Sviluppo della tabella del personale dell'azienda. Cos'è la tabella del personale, come compilarla e dove posso scaricarla?

Il personale è un piano di personale. Alcune aziende trascurano la stesura di una tabella del personale, poiché non è un documento principale e il modulo n. T-3, utilizzato per la sua preparazione, è di natura consultiva. Tuttavia, nella pratica, il personale è necessario e aiuta il datore di lavoro sia per il controllo interno e la gestione, sia nella comunicazione con le autorità di ispezione. Oggi comprendiamo tutti gli aspetti della sua preparazione e conduzione.

Quali sono le conseguenze della mancanza di personale?

Di solito viene chiesto di presentare la tabella del personale agli ispettorati del lavoro e fiscali durante le ispezioni. La sua assenza è interpretata come una violazione della legislazione sul lavoro e sulla tutela del lavoro. Per tale violazione, il funzionario viene multato di 1-5 mila rubli, l'organizzazione - 30-50 mila rubli (articolo 5.27 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa).

La tabella del personale aiuta a giustificare il licenziamento dei dipendenti a causa della riduzione del personale quando si considera un caso in tribunale. Senza una tabella del personale, è difficile per un datore di lavoro dimostrare che il licenziamento è giustificato. Sarà inoltre impossibile dimostrare che al momento del licenziamento non c'erano posti vacanti nell'organizzazione che potessero essere offerti ai dipendenti licenziati (il datore di lavoro è obbligato a offrire altri posti di lavoro durante i licenziamenti ai sensi dell'articolo 179 del Codice del lavoro russo Federazione).

Chi e come dovrebbe elaborare e mantenere la tabella del personale?

In generale, redigere una tabella del personale è un sacro dovere di un economista del lavoro del dipartimento di organizzazione e remunerazione (Libro di riferimento sulle qualifiche per posizioni di manager, specialisti e altri dipendenti, Risoluzione del Ministero del Lavoro russo n. 37 di agosto 21, 1998). Tuttavia, in realtà, la tabella del personale è preparata da contabili, funzionari del personale e avvocati. Il capo dell'azienda e il capo contabile sono ufficialmente responsabili della tabella del personale, poiché la firmano.

La tabella del personale può essere redatta per qualsiasi periodo, ma solitamente viene redatta per un anno. Affinché questa procedura si svolga ogni volta senza intoppi, vale la pena descriverla nelle Istruzioni per il lavoro d'ufficio:

• indicare i termini e le regole per lo sviluppo e l'introduzione delle modifiche;
• modulo di un ordine per l'approvazione della tabella del personale;
• soggetti incaricati della formazione e firma del tavolo del personale e degli ordini;
• la composizione delle normative legali e locali del datore di lavoro, sulla base delle quali viene creata la tabella del personale;
• dipendenti con i quali è necessario coordinare il progetto di tabella del personale e le modifiche ad essa.

Quale modulo devo utilizzare per stilare un programma del personale?

La tabella del personale è un atto normativo locale che descrive la struttura organizzativa dell'azienda e del suo personale. Il programma è redatto secondo il modulo n. T-3 (Risoluzione n. 1 del Comitato statale di statistica della Federazione Russa "Sull'approvazione dei moduli unificati di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento" del 5 gennaio 2004) , che ha valore consultivo. Può essere adattato alle esigenze dell'azienda. Tuttavia, a nostro avviso, è meglio utilizzare il modulo n. T-3, poiché contiene tutti i dati necessari.

Come compilare il modulo n. T-3?

Compiliamo i dettagli del modulo come segue:

Nome dell'azienda devono attenersi integralmente a quanto sancito negli atti costitutivi, ivi compreso il nome abbreviato e il nome in lingua straniera. Se è presente un nome abbreviato, è indicato tra parentesi, dopo quello completo.

Codice dell'organizzazione— otto caratteri del codice secondo il classificatore panrusso delle imprese e delle organizzazioni (OKPO).

Data di preparazione nel formato HH.MM.AAAA

Validità. Viene indicato per quanto tempo sarà in vigore la tabella del personale e da quale data entrerà in vigore.

Compila i campi, sono 10 in totale.

Nome dell'unità strutturale indicato senza abbreviazione secondo la classificazione dei reparti approvata dal datore di lavoro. Se non è presente un classificatore, in ordine alfabetico o in ordine decrescente in base al numero dei dipendenti del dipartimento.

Se la fornitura di benefici ai dipendenti dipende dal nome della divisione, è necessario indicare il nome della divisione in conformità con i classificatori di settore delle industrie pericolose e altri documenti pertinenti.

Codice dell'unità strutturale. Indicati anche secondo il classificatore in cui sono disposti per importanza funzionale. Se non è presente un classificatore, i codici possono essere assegnati ai dipartimenti disposti in ordine alfabetico o secondo un altro principio.

Posizione (specialità, professione), grado, classe (categoria), qualifica. Indicato senza abbreviazioni come parte di una unità strutturale, a partire dal dirigente fino al tecnico appaltatore. Attenzione: i lavoratori hanno professioni, i dipendenti hanno posizioni (paragrafo 7 dell'articolo 144 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Numero di unità di personale indicato per ciascuna posizione o professione. Qualora sia previsto il lavoro a tempo parziale, esso è indicato nelle apposite quote (ad esempio 0,5; 2,75, ecc.).

Aliquota tariffaria, stipendio indicato nell'importo dello stipendio mensile a seconda del sistema di remunerazione (tariffa, stipendio, percentuale di profitto, coefficiente di partecipazione al lavoro, ecc.) L'importo dello stipendio deve essere indicato in rubli o in percentuale, coefficienti, ecc. È meglio abbandonare la pratica di indicare gli stipendi in dollari. Formalmente ciò non è vietato; il Codice del lavoro della Federazione Russa parla solo dell’obbligo del datore di lavoro di pagare lo stipendio in rubli. Cioè, lo stipendio viene semplicemente convertito in rubli al tasso di cambio attuale. Tuttavia, la pratica giudiziaria suggerisce che vi sia una violazione.

