Tipi di documentazione primaria. L'elenco dei documenti contabili primari e le regole per la loro esecuzione

In Russia, la legislazione impone alle aziende e agli imprenditori l'obbligo di formalizzare tutte le transazioni nella documentazione primaria. Il compito di tali documenti include la conferma dell'accaduto (ricezione dei prodotti, spedizione dal magazzino, vendita, ecc.) e la registrazione legale dell'operazione eseguita.

I requisiti principali per la loro registrazione includono l'introduzione di informazioni affidabili, redatte durante l'operazione o dopo il suo completamento.

Cosa serve?

I documenti primari sono documenti di supporto che conferma lo svolgimento di tutte le operazioni commerciali da parte di imprenditori e società... La registrazione viene eseguita nella sequenza delle operazioni. Se sono redatti in modo errato, l'organizzazione non può effettuare un calcolo affidabile della base imponibile, il che provoca disaccordi con le autorità fiscali e possono essere imposte sanzioni alla società.

Questa documentazione è accettata per la contabilità se è redatta nella forma specificata nei Regolamenti per il mantenimento della contabilità e dei rapporti finanziari nella Federazione Russa.

Il modulo standard può includere colonne e righe aggiuntive con la conservazione di tutti i dettagli previsti dal modulo approvato. Quando si apportano modifiche, è necessario redigere un ordine o un ordine. Non è possibile modificare solo le forme delle transazioni in contanti.

I documenti primari forniscono informazioni per la formazione della documentazione di rendicontazione e contabilità. Possono essere redatti su un programma per computer o scritti a mano, sono creati per contabilizzare transazioni, materiali o finanziarie di qualsiasi entità.

Le sue varietà

I documenti primari includono e, fatture, fogli di prelievo, fatture, ecc.

Nella contabilità, sono divisi in diversi tipi:

• esterno(realizzato all'esterno dell'azienda);
• interno(fatto in casa).

Inoltre, la documentazione può essere cumulativa e una tantum:

• Cumulativo i documenti (ordini, carte limite) sono redatti per lungo tempo e riflettono le stesse operazioni ripetitive.
• Una volta i documenti (ordini di cassa, e) sono utilizzati per rendicontare l'operazione eseguita.

Organizzativo e amministrativo sono considerate documentazione le istruzioni, gli ordini, le procure e le istruzioni. Concede l'autorizzazione per eseguire le operazioni specificate. Le loro informazioni non vengono aggiunte ai registri contabili.

IN a discarico documentazione (richieste di pagamento, ricevute, fatture, ecc.) riflette l'operazione. Le informazioni su di loro sono inserite nei registri contabili.

Alcuni documenti combinano i segni di un buono e un tipo permissivo. Questi possono essere ordini di cassa, buste paga.

Puoi ottenere informazioni dettagliate su tutti questi rapporti dal seguente video:

Come lavorarci correttamente?

Per l'apposita contabilità primaria viene concordato un piano di circolazione della documentazione con la determinazione dell'ordine e dei tempi della sua movimentazione in azienda e l'invio della stessa all'ufficio contabilità. Dovrebbe essere verificato nella forma (per completezza e accuratezza della compilazione), nel contenuto (interrelazione degli indicatori) e aritmeticamente (per somma dei valori).

Innanzitutto, è necessario determinare se si tratta di un documento contabile. Dovrebbe riflettere le informazioni sulla transazione commerciale completata. Quindi, il movimento degli articoli di inventario è indicato nella ricevuta del registratore di cassa - la spesa finanziaria.

I documenti contabili non comprendono le bozze, le note, gli estratti dei giornali e la documentazione che non è compilata secondo le regole.

Successivamente, viene determinata la relazione del documento con l'organizzazione. Vengono controllati i dettagli dell'azienda o dello specialista (il nome del documento, il periodo della sua preparazione, il nome dell'azienda, il valore e il contenuto naturale della transazione commerciale, le posizioni dei responsabili, le firme personali). Tutte le firme devono essere autentiche. Viene anche controllato il tipo di sigillo (in alcune aziende potrebbero esserci diversi sigilli - per documenti e timbro).

