammenti di testi e codici di programmi.

• La classificazione più ampia dovrebbe essere considerata i tipi di documenti elettronici in base allo scopo previsto. Molto spesso ci sono pubblicazioni ufficiali pubblicate da agenzie governative; di solito contengono regolamenti.
• Le pubblicazioni di produzione sono utilizzate nelle imprese. Portano informazioni sull'organizzazione della produzione esistente. Alcuni materiali sono stati creati appositamente per informare i lavoratori di determinate aree produttive sull'esistenza di standard e requisiti quando si trovano sul territorio delle imprese.
• Vengono prodotte pubblicazioni didattiche e di riferimento facili da usare. Puoi trovare le informazioni necessarie in un file di questo tipo in pochi secondi, questo ti consente di risparmiare un'enorme quantità di tempo e fatica. Tali documenti possono essere utilizzati non solo dagli studenti, ma anche dagli insegnanti.
• I partiti politici utilizzano molto spesso le pubblicazioni elettroniche come materiale elettorale. Contengono opere su questioni sociali destinate a un vasto pubblico di lettori. In tali materiali è molto spesso possibile trovare informazioni analitiche utilizzate da scienziati politici e sociologi di tutto il mondo.
• Un'altra classificazione dei documenti li distingue in base al metodo di distribuzione. Esistono pubblicazioni locali utilizzabili all'interno di una singola impresa, emesse anche in versione cartacea e in un numero limitato di copie identiche.
• Le pubblicazioni online sono destinate ad un ampio utilizzo, il loro numero non è limitato. Copie cartacee aggiuntive in questo caso non sono obbligatorie, ciò aumenta più volte il valore del documento elettronico. Tali documenti possono essere facilmente inviati agli archivi.

I documenti elettronici sono un'esigenza della società moderna

Ora sai cos'è un documento elettronico, quali tipi esistono e come possono essere utilizzati nella vita di tutti i giorni. In questo caso, le informazioni potrebbero trovarsi in file in formato crittografato. Per lavorare con loro, dovrai utilizzare le password esistenti, che possono essere modificate in qualsiasi momento.

Qualsiasi utente dei canali di telecomunicazione ha il diritto di creare i propri documenti. L'unica cosa di cui ha bisogno è un software speciale. Il periodo di conservazione di tali file è illimitato. Puoi eseguire qualsiasi operazione con loro in qualsiasi momento.