Il Codice del lavoro della Federazione Russa non contiene norme che vietano direttamente al datore di lavoro di fissare l'importo dei salari in valuta estera (unità convenzionali), poiché nella Parte 1 dell'Art. 131 del Codice del lavoro della Federazione Russa parla solo del pagamento dei salari in contanti nella valuta della Federazione Russa (in rubli). Ma secondo la parte 3 dell'art. 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa, la tariffa e lo stipendio hanno un importo fisso, che deve rimanere invariato durante la durata del contratto. E poiché lo stipendio è sempre calcolato al tasso di cambio attuale, un calo del tasso di cambio del dollaro, secondo la corte, può portare a un peggioramento delle condizioni di pagamento del dipendente.

Indennità. Le colonne 6-8 indicano incentivi e compensi stabiliti dalla legge o su iniziativa del datore di lavoro.

Nella colonna Totale indicare l'importo totale delle colonne 5-8 (stipendio e indennità), moltiplicato per il numero delle unità di personale.

Nota compilato se le informazioni nelle colonne del modulo sono ambigue e richiedono chiarimenti.

Il progetto di tabella del personale è firmato dal direttore e dal capo contabile.

Non dimenticare di inserire il numero del documento nell'apposita casella del modulo.

La bozza della tabella del personale è pronta, cosa accadrà dopo?

La tabella del personale è approvata con l'ordinanza pertinente per l'attività principale. Il testo dell'ordine indica il fatto dell'approvazione della tabella del personale, il numero totale di unità di personale e la data di entrata in vigore del documento. L'ordine viene firmato dal titolare dell'azienda o da altra persona autorizzata, e poi registrato nel Registro degli Ordini per le Attività Principali. Il numero di registrazione è stampigliato sull'ordine. Quindi l'ordine e la tabella del personale vengono inviati per la conservazione a tempo indeterminato, di norma, insieme ad altri ordini per l'attività principale.

Come apportare modifiche?

Poiché la tabella del personale è approvata con ordinanza, anche le modifiche ad essa vengono apportate con ordinanza. La data di emissione dell'ordine di modifica e la data di entrata in vigore della modifica solitamente non coincidono. Se le modifiche sono minori, vengono emesse modifiche al programma e, se sono su larga scala, viene redatto un nuovo programma del personale con un nuovo ordine per la sua approvazione.

Le modifiche ai livelli di organico di solito riguardano i dipendenti e sono quindi seguite da modifiche ai contratti di lavoro. Nella maggior parte dei casi, il loro utilizzo richiede il consenso dei dipendenti, il rispetto dei termini di notifica del personale, ecc.

Attenzione: la conoscenza da parte del dipendente dell'ordine di modifica della tabella del personale non conferma il suo consenso a modificare i termini del contratto di lavoro.

Vediamo come riflettere i cambiamenti negli stipendi dei dipendenti. Il datore di lavoro è obbligato a informare il personale di ciò con due mesi di anticipo, quindi a emettere un ordine per apportare modifiche alla tabella del personale. L'ordinanza specifica le posizioni, i nuovi stipendi e la data di entrata in vigore delle modifiche. I dipendenti del dipartimento Risorse umane che apporteranno modifiche ai contratti di lavoro acquisiscono familiarità con l'ordine al momento della firma.

Quindi vengono conclusi ulteriori accordi con i dipendenti. Non è sufficiente limitarsi al fatto di aumentare o diminuire lo stipendio: è necessario indicare i motivi (secondo gli articoli 22 e 132 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lo stipendio di un dipendente dipende dalle qualifiche, dalla complessità del lavoro il lavoro svolto, la quantità e la qualità del lavoro impiegato). Altrimenti il ​​dipendente, ad esempio, potrà richiedere un pagamento aggiuntivo per periodi precedenti in cui ha fatto la stessa cosa, ma per meno soldi.

Attenzione: ridurre unilateralmente i salari ai sensi dell'art. 74 del Codice del lavoro della Federazione Russa è possibile solo quando cambiano le condizioni di lavoro organizzative o tecnologiche. Ad esempio, quando si adotta una nuova politica di gestione del personale, quando si modernizza la produzione, si riduce il volume della produzione o si riorganizza la produzione.

Tuttavia, per tale manovra, la posizione e le qualifiche del dipendente non devono cambiare; il datore di lavoro deve dimostrare che le condizioni specificate nel contratto di lavoro non possono essere mantenute, e la mancata decisione di ridurre gli stipendi porterebbe a massicce riduzioni del personale. . Le argomentazioni sotto forma di diminuzione della domanda di servizi o prodotti o di calo dei profitti non sono sufficienti.

Chi è responsabile della stesura della tabella del personale nell'impresa?

La tabella del personale (SH) è uno dei documenti principali utilizzati allo scopo di pagare il personale assunto e tenere la contabilità dell'impresa. Inoltre, ShR è indispensabile nella gestione dei documenti del personale. Pertanto, la risposta alla domanda su chi redige la tabella del personale in un'impresa dipende dalle dimensioni e dalla struttura organizzativa dell'impresa.

La compilazione e il mantenimento della RS possono essere incaricati:

• l'ispettore dell'ufficio del personale, se opera, o il dipendente incaricato della tenuta dei registri del personale (quest'ultimo può essere un avvocato, un segretario, un responsabile dell'ufficio, ecc.);
• capo contabile o impiegato contabile quando viene creata tale unità;
• il direttore generale dell'impresa quando il capo contabile è assente dal personale della società.