Dopo l'accettazione, le informazioni vengono inserite nei registri contabili e viene apposto un contrassegno sul modulo. Le transazioni commerciali dovrebbero riflettersi in sequenza, raggruppate per conti specifici. I registri contabili in apparenza sono schede (per la contabilità di materiali e), libri (principali) o riviste. In base alla tipologia di atti, i registri si dividono in combinati (ordini), sistematici (mastro generale) e cronologici (registro anagrafico).

Secondo i requisiti di Goskomstat, i documenti contabili primari dovrebbero essere redatti come segue:

• compilare con penna a sfera, inchiostro, macchina da scrivere o computer;
• essere compilato in modo ordinato con numeri chiari e leggibili;
• contenere tutti i dettagli;
• nei documenti finanziari tutti gli importi sono prescritti e indicati in cifre;
• contenere la firma personale del capo, capo contabile o persone autorizzate;
• sigillato con un sigillo.

Le persone autorizzate sono responsabili della preparazione accurata e tempestiva dei documenti per riflettere le informazioni disponibili nella contabilità.

Correzione dell'errore

Di seguito è riportato un elenco degli errori più comuni nella redazione dei documenti:

• applicazione di moduli che sono stati fatti in azienda in modo indipendente, senza conferma per ordine del capo e apposita iscrizione nel registro contabile;
• errata esecuzione da parte del capo dell'elenco delle persone autorizzate alla firma;
• mancanza di dettagli;
• la presenza di omissioni nella compilazione di dati obbligatori, macchie o correzioni, violazioni delle regole;
• scrivere con una matita di grafite;
• rettifiche alle registrazioni di cassa;
• presenza di errori aritmetici;
• nessun trattino nelle righe vuote.

In caso di errori, il documento contabile non viene accettato dalle strutture di controllo o viene riconosciuto come falso.

La correzione dei documenti di cassa e contabili viene effettuata secondo le seguenti regole:

• non è consentito l'uso di correttore di bozze, macchie e correzioni di un documento (contanti spese e ricevute di ordini, ricevute);
• se si riscontrano errori, gli elaborati devono essere annullati e ricomposti;
• i documenti viziati o erroneamente compilati non vengono distrutti, vengono cancellati e allegati agli estratti conto il giorno della loro emissione.

Il resto dei documenti viene corretto dopo il loro accordo con le controparti e la conferma mediante firme.

Quando si correggono i moduli manuali, i dettagli o gli importi errati devono essere barrati e il valore corretto deve essere scritto sopra. Nei campi della riga è indicata la parola "Corretto" e concordata dalle persone che hanno precedentemente firmato questo documento. Viene indicata la data della rettifica. Non è consentito l'uso di correttore, macchie e salviette.

In caso di correzioni erroneamente eseguite e certificate, saranno considerate non valide.

Recupero della documentazione

In caso di danneggiamento, distruzione o smarrimento dei documenti primari (sulla base dell'Istruzione n. 157 H), il capo del capo nomina una commissione per analizzare le ragioni del loro ripristino e identificare i colpevoli. A volte il leader collabora con le autorità investigative, i vigili del fuoco o le agenzie di sicurezza. I risultati del lavoro sono documentati in un atto approvato dal capo. È attaccato alla cartella del journal per altre operazioni.

Secondo l'istruzione n. 157 N, le carte primarie possono essere conservate sia su supporto cartaceo che su supporti macchina (utilizzando una firma digitale elettronica).

Data di scadenza

Secondo l'art. 17 della legge federale "Sulla contabilità", ciascuna società deve organizzare un'adeguata conservazione di tale documentazione, relazioni contabili e registri contabili secondo le scadenze stabilite, ma almeno 5 anni.

La conservazione dei documenti informatici avviene nel rispetto delle prescrizioni di legge e in presenza di supporti meccanici. Allo stesso tempo, è prevista la protezione contro gli adeguamenti illeciti, che è assegnata al capo della società.

Sanzioni

Errori nei documenti primari o la loro assenza possono portare a perdite finanziarie dell'azienda. Secondo l'art. 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa, per gravi violazioni delle norme per la contabilizzazione di costi e profitti, vengono imposte sanzioni:

• in caso di violazione durante un periodo fiscale - fino a 10 mila rubli;
• in caso di violazione durante diversi periodi fiscali - fino a 30 mila rubli;
• con una diminuzione dei pagamenti delle tasse - 20% dell'importo dei contributi non pagati, da 40 mila rubli.

L'assenza della documentazione primaria e dei registri contabili costituisce una grave violazione delle norme sulla contabilizzazione delle spese, degli utili e degli oggetti imponibili. Includono anche la riflessione periodica nei conti contabili, nei registri contabili e nei resoconti delle transazioni commerciali, dei beni materiali, della finanza e dei beni immateriali.

In assenza di questi documenti, la società è obbligata a pagare le tasse in eccesso. Il loro ritiro è possibile sotto la direzione delle strutture competenti, i cui poteri sono conformi ai requisiti di legge. Contestualmente viene redatto un registro dei documenti sequestrati.

Tutte le registrazioni contabili sono effettuate sulla base dei relativi documenti giustificativi.

Documento(informazioni documentate) sono informazioni registrate su un supporto materiale con dettagli che ne consentono l'identificazione. Come supporto materiale, è consentito utilizzare qualsiasi oggetto materiale idoneo a fissare e memorizzare su di esso informazioni vocali, sonore o visive, anche in forma trasformata. Tuttavia, ai fini delle pratiche burocratiche in contabilità, sono applicabili solo supporti cartacei o informatici. Questa norma è contenuta nel Regolamento sulla contabilità e rendicontazione nella Federazione Russa (approvato con ordinanza del Ministero delle finanze della Federazione Russa del 29 luglio 1998 n. 34n con successive modifiche e integrazioni). In quest'ultimo caso, l'organizzazione è obbligata a fare copie di tali documenti su carta a proprie spese per gli altri partecipanti alle operazioni commerciali, nonché su richiesta degli organi che esercitano il controllo in conformità con la legislazione della Federazione Russa, il tribunale e l'ufficio del pubblico ministero.

I documenti contabili sono redatti prevalentemente secondo forme unificate, che per la necessità di razionalizzare i flussi informativi nell'economia nazionale, per garantire la comparabilità dei dati contabili e di rendicontazione di diverse organizzazioni (o un'organizzazione per periodi diversi), la loro completezza e affidabilità, eliminazione della duplicazione delle informazioni.

La documentazione contabile fa parte del sistema di documentazione di gestione dell'organizzazione in conformità con il Classificatore russo della documentazione di gestione (OKUD), approvato dalla risoluzione del Gosstandart della Russia n. 229 del 30.12.93.

In genere documenti contabili può essere diviso in tre livelli: documentazione contabile primaria, registri contabili e documentazione di rendicontazione contabile... Questa gradazione soddisfa pienamente la definizione del flusso documentale in contabilità, la sequenza e la logica di documentazione delle attività economiche dell'organizzazione.

Documenti contabili primari, sulla base della quale viene tenuta la contabilità, sono documenti che registrano i fatti di un'operazione commerciale.

Registri contabili sono destinati alla sistematizzazione e all'accumulo di informazioni contenute nei documenti primari accettati per la contabilità, per la sua riflessione nei conti della contabilità e nelle dichiarazioni contabili.

Bilancio d'esercizioè un sistema unificato di dati sulla proprietà, la posizione finanziaria di un'organizzazione e sui risultati delle sue attività economiche, compilato sulla base di dati contabili secondo moduli stabiliti (secondo PBU 4/99 "Dichiarazioni contabili di un'organizzazione" , approvato con ordinanza del Ministero delle finanze della Federazione Russa n. 43n del 06.07.99 e con ordinanza del Ministero delle finanze della Federazione Russa n. 67n del 22 luglio 2003 "Sulle forme dei rendiconti finanziari" con successivo emendamenti e integrazioni).

All'interno di ogni livello, i documenti non sono omogenei. La portata del lavoro contabile nell'organizzazione in tutte le fasi dell'elaborazione dei documenti dipende da volume del flusso di lavoro- il numero di documenti ricevuti dall'organizzazione e creati da essa per un certo periodo. Allo stesso tempo, è interessante la struttura del flusso di lavoro in termini di composizione, scopo e tipi di documenti.

Così, per composizione è consuetudine dividere i documenti in in arrivo(ricevuto dall'organizzazione), in uscita (documenti ufficiali forniti dall'organizzazione a intervistati esterni) e interno(un insieme di documenti ufficiali che non vanno oltre l'organizzazione che li ha preparati).