Nel primo caso, tutti e 3 i livelli partecipano all'adozione del programma (l'addetto al personale lo redige, il capo contabile lo verifica e vidima, il dirigente lo approva emettendo apposito ordine). In quest'ultimo caso, tutte le azioni vengono eseguite direttamente dal capo della persona giuridica.

Con quale frequenza è necessario compilare una tabella del personale?

Alla domanda sulla frequenza con cui è necessario elaborare un programma del personale, è necessario rispondere che il programma viene redatto una volta e successivamente modificato secondo necessità. La RS iniziale viene redatta al momento della creazione dell'impresa e la direzione viene determinata con il numero di dipendenti in determinate posizioni e specialità necessarie per il suo funzionamento. Per comodità, cercano di correlare questo momento con l'inizio dell'anno solare o il primo giorno del mese per evitare domande relative alla busta paga.

Qualora i dati subiscano variazioni, la RS dovrà essere adeguata agli stessi mediante modifiche. Per informazioni su come farlo correttamente, leggi il nostro articolo Come apportare correttamente modifiche alla tabella del personale? .

Come elaborare correttamente un programma del personale: elaboriamo un esempio per il periodo 2018-2019

Spesso i manager di piccole persone giuridiche si pongono la domanda: come compilare la tabella del personale e dove posso vedere un campione della sua progettazione? In questa sezione ti spiegheremo come creare correttamente una tabella del personale.

Esiste un modulo ShR unificato (modulo T-3, approvato dalla risoluzione Goskomstat n. 1 del 01/05/2004), tuttavia, dal 01/01/2013, data di entrata in vigore della legge "Sulla contabilità" di 12/06/2011 n. 402-FZ, applicare questo modulo non necessario. Puoi sviluppare il tuo modello.

Analizziamo un esempio di compilazione della tabella del personale utilizzando come esempio il modulo approvato. Si consiglia di scriverci:

1. Dati comuni:
   • nome dell'impresa;
   • numero e data di registrazione, periodo di validità della tabella del personale;
   • i dettagli dell'ordine con cui il documento è stato approvato.
2. Il programma stesso è in forma tabellare con le seguenti colonne:
   • nome dell'unità strutturale e relativo codice (se disponibile);
   • il nome delle specialità richieste e delle posizioni del personale;
   • il numero delle unità di personale, e il numero può essere intero (1, 2) o frazionario (0,5 o 0,25), quando non è richiesta la presenza di un determinato dipendente per l'intera giornata lavorativa;
   • stipendio ufficiale;
   • indennità (se presenti);
   • l'importo dei pagamenti per ciascuna posizione e per l'intera impresa (determinato aggiungendo lo stipendio e le indennità per ciascuna posizione e moltiplicando per il numero di unità di personale).
3. Firme:
   • Ispettore del dipartimento risorse umane (capo dipartimento se disponibile);
   • il capo contabile o la persona che svolge le sue funzioni presso l'impresa.

Un esempio di compilazione della tabella del personale può essere scaricato dal link: Esempio di compilazione della tabella del personale per gli anni 2018-2019.

Abbiamo esaminato come creare una tabella del personale. Per redigere questo documento è possibile utilizzare il modulo approvato o comporlo in qualsiasi forma. Dall'SHR è possibile conoscere la struttura dell'impresa, il numero dei dipendenti e l'importo mensile necessario per pagare il personale.

Personale: forma e contenuto 14/04/2015

Il personale: forma e contenuto

Un atto locale speciale è la tabella del personale. Si tratta di un documento molto importante e vincolante.

Attenzione, non lasciarti confondere!

I datori di lavoro a volte redigono documenti “simili” alla tabella del personale: “Struttura e personale” o “Posizioni di copertura e personale”. Questi documenti non sono identici alla tabella del personale e la loro presenza non esclude l’obbligo del datore di lavoro di mantenere una tabella del personale. Documento "Struttura e personale" contiene l'elenco delle divisioni strutturali in ordine di importanza per l'impresa (prima l'amministrazione, poi la contabilità, poi le divisioni produttive, ecc.). All'interno delle divisioni strutturali è fornito l'elenco delle posizioni in ordine gerarchico, indicando nella colonna corrispondente il numero di unità di personale per ciascuna posizione.

Documento “Copertura di posti e personale” - Questa è una versione funzionante della tabella del personale. Viene redatto sulla base della tabella del personale e in essa vengono inseriti i cognomi e le iniziali (o cognomi, nomi e patronimici) dei dipendenti di fronte a ciascuna posizione prevista nella tabella del personale.

Forma e contenuto della tabella del personale

Il Comitato statistico statale della Federazione Russa, con risoluzione del 5 gennaio 2004 N 1, ha approvato una forma unificata di personale - modulo n. T-3.

Secondo la parte 4 dell'art. 9 della legge federale del 06.12.2011 N 402-FZ “Sulla contabilità” (di seguito denominata legge sulla contabilità), entrata in vigore il 01.01.2013: “Forme dei documenti contabili primari approvato dal capo dell'entità economica su raccomandazione del funzionario responsabile della contabilità. Le forme dei documenti contabili primari per le organizzazioni del settore pubblico sono stabilite in conformità con la legislazione di bilancio della Federazione Russa."

Guidati da questa disposizione, i datori di lavoro ora approvano in modo indipendente la forma del personale.

Tuttavia, oggi, di regola, prendono per sé lo stesso modulo approvato dal Comitato statistico statale e talvolta lo integrano con le colonne e le colonne di cui hanno bisogno.

Citiamo la “fonte primaria”.

È questa forma che i datori di lavoro di solito prendono come base quando sviluppano la propria versione.