Il documento soddisfa lo status del funzionario, Seè stato creato da una persona giuridica o da una persona fisica, formalizzato e certificato secondo la procedura stabilita.

La classificazione dei documenti per composizione e l'analisi della loro struttura su questa base consente di valutare il rapporto tra i volumi del flusso di lavoro interno ed esterno nell'organizzazione, per analizzare il grado di autonomia dell'impresa(avendo calcolato il rapporto tra unità di informazione in entrata e informazioni interne), stima l'attività di circolazione dell'organizzazione nell'ambiente esterno(per la quota di documenti in uscita).

Su appuntamento

i documenti sono suddivisi in documenti amministrativi, esecutivi, combinati e contabili.

Amministrativo i documenti contengono ordini, istruzioni sulla produzione, esecuzione di determinate operazioni commerciali (ordine del capo dell'impresa e persone da lui autorizzate a svolgere operazioni commerciali).

Esecutivo documenti certificano il fatto delle transazioni commerciali. Questi includono gli ordini di ricevimento (atti di accettazione) dei materiali; atti di accettazione e dismissione di immobilizzazioni; documenti sull'accettazione da parte dei lavoratori dei prodotti fabbricati, ecc. I documenti esecutivi sono firmati da persone responsabili dell'esecuzione delle transazioni commerciali e della correttezza della loro esecuzione nei documenti. Ad esempio, direttori di negozio, responsabili di magazzino (magazzinieri), capisquadra, ecc.

Combinato i documenti sono sia amministrativi che esecutivi. Questi includono ordini di cassa in entrata e in uscita; libro paga per l'emissione dello stipendio ai dipendenti dell'impresa; rapporti anticipati di persone responsabili (viaggiatori d'affari), ecc.

Documenti contabili sono redatti nel caso in cui non vi siano altri documenti per le registrazioni delle transazioni commerciali, ovvero in caso di sintesi ed elaborazione di documenti esecutivi ed amministrativi. Questi includono certificati, fogli di distribuzione, calcoli di riserva, dichiarazioni contabili, ecc.

Questa classificazione rivela la necessità della registrazione documentale di una serie di operazioni commerciali, la cui registrazione nella maggior parte dei casi viene ignorata dai contabili. Pertanto, le azioni di un contabile relative all'attuazione di calcoli metodologici, in conformità con il principio di registrazione, devono essere confermate dai documenti contabili pertinenti e certificate dalla firma del capo contabile.

Entro il periodo delle transazioni commerciali registrate

i documenti utilizzati nella contabilità sono divisi in una tantum e cumulativi.

Una volta i documenti primari ufficializzano ogni transazione commerciale e vengono redatti in un unico passaggio.

Cumulativo i documenti sono redatti in un certo periodo dal costante accumulo di operazioni commerciali omogenee. Alla fine del periodo, calcolano i totali per gli indicatori corrispondenti. Esempi di documenti cumulativi: ordini di lavoro bisettimanali, mensili; carte limite per il rilascio di materiali dai magazzini dell'azienda, ecc. I documenti cumulativi sono un elemento della prima fase di sistematizzazione e generalizzazione delle informazioni contabili.

Dal grado di generalizzazione delle informazioni

i documenti contabili si dividono in primari e consolidati.

Primario i documenti sono redatti per ogni operazione al momento della sua commissione. Questi includono documenti sulla ricezione dei materiali presso l'impresa e il loro rilascio dai magazzini dell'impresa alle officine; sulla spedizione dei prodotti ai clienti; sulla maturazione del salario ai dipendenti per i prodotti fabbricati, il lavoro svolto o il servizio reso, ecc.

Documenti consolidati riassumere gli indicatori mediante il loro raggruppamento appropriato, sistematizzazione dai documenti primari (ad esempio, buste paga per i lavoratori del negozio, l'impresa nel suo insieme, ecc.). I documenti consolidati differiscono dai documenti cumulativi in ​​quanto un documento consolidato è redatto sulla base di documenti primari ed è la loro sintesi, e un documento cumulativo è un documento primario compilato gradualmente... I documenti consolidati comprendono anche tutti i registri contabili e il documento consolidato finale può essere considerato bilancio.

La fase iniziale della documentazione della situazione aziendale nell'organizzazione è contabilità primaria , che rappresenta il primo stadio della percezione sistemica e della registrazione delle singole operazioni che caratterizzano i processi ei fenomeni economici che si verificano nell'impresa. I suoi oggetti sono: approvvigionamento, acquisizione e spesa di risorse materiali; utilizzo di combustibili e risorse energetiche; tempo normalizzato e lavorato; produzione di lavoratori a cottimo; costi di produzione; movimentazione di semilavorati e residui di lavorazione; il volume di produzione, la sua spedizione e vendita; accordi con fornitori, acquirenti, clienti, banche, autorità finanziarie, fondatori, ecc. In questa fase del lavoro contabile, le informazioni iniziali sui processi e sui fenomeni economici che si verificano in numerose aree, nelle officine, nei magazzini, nei punti di accettazione e spedizione dei prodotti finiti e in altre divisioni dell'impresa si riflettono nei documenti primari.

Tutte le transazioni commerciali effettuate dall'organizzazione devono essere documentate da documenti giustificativi. Questi documenti fungono da documenti contabili primari sulla base dei quali viene tenuta la contabilità.

Documenti di origine utilizzati nella descrizione delle transazioni commerciali, costituiscono un unico array di informazioni elaborate con le stesse procedure contabili. Inoltre, alcuni dei documenti sono formalizzati a livello settoriale o economico generale. Questi documenti sono redatti su moduli standardizzati approvati dal Comitato statale di statistica della Federazione Russa o dai ministeri e dipartimenti settoriali.

I moduli dipartimentali della documentazione contabile primaria sono obbligatori per l'uso solo nelle organizzazioni subordinate a questi dipartimenti, tuttavia, se il modulo del documento soddisfa le esigenze di altre organizzazioni, possono adottarlo.

In tutti gli altri casi, le organizzazioni sono obbligate a sviluppare autonomamente le forme dei documenti contabili primari nella quantità e nella forma in cui sono necessarie per riflettere le attività economiche dell'azienda. Allo stesso tempo, i documenti creati dall'organizzazione in modo indipendente devono essere formalizzati in modo tale che il loro contenuto fornisca pienamente le informazioni necessarie per le attività contabili.

Requisiti di base per la forma del documento primario:

1. Consente di descrivere in modo affidabile un singolo fatto della vita economica dell'organizzazione

2. La struttura del documento rimane costante per lungo tempo se le condizioni operative dell'organizzazione sono relativamente stabili.

3. È esclusa l'ambiguità nell'interpretazione delle informazioni contenute nel documento.

4. Il messaggio è codificato per facilità di elaborazione e sicurezza delle informazioni.

5. Gli strumenti di misurazione delle informazioni contenute nel documento (monetarie e/o in natura) garantiscono la necessaria attendibilità, accuratezza e chiarezza delle informazioni. Dovrebbero essere evitati dettagli o perfezionamenti eccessivi dei dati, oltre che insufficienti.

6. Il documento integra altri documenti e non li duplica.

7. Il documento contiene il minor numero possibile di informazioni ridondanti, di solito non utilizzate, che sono incluse nel modulo originale "per ogni evenienza".

8. Il modulo del documento è conveniente per elaborarlo nell'ambiente del modulo utilizzato.

9. La forma del documento è conveniente per la presentazione e l'elaborazione in un ambiente elettronico (su un computer).

10. La forma è la stessa per tutti i fatti omogenei dell'attività economica nelle varie divisioni dell'organizzazione (comprese quelle separate).

11. Preparato in modo tempestivo.

Quando si sviluppano forme di documenti contabili primari, si dovrebbe tenere conto delle disposizioni dell'articolo 9 della legge federale n. 129 del 21 novembre 1996 "Sulla contabilità" (con modifiche e integrazioni).

Il comma 2 del presente art. stabilisce che i documenti contabili primari sono accettati per la contabilità se sono redatti nella forma contenuta negli album dei moduli unificati, e i documenti, la cui forma non è prevista in tali album, devono contenere i seguenti dati obbligatori:

a) il nome del documento;

b) la data di redazione del documento (un documento non datato non ha valore legale, inoltre, in questo caso, è difficile ricondurre il fatto dell'attività economica ad uno specifico periodo di rendicontazione ai fini della contabilità finanziaria e fiscale);

c) il nome dell'ente per conto del quale è stato redatto l'atto;

e) strumenti di misurazione di un'operazione d'impresa in termini fisici e monetari;

f) l'indicazione degli incarichi dei soggetti responsabili dell'esecuzione dell'operazione e la correttezza della sua registrazione;

g) firme personali delle persone indicate (è possibile anche la decodifica delle firme).