Le istruzioni per la compilazione della documentazione del personale primario (secondo la Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 N 1) contengono raccomandazioni per la preparazione della tabella del personale, che sono applicabili anche ai casi in cui i datori di lavoro migliorano la forma del personale tavolo:

“Nella compilazione della colonna 4, il numero di unità di personale per le pertinenti posizioni (professioni), per le quali è previsto il mantenimento di un'unità di personale incompleta, tenendo conto delle peculiarità del lavoro a tempo parziale secondo la normativa vigente del Federazione Russa, è indicato nelle quote appropriate, ad esempio 0,25; 0,5; 2,75, ecc.

Nella colonna 5 “Aliquota tariffaria (stipendio), ecc.” lo stipendio mensile è indicato in rubli in base all'aliquota tariffaria (stipendio), alla tariffa, alla percentuale delle entrate, alla quota o alla percentuale dell'utile, al coefficiente di partecipazione al lavoro (KTU), al coefficiente di distribuzione, ecc., a seconda del sistema di remunerazione adottato in l'organizzazione in conformità con la legislazione vigente della Federazione Russa, i contratti collettivi, i contratti di lavoro, gli accordi e i regolamenti locali dell'organizzazione.

Le colonne 6-8 "Aggiunte" mostrano incentivi e compensi (bonus, indennità, pagamenti aggiuntivi, pagamenti di incentivi) stabiliti dall'attuale legislazione della Federazione Russa (ad esempio, indennità settentrionali, indennità per un titolo accademico, ecc.), come così come quelli introdotti a discrezione dell'organizzazione (ad esempio, relativi al regime o alle condizioni di lavoro).

Se per un'organizzazione è impossibile compilare le colonne 5–9 in rubli a causa dell'uso di altri sistemi di remunerazione in conformità con l'attuale legislazione della Federazione Russa (senza tariffe, misti, ecc.), queste colonne vengono riempite nelle opportune unità di misura (ad esempio, in percentuali, coefficienti, ecc.).

Approvato con ordine (istruzione) firmato dal capo dell'organizzazione o da una persona da lui autorizzata a farlo».

Durante lo sviluppo e l'approvazione del modulo per il personale, il datore di lavoro può integrare il modulo con le nuove colonne e colonne di cui ha bisogno (ad esempio, per includere informazioni sui bonus, sul sistema di pagamento a cottimo).

Quando si compila il modulo per il personale, è importante garantire che le informazioni (stipendi, numero di unità di personale, titoli professionali) corrispondano alla situazione reale e ad altri documenti e non contraddicano la legge.

Ripartizioni strutturali nella tabella del personale

I nomi delle unità strutturali sono scritti per esteso, senza abbreviazioni.

In quale ordine sono indicate le divisioni strutturali? La legge non risponde a questa domanda, lasciandola alla discrezione dei datori di lavoro. In pratica vengono utilizzati diversi approcci:

Per grado di importanza (prima amministrazione, poi contabilità, poi reparti produttivi, ecc.),

In ordine decrescente di numero di unità strutturali,

In ordine alfabetico.

Alcune aziende adottano istruzioni per la gestione dei registri del personale, in cui, tra le altre sfumature nella compilazione della documentazione del personale, viene determinata la sequenza di indicazione delle unità strutturali nella tabella del personale.

Se il numero di dipendenti del datore di lavoro è ridotto e semplicemente non esistono divisioni strutturali, non è necessario compilare la colonna 1. Anche in pratica in questi casi è possibile aggiungere dei trattini.

Alcuni datori di lavoro non includono unità strutturali come filiali e uffici di rappresentanza, credendo erroneamente che dovrebbero avere livelli di personale separati. Questo è sbagliato.

Il datore di lavoro deve mantenere la tabella del personale.

Riteniamo che le filiali e gli uffici di rappresentanza non debbano approvare le proprie tabelle del personale, poiché non sono entità giuridiche indipendenti o datori di lavoro indipendenti (articolo 20 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

La tabella del personale dell'organizzazione dovrebbe riflettere l'intera struttura dell'organizzazione, tutte le sue divisioni, comprese filiali e uffici di rappresentanza.

Per comodità di lavoro, vengono realizzate copie della tabella del personale o un estratto della stessa per filiali e uffici di rappresentanza.

IN colonna "codice" sono indicati i codici delle unità strutturali assegnate dal datore di lavoro. I codici facilitano la determinazione della posizione di ciascun dipartimento o gruppo nella struttura complessiva dell'organizzazione.

Nomi di posizioni, professioni, specialità nella tabella del personale

Il nome di ciascuna posizione (specialità, professione) è indicato per intero, senza abbreviazioni.

Secondo la parte 2 dell'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, se, in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa, altre leggi federali, la fornitura di compensi e benefici o la presenza di restrizioni è associata all'esercizio del lavoro in determinate posizioni, professioni , specialità, i nomi di queste posizioni, professioni o specialità e i relativi requisiti di qualificazione devono corrispondere ai nomi e ai requisiti specificati nei libri di consultazione delle qualifiche approvati secondo le modalità stabilite dal governo della Federazione Russa, o alle pertinenti disposizioni di diritto professionale standard.

Le posizioni (specialità, professioni) sono solitamente indicate per anzianità, cioè in ordine gerarchico: dirigente, deputati, specialisti, esecutori tecnici, ecc.

Se ci sono posizioni (specialità, professioni) che non fanno parte di alcuna unità strutturale, possono essere registrate come “altro personale”.

Stipendi dei dipendenti nella tabella del personale

Gli stipendi non possono essere fissati al di sotto del minimo stabilito dalla legge.

Secondo la parte 3 dell'art. 133 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lo stipendio mensile di un dipendente che ha lavorato per intero l'orario di lavoro standard durante questo periodo e ha soddisfatto gli standard lavorativi (doveri lavorativi) non può essere inferiore al salario minimo.