L'elenco delle persone autorizzate a firmare i documenti contabili primari è approvato dal capo dell'organizzazione in accordo con il capo contabile. Inoltre, i documenti che ufficializzano le transazioni commerciali con fondi monetari sono firmati dal capo dell'organizzazione e dal capo contabile o dalle persone da essi autorizzate.

Il documento contabile primario deve essere redatto al momento della transazione e, se ciò non è possibile, immediatamente dopo il suo completamento.

I requisiti del capo contabile per la documentazione delle transazioni commerciali e la presentazione dei documenti e delle informazioni necessari al reparto contabilità sono obbligatori per tutti i dipendenti dell'organizzazione. Senza la firma del capo contabile, i documenti monetari e di regolamento, gli obblighi finanziari e creditizi sono considerati nulli e non devono essere accettati per l'esecuzione.

I documenti contabili primari possono essere redatti su supporto cartaceo e informatico. In quest'ultimo caso, l'organizzazione è obbligata a fare copie di tali documenti su carta a proprie spese per gli altri partecipanti alle operazioni commerciali, nonché su richiesta degli organi che esercitano il controllo in conformità con la legislazione della Federazione Russa, il tribunale e l'ufficio del pubblico ministero.

Controllare e snellire il trattamento dei dati sulle transazioni commerciali sulla base dei documenti contabili primari, documenti contabili consolidati , che, in particolare, includono libri di cassa, rapporti sulle merci, un registro delle transazioni commerciali, mandati commemorativi, giornali degli ordini, contabilità generale e altri registri contabili. Il documento consolidato finale è il bilancio.

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Data di creazione della pagina: 2016-04-15

I documenti sono il punto di partenza della contabilità.

La documentazione contabile fa parte del sistema di documentazione di gestione dell'organizzazione in conformità con il Classificatore russo della documentazione di gestione (OKUD), approvato dalla risoluzione dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 n. 299.

I documenti contabili possono essere suddivisi in tre livelli: documenti contabili primari, registri contabili e documenti di rendicontazione contabile.

Soffermiamoci sulla documentazione contabile primaria. Questi sono documenti che registrano i fatti di una transazione commerciale. Il documento contabile primario deve essere redatto al momento dell'operazione e, se ciò non è possibile, immediatamente dopo il suo perfezionamento.

I moduli di esempio dei documenti sono approvati dalle agenzie governative. Tali forme di documenti sono chiamate standard o unificate.

I documenti contabili sono classificati secondo diversi criteri:

Su appuntamento:

Amministrativo. Ad esempio: Ordini sulla politica contabile, sulla concessione di ferie, sull'inventario, ecc.

Giustificativo (esecutivo). Ad esempio: vaglia in entrata e in uscita, trasporto merci, fatture, lettere di vettura, atti, lettere di vettura, ecc. la fattura è un allegato alla lettera di vettura. Redatto nell'interesse dell'ufficio delle imposte

Documenti contabili. Ad esempio: busta paga, calcolo ferie, calcolo indennità di invalidità temporanea, calcolo ammortamento e altro.

Documenti combinati: contengono entrambi gli elementi. Ad esempio, ordini di uscita di cassa.

Nel luogo di compilazione:

interno. Ad esempio: lettera di vettura per trasferimento interno, PKO, RKO, atti.

esterno. Ad esempio: TTN, fattura

Dal grado di generalizzazione delle transazioni commerciali;

primario. Ad esempio: PKO, RKO, TTN, atti, lettere di vettura.

riepilogo. Ad esempio: resoconto di cassa, resoconto delle vendite, resoconto delle spese, resoconto del materiale.

Per ordine di utilizzo;

Una volta. Ad esempio: PKO, RKO, agisce.

cumulativo. Ad esempio: foglio recinzione giornaliera, scheda recinzione limite.