Secondo la parte 11 dell'art. 133.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lo stipendio mensile di un dipendente che lavora nel territorio del soggetto corrispondente della Federazione Russa e che ha un rapporto di lavoro con un datore di lavoro per il quale è in vigore un accordo regionale sul salario minimo in vigore non può essere inferiore al salario minimo in questa materia della Federazione Russa, a condizione che il dipendente specificato abbia lavorato completamente durante l'orario di lavoro standard durante questo periodo e abbia adempiuto alle norme lavorative (mansioni lavorative).

Nella tabella del personale Non è possibile impostare stipendi diversi per le stesse posizioni e fasce di stipendio.

Secondo l'art. 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro è obbligato a garantire ai dipendenti la stessa retribuzione per un lavoro di pari valore, quindi se si assegnano salari diversi a due contabili che lavorano secondo la stessa descrizione del lavoro (cioè con le stesse responsabilità lavorative), allora, a nostro avviso, ciò non corrisponderà alla legge.

Alcuni datori di lavoro stabiliscono fasce salariali nella tabella del personale, ad es. nella colonna dove va indicato lo stipendio scrivono, ad esempio, “da 20.000 a 30.000”.

La legislazione del lavoro non prevede la possibilità di stabilire fasce salariali.

Secondo l'art. 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lo stipendio (stipendio ufficiale) è un importo fisso di remunerazione per un dipendente per lo svolgimento di compiti lavorativi (ufficiali) di una certa complessità per un mese di calendario senza tener conto di compensi, incentivi e sociali pagamenti.

Secondo l'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, le condizioni obbligatorie per l'inclusione in un contratto di lavoro sono i termini di remunerazione (compresa l'entità della tariffa o dello stipendio (stipendio ufficiale) del dipendente, pagamenti aggiuntivi, indennità e incentivi).

Se si stabilisce una fascia salariale nella tabella del personale e poi anche nel contratto di lavoro del dipendente, a nostro avviso ciò non sarà conforme alla legge. È possibile uscire legalmente da questa situazione stabilendo uno stipendio fisso e le relative indennità e bonus.

Il libro è destinato principalmente ai principianti nella gestione dei documenti del personale, ma sarà molto utile anche per specialisti esperti con esperienza nella conduzione del lavoro del personale in organizzazioni e imprenditori. Il primo volume descrive in dettaglio la preparazione di vari documenti relativi al personale, l'assunzione di dipendenti, i trasferimenti ad altro lavoro e altre modifiche ai termini del contratto di lavoro (previo accordo delle parti e su iniziativa del datore di lavoro), lo spostamento di dipendenti in un altro luogo di lavoro, allontanamento dal lavoro, assegnazione di lavoro aggiuntivo a un dipendente al fine di combinare posizioni (professioni), ampliare le aree di servizio, aumentare il volume di lavoro, svolgere le mansioni di un dipendente temporaneamente assente, riguarda la tutela dell'attività del datore di lavoro segreti e dati personali dei dipendenti.

organizzazioni (modulo T-3) è uno dei documenti personali obbligatori che devono essere presenti in ogni impresa. Puoi utilizzare il modulo T-3 come modulo per il personale oppure puoi sviluppare autonomamente un modulo conveniente per la tua organizzazione, che terrà conto delle caratteristiche individuali delle tue attività. È possibile scaricare la tabella del personale T-3 di seguito. Come compilare correttamente questo modulo?

Esempio di programma del personale

Il modulo T-3 contiene informazioni sul personale dell'organizzazione. Ciò include informazioni sulle divisioni dell'impresa, il nome delle unità lavorative e il loro numero. Inoltre, per ciascuna posizione sono indicati l'aliquota tariffaria, i vari bonus e indennità. Successivamente, vengono calcolati i costi mensili totali per tutte le posizioni. Pertanto, la tabella del personale consente di valutare il livello del budget salariale mensile.

Questo documento del personale è approvato; può essere redatto, ad esempio, all'inizio dell'anno o dall'inizio delle attività dell'organizzazione. L'organizzazione sceglie autonomamente il periodo di validità. Se l'organizzazione si sta sviluppando in modo dinamico, ha senso elaborare ogni anno una nuova tabella del personale e indicarne il periodo di validità - 1 anno. Se l'organizzazione non è grande, forse il tuo programma durerà diversi anni. In ogni caso, sul modulo T-3 è necessario indicare la data di inizio del documento e il periodo di validità.

Se, nel corso delle sue attività, si verificano alcuni cambiamenti minori nel personale dell'impresa (cambia il numero di unità di personale, cambia lo stipendio di alcune unità lavorative, cambia il nome della posizione), allora ha senso non approvare una nuova tabella del personale, ma per modificare quella attuale. Per fare ciò, il manager redige un ordine corrispondente e le modifiche necessarie vengono apportate all'attuale modulo T-3. Se i cambiamenti sono diffusi a causa, ad esempio, di , allora è meglio redigere una nuova tabella del personale.

La redazione del presente documento è affidata agli addetti dell'ufficio del personale e, in mancanza di questi, agli addetti dell'ufficio contabilità.

Il modulo T-3 stesso viene compilato in modo abbastanza semplice: è necessario compilare un'intestazione e una tabella con le posizioni.

La tabella del personale nel modulo T-3 contiene informazioni sulle divisioni strutturali dell'impresa indicandone i codici secondo la classificazione interna dell'organizzazione; nomi delle posizioni secondo il classificatore OKPDTR e il loro numero. Si riflette anche il sistema di remunerazione per questa posizione (stipendio, indennità).

Lo stipendio totale per ciascuna unità lavorativa viene moltiplicato per il numero di queste unità, il valore risultante rifletterà il budget mensile per i dipendenti di questa posizione. Successivamente, vengono sommati gli stipendi mensili di tutte le posizioni e si ottiene un budget mensile per l'intero personale dell'organizzazione.

Una volta completato, il modulo T-3 viene sottoposto per l'approvazione al manager, che inserisce un segno di approvazione nella parte superiore del modulo.

Per organizzare i documenti del personale in un'azienda, i funzionari delle risorse umane e i contabili principianti sono perfettamente adatti al corso dell'autore di Olga Likina (contabile M. Gestione video) ⇓

Tabella del personale dell'organizzazione (modulo T-3). Esempio di progettazione

Consideriamo se è necessaria una tabella del personale in un'organizzazione e come svilupparla; Qual è la procedura per approvare il proprio modulo di documento? Studieremo questioni complesse, ad esempio la procedura per l'approvazione della tabella del personale se l'azienda ha divisioni separate o ha un solo dipendente.

Personale: essere o non essere

Innanzitutto, scopriamo se la tabella del personale (SH) è un documento contabile primario e se la sua presenza è obbligatoria nell'organizzazione.

Il 1 gennaio 2013 è entrata in vigore la legge federale del 6 dicembre 2011 N 402-FZ "Sulla contabilità" (di seguito denominata legge N 402-FZ), secondo la quale ogni fatto della vita economica di un'organizzazione è soggetto a registrazione come documento contabile primario contenente i soli requisiti obbligatori. Allo stesso tempo, il diritto di scegliere la forma dei documenti primari (unificati o sviluppati in modo indipendente) appartiene ora al datore di lavoro<1>.

Per vostra informazione. I fatti della vita economica includono una transazione, un evento, un'operazione che ha o è in grado di influenzare la posizione finanziaria di un'entità economica, il risultato finanziario delle sue attività e (o) il flusso di cassa.

Le opinioni degli esperti sulla natura obbligatoria del personale variano. A nostro avviso dovrebbe essere approvato dall'organizzazione. Questa conclusione discende dall’interpretazione dell’art. Arte. 15, 57, 66, 81 Codice del lavoro della Federazione Russa. Quindi, nell’art. Arte. 15 e 57 indicano la necessità che il lavoratore e il datore di lavoro definiscano e fissino nel contratto di lavoro “la funzione lavorativa (lavoro secondo la posizione secondo la tabella del personale…)”. Allo stesso tempo, in molti articoli del Codice del lavoro della Federazione Russa non esiste alcuna clausola "se presente".<2>e dando il diritto di scelta, se questa presenza (di un'autorità, di un documento, di una circostanza) non è confermata.

Inoltre, all'art. 57 stabilisce che il lavoratore e il datore di lavoro possono prevedere una condizione aggiuntiva per chiarire il luogo di lavoro (indicando l'unità strutturale e la sua ubicazione) e (o) il luogo di lavoro. Le informazioni sull'unità strutturale sono contenute nella tabella del personale e si rifletteranno successivamente nel libro di lavoro del dipendente (articolo 66 del Codice del lavoro della Federazione Russa, clausola 3.1 delle Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro<3>).

Allo stesso tempo, non bisogna dimenticare motivi di licenziamento come "riduzione del numero o del personale dei dipendenti" (clausola 2, parte 1, articolo 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa). In assenza di una tabella del personale, è quasi impossibile dimostrare la legalità del licenziamento dei dipendenti su questa base, così come la validità degli importi di denaro pagati a tali dipendenti, sia all'ispettorato del lavoro, sia al fisco. autorità o al tribunale.

La conclusione sulla necessità di personale è supportata anche dallo statuto<4>e prassi giudiziaria consolidata.

In ogni caso, la sua presenza minimizza i rischi di pretese da parte delle autorità di vigilanza fiscale e giudiziarie. Pertanto, il datore di lavoro dovrebbe approvare la tabella del personale.

Approviamo il programma

La tabella del personale è un atto normativo locale dell'organizzazione, che registra in forma consolidata l'attuale divisione del lavoro tra i dipendenti e le condizioni di pagamento del loro lavoro (Lettera di Rostrud del 23 gennaio 2013 N PG/409-6-1 ). Cioè, la tabella del personale riflette gli eventi nei rapporti di lavoro che possono avere un impatto sulla posizione finanziaria dell'organizzazione e (o) sul flusso di cassa. Infatti, un'organizzazione (soprattutto quella di nuova creazione) o un altro datore di lavoro non ha il diritto di assumere lavoratori in assenza di un tavolo del personale.

In precedenza, era obbligatoria una forma unificata di personale, approvata con risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 N 1 "Sull'approvazione delle forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento". Tuttavia, dal 2013, il suo utilizzo è diventato facoltativo. E sebbene molte organizzazioni utilizzino ancora moduli unificati, non bisogna perdere l'opportunità offerta dal legislatore e adattarla alle esigenze di un particolare datore di lavoro.

Scegliere un metodo

Tenuto conto di quanto previsto dall'art. 9 della legge N 402-FZ, prima di redigere la tabella del personale dell'organizzazione, è necessario approvarne la forma, così come le forme di altri documenti sulla contabilità e sul pagamento del lavoro.

Puoi farlo in due modi:

— approvare con separato provvedimento dell'organizzazione con allegata la relativa modulistica;

- riflettere nella politica contabile dell'organizzazione a fini contabili quali forme di documenti contabili primari (unificati o sviluppati in modo indipendente) vengono utilizzati per documentare i fatti della vita economica (vedere esempio 2 di seguito). In questo caso, i moduli dei documenti specificati dovrebbero essere allegati alle politiche contabili (vedere esempio 3 di seguito).