2.2. Requisiti dei documenti contabili

I documenti sono costituiti da indicatori separati, che sono chiamati dettagli (dalla parola latina "richiesto, necessario").

L'insieme dei dettagli del documento ne determina la forma.

Affinché un documento soddisfi il suo scopo, deve essere redatto secondo la forma adottata per questa categoria di documenti.

Ma in ogni caso, il documento deve contenere i seguenti dettagli obbligatori:

Nome del documento (modulo)

Codice modulo

Data di preparazione

Nome dell'organizzazione che ha compilato il documento

Contatori delle transazioni commerciali

Nomi e posizioni delle persone responsabili, le loro firme personali.

Se il documento è un documento esterno, oltre alle firme personali, sul documento deve essere apposto il timbro rotondo dell'organizzazione.

Un documento elettronico contiene le stesse informazioni di un documento cartaceo Il contenuto di un documento elettronico può essere visualizzato sullo schermo di un computer. Un documento elettronico può essere stampato su carta. Un documento elettronico può essere riprodotto in un numero enorme di copie completamente identiche, può essere inviato istantaneamente a un altro computer in un'altra parte del mondo tramite e-mail.

Ma un documento elettronico è più facile da falsificare di uno cartaceo, a meno che, ovviamente, non vengano prese speciali misure di sicurezza.

I problemi di protezione contro la contraffazione dei documenti elettronici possono essere risolti. In Russia, come in molti altri paesi del mondo, è stata adottata la Legge sulle firme elettroniche, volta a risolvere questo problema.

I documenti elettronici sono già ampiamente utilizzati nelle comunicazioni delle aziende con banche e autorità fiscali.

Tutti i documenti nel reparto contabilità sono attentamente controllati da tre lati: legale, dal punto di vista dell'esecuzione, aritmetico.

I documenti verificati vengono registrati nel registro documenti.

Non sono ammesse correzioni in contanti e documenti bancari. Il resto dei documenti contabili primari può essere corretto solo previo accordo con i partecipanti alle operazioni commerciali, che deve essere confermato dalle firme delle stesse persone che hanno firmato i documenti, indicando la data delle correzioni.

Attualmente, viene prestata particolare attenzione all'unificazione e alla standardizzazione dei documenti. L'unificazione dei documenti è lo sviluppo di una forma unificata di documenti in Russia per la registrazione di transazioni commerciali omogenee in varie organizzazioni. In Russia, sono state unificate le forme dei documenti in contanti, dei documenti bancari, ecc.

Sono obbligatori per tutti i settori di attività. Insieme all'unificazione, è importante la standardizzazione dei documenti. La standardizzazione è l'istituzione delle stesse dimensioni standard dei moduli standard dei documenti standard. Quando si esegue la contabilità, è importante stabilire un flusso di lavoro razionale, ad es. un sistema ottimale per la formazione di documenti contabili, la loro accettazione per la contabilità, il movimento attraverso l'impresa, la loro conservazione corrente e il trasferimento nell'archivio. Ciò fornisce un alto grado di affidabilità contabile con un investimento minimo di tempo e denaro.

Documenti contabili primari

(documenti di registrazione di base inglese) - secondo la legislazione della Federazione Russa in materia di contabilità, documenti giustificativi che devono essere redatti tutte le transazioni commerciali effettuate dall'organizzazione, sulla base delle quali sono condotte, redatte al momento della transazione commerciale o immediatamente dopo il suo completamento e certificando il fatto della transazione corrispondente. Dalla registrazione del P. u.d. è l'inizio della registrazione contabile delle transazioni commerciali, costituiscono la base delle informazioni contabili, fornendo alla contabilità le informazioni necessarie per una riflessione completa e continua delle attività economiche dell'organizzazione. A P.o.d. comprendono ordini, contratti, certificati di accettazione, ordini di pagamento, incassi e ordini di addebito, fatture, fatture, ordini, ricevute, ricevute di vendita e altri documenti simili. Le informazioni contenute nel PDS sono sistematizzate e accumulate nel processo di tenuta dei registri contabili.