Va notato che a causa delle politiche contabili obbligatorie per la maggior parte dei datori di lavoro ai sensi dell'art. 8 della legge N 402-FZ, è preferibile il secondo metodo di fissazione delle forme utilizzate dei documenti primari.

Ordine di approvazione

Pertanto, il datore di lavoro ha deciso di approvare la tabella del personale utilizzando un modulo sviluppato in modo indipendente. Per cominciare, deve essere emesso un ordine appropriato.

I cambiamenti

Anche le modifiche alla tabella del personale approvata e attuale vengono apportate per ordine, riflettendo modifiche specifiche o approvando una nuova edizione dello ShR.

Come ha osservato Rostrud nella lettera n. 428-6-1 del 22 marzo 2012, la tabella del personale cambia se le unità o le posizioni strutturali vengono rinominate, se cambiano gli stipendi o se il numero o il personale dei dipendenti viene ridotto. La frequenza e la frequenza dei cambiamenti nella tabella del personale sono determinate dal datore di lavoro.

Requisiti

Tieni presente: una tabella del personale sviluppata in modo indipendente deve contenere sia le informazioni sull'ordine che ne ha approvato la forma, sia i dettagli del documento con cui è stata attuata (vedi esempio 7).

Inoltre, nella tabella del personale sviluppata dall'organizzazione non è necessario indicare il periodo di validità (a differenza del modulo unificato). È sufficiente indicare la data di entrata in vigore della tabella del personale.

Organizzazioni di nuova creazione

Viene redatta la tabella del personale, anche se solo il manager lavora nell'organizzazione appena creata. Esistono due opzioni possibili per presentare le unità del personale:

— oppure è indicato solo il responsabile;

— oppure vengono immediatamente registrati il ​​personale richiesto e il numero dei dipendenti.

Filiali e uffici di rappresentanza

Separatamente, va detto della tabella del personale di un'organizzazione che ha filiali, uffici di rappresentanza o altre divisioni separate.

Nella nuova forma di organico è possibile prevedere l'assegnazione di unità non solo strutturali, ma anche separate.

Se La tabella del personale è elaborata dal dipartimento in modo indipendente(e tale diritto dovrebbe essere previsto nello statuto dell'organizzazione, nel regolamento dell'unità e nella procura del capo dell'unità), allora è consigliabile prevedere una procedura di approvazione e indicare i dettagli dell'approvazione nella tavolo del personale stesso.

Compilazione di singole colonne

Particolare menzione va fatta per la compilazione delle colonne “Stipendio”, ecc.: l'importo dello stipendio deve essere lo stesso; non è consentita l'indicazione della cosiddetta “forchetta”, in quanto ai sensi dell'art. 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il pagamento deve essere uguale per lo stesso lavoro.

Nota. Puoi leggere le regole per la compilazione di colonne della tabella del personale come "Posizione", "Numero di unità di personale", "Aliquota tariffaria (stipendio), ecc.", "Bonus" nell'articolo "Tabella del personale in domande e risposte” a pag. 46 rivista N7, 2009.

Se necessario, riflessione Per le stesse posizioni con retribuzioni diverse(e non gli stipendi), consigliamo di stabilire categorie o gradi per la posizione, oppure di regolarlo stabilendo indennità (pagamenti aggiuntivi) a seconda delle qualifiche dei dipendenti. Anche Rostrud aderisce a questa posizione (Lettera del 27 aprile 2011 N 1111-6-1).

Pertanto, il datore di lavoro, quando sviluppa un modulo per il personale allo scopo di stabilire indennità personali e pagamenti aggiuntivi ai dipendenti, può presentare informazioni nella colonna "Indennità, pagamenti aggiuntivi" come mostrato nell'esempio:

Esempio di formattazione della colonna "Indennità, pagamenti aggiuntivi" nella tabella del personale.

Se in un'organizzazione la retribuzione dei dipendenti è costituita da stipendi (o stipendi e bonus pagati in modo irregolare), la colonna "Indennità, pagamenti aggiuntivi" può essere esclusa. E viceversa: se il datore di lavoro utilizza bonus regolari per stimolare il lavoro dei dipendenti, allora è possibile aggiungere la colonna “Bonus”, sempre per comodità, evidenziando le sottocolonne “Base” e “Importo, strofinare”. (vedi esempio 12).

Progettazione di esempio delle colonne "Bonus" e "In mano" nella tabella del personale.

Per alcuni datori di lavoro, a causa della necessità di conformarsi all'art. Arte. 133 e 133.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa, sarebbe utile aggiungere le colonne “Per pagamento” o “In mano” (esempio 12).

Estratto dalla tabella del personale

Va ricordato che ai sensi dell'art. 62 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro è tenuto a fornire al dipendente, su sua richiesta, i documenti relativi al suo lavoro, compresi estratti di documenti (articolo 88 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Riteniamo pertanto opportuno approvare anche il modulo Estratti dalla tabella del personale (non esiste un modulo unificato).

Disposizione del personale

La tabella del personale è un documento pianificato e impersonale. Pertanto, non dovresti “caricarlo” di informazioni. Dopotutto, questo documento può essere presentato alle autorità fiscali o giudiziarie, che non dovrebbero conoscere informazioni “extra”. Per fissare la posizione effettiva del collocamento del personale (per nome) e della retribuzione (tenendo conto dei bonus “fluttuanti”), è consigliabile utilizzare l'accordo sul personale. Il documento può essere in formato cartaceo o elettronico e contenere tutte le informazioni sui dipendenti richieste dal datore di lavoro (vedi esempio 14).

Disposizione del personale.

Società a responsabilità limitata "SportInvest"

(SportInvest LLC)

Personale al 03.11.2014

Suddivisione strutturale	Titolo di lavoro	Numero di unità di personale	Cognome I.O.	Stipendio, (strofinare)	Indennità, supplementi	Premi	Totale (gr. 6 + gr. 8 + gr. 10)	Informazioni aggiuntive
Base	Importo (sfregamento)	Base	Importo (sfregamento)
Nome	Codice
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Direzione	01	Amministratore delegato	1	Avakumov A.V.	60 000					55 000
segretario	1	Belkina N.A.	30 000	Per la conoscenza delle lingue straniere	2000			32 000	Congedo di maternità fino al 25 dicembre 2014
Amministratore di sistema	0,75	Volgin I.L.	21 330					15 997,50	Dipendente nel luogo di lavoro principale
<…>
Contabilità	02	Contabile	1	Gromova K.T.	25 000	Aumento del volume di lavoro (DS fino al 06/04/2010)	5550			30 550
Contabile	1	Drevko OK	25 000					24 850	Congedo parentale fino a 3 anni (11 dicembre 2014 – rientro al lavoro)
Contabile	1	Eremina E.M.	25 000	Ampliamento dell'area di servizio (DS fino al 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Reparto vendite	03	Manager	1	Ghianda U.A.	30 000			Per aver superato il piano di vendita	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
capo dipartimento	1	Zorin I.A.	35 000			Per aver superato il piano di vendita	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Reparto consegne	04	Specialista	0,5	Ilyin B.B.	15 000					7500	Lavoratore esterno part-time
capo dipartimento	1	Klaus V.V.	25 000					25 000
Ufficio marketing	05	Specialista	1	Lomov Ya.R.	24 400					24 400	Bambino sotto i 3 anni (nato il 02/06/2012)
Specialista	1	Mishin T.A.	24 400					24 400
		capo dipartimento	1	POSTO VACANTE
<…>

Opinione. Maria Kolganova, Professore associato, Dipartimento di diritto commerciale e del lavoro, Università statale di management

Nella teoria giuridica, una delle caratteristiche principali dei rapporti di lavoro è sempre stata considerata l'inclusione di un nuovo dipendente nello staff dell'organizzazione. L'importanza di questa azione è legata allo status giuridico del dipendente all'interno dell'organizzazione. L'inclusione di un dipendente nello staff dell'organizzazione “riempie” un posto vacante preesistente, determina il suo posto nel sistema di organizzazione e gestione dei processi lavorativi all'interno dell'azienda, predetermina la componente principale dell'importo dei suoi guadagni (stipendio ufficiale, stipendio, tariffa tariffa), consolida e legittima la differenziazione degli adeguamenti salariali per conto di indennità, integrazioni, KTU e altri pagamenti che consentono, nel rispetto dei sistemi retributivi approvati dall'organizzazione, di personalizzare i guadagni del personale.

Nota. Vedi l'articolo “Come organizzare il lavoro con i dati personali nei dipartimenti HR” a pag. 40 rivista N 3, 2012.

Le aziende che forniscono personale a terzi si trovano ad affrontare seri problemi in queste questioni. Tali organizzazioni (agenzie per l'impiego private) possono formalmente soddisfare l'obbligo di avere una tabella del personale, ma da un punto di vista legale è creata in una vera organizzazione e per posti di lavoro reali, e non in base ad un contratto civile con un intermediario.

Nota. Si veda l'articolo “10 errori da non commettere nella redazione di documenti relativi ai dati personali” a pag. 52 rivista N 3, 2012.

Le aziende che trasferiscono manodopera assunta con contratto di somministrazione non creano veri posti di lavoro e non investono nella produzione e nel suo ammodernamento. In caso di fallimento di un'organizzazione intermediaria, la sua proprietà (spesso affittata) non può essere garante del risarcimento per il mancato guadagno dei dipendenti. Di conseguenza, non ha senso considerare le tabelle del personale in esse create come seri documenti organizzativi e finanziari.

Nota. Leggi il lavoro “preso in prestito” a pag. 70.

Tali aziende non hanno meno problemi in relazione alla preparazione della documentazione del personale. Se un intermediario registra il dipendente assunto come suo dipendente, l'effettivo svolgimento delle funzioni lavorative in condizioni di lavoro dannose o pericolose per un vero lavoratore di produzione non verrà conteggiato nella sua anzianità di servizio preferenziale, che dà diritto a una pensione, da allora nell'ufficio della società intermediaria che registra la dipendente in conformità con il suo orario di lavoro presso il vero datore di lavoro, non esistono condizioni di lavoro così dannose. Nessuna struttura del Fondo pensione riconosce il lavoro nell'orario del personale di una società intermediaria come lavoro in condizioni dannose o pericolose che danno diritto a prestazioni pensionistiche. Ciò si spiega con il fatto che nel libro di lavoro del dipendente, che, ai sensi dell'art. 66 del Codice del lavoro della Federazione Russa è il documento principale sulla sua attività lavorativa ed esperienza lavorativa; in conformità con l'orario del personale dell'intermediario, è stato redatto un registro di lavoro.

In conclusione, vorrei sottolineare che i requisiti per i documenti stabiliti nella legge N 402-FZ, in alcuni casi, differiscono dai requisiti della legislazione sul lavoro (che, di fatto, sono più severi). Pertanto, al fine di evitare reclami da parte degli ispettori, si consiglia di utilizzare il modulo unificato N T-3 come base quando si sviluppa un modulo per il personale. Si consiglia di utilizzare GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione." Infine, poiché la tabella del personale contiene dati personali dei dipendenti, la sua archiviazione, elaborazione e distruzione devono essere effettuate in conformità con i requisiti della legislazione della Federazione Russa sulla protezione dei dati personali.

Yu Titova

Insegnante,

Esperto di giornali

"Servizio del personale

E gestione del personale aziendale"