Informazioni di base su P. o.d. stabilito dalla legge federale "Sulla contabilità" ** (art. 9). P.o.d. sono presi in considerazione se redatti secondo la scheda contenuta negli album dei moduli unificati della documentazione contabile primaria. Psd, la cui forma non è prevista in questi album, deve contenere: il nome del documento; la data della sua compilazione; il nome dell'organizzazione per conto della quale è stata costituita; il contenuto della transazione commerciale; strumenti di misurazione di una transazione commerciale in termini fisici e monetari; i nominativi delle cariche dei soggetti responsabili dell'esecuzione dell'operazione e la correttezza della sua registrazione; firme personali di queste persone. Solo se tutti i dettagli elencati sono presenti nel documento contabile, il documento può essere considerato un documento contabile personale, preso in considerazione ed essere una conferma documentale del fatto di un'operazione commerciale. Non è vietato inserire nel P. e altri dettagli, oltre a quelli obbligatori. La legislazione può stabilire requisiti speciali per la compilazione di determinati tipi di documenti di pagamento. Ad esempio, le regole per la redazione delle fatture sono stabilite dalla Procedura per la conservazione dei registri delle fatture contabili durante il calcolo dell'imposta sul valore aggiunto, approvata dal governo della Federazione Russa del 29 luglio 1996, n. 914.

Le forme di contabilità personale utilizzate per la registrazione delle transazioni commerciali, per le quali non sono fornite forme standard di documenti, nonché le forme di documenti per i rendiconti finanziari interni sono approvate quando viene adottata la politica contabile dell'organizzazione.

Le piccole imprese possono utilizzare moduli standard interdipartimentali di amministrazione aziendale per documentare le operazioni, moduli dipartimentali, nonché moduli sviluppati indipendentemente rispetto a quelli standard corrispondenti, che contengono obbligatori e garantiscono l'accuratezza della riflessione nella contabilità delle operazioni eseguite. I documenti di pagamento ricevuti dal dipartimento contabile di un'organizzazione che è un soggetto di piccole imprese sono controllati nella forma per completezza e correttezza della loro registrazione e nel contenuto dal punto di vista della legalità delle operazioni documentate e del collegamento logico dei singoli indicatori.

L'elenco delle persone che hanno un ragioniere personale è approvato previo accordo con il capo contabile. Di norma, tali persone sono dipendenti dell'ufficio contabilità, servizi di approvvigionamento e vendita, contratti e altri servizi. Pd, che formalizza le transazioni commerciali con fondi monetari, sono firmati dal capo dell'organizzazione e dal capo contabile o da persone da essi autorizzate.

P.o.d. deve essere redatto al momento della transazione e, se ciò non è possibile, ~ immediatamente dopo il suo completamento. La registrazione tempestiva e di alta qualità del PDS, il loro trasferimento a quelli stabiliti per la riflessione in contabilità, nonché l'affidabilità dei dati in essi contenuti, sono garantiti dalle persone che hanno redatto e firmato questi documenti. Effettuare correzioni a contanti e conti bancari. non autorizzato. Al resto del P.U.d. le correzioni possono essere apportate solo previo accordo con i partecipanti alle operazioni commerciali, che deve essere confermato dalle firme delle stesse persone che hanno firmato questi documenti, indicando la data delle modifiche.

Controllare e semplificare il trattamento dei dati sulle transazioni commerciali sulla base di P. sono compilati. Contengono dati sulle transazioni commerciali registrate nei documenti primari, nonché nuovi indicatori aggregati. Compilando documenti contabili consolidati, è possibile ridurre il numero di registrazioni nei conti contabili. I documenti consolidati includono, ad esempio, fogli di raggruppamento, tabelle di sviluppo, fogli di allocazione dei costi, report o dichiarazioni sulla movimentazione di prodotti, materie prime, materiali, ecc.

P.o.d. possono essere sequestrati solo dagli organi di inchiesta, di indagine preliminare e dalla procura, dai tribunali, dagli ispettorati fiscali e dalla polizia tributaria sulla base delle loro decisioni in conformità con la legislazione della Federazione Russa. In tali casi, altre organizzazioni o enti hanno facoltà, previa autorizzazione e alla presenza dei rappresentanti degli enti che effettuano il sequestro del Psd, di farne copia indicando i motivi e la data del sequestro.

Grande dizionario giuridico... Academic.ru. 2010.

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Documenti contabili primari- Tutte le operazioni commerciali effettuate dall'organizzazione devono essere formalizzate con documenti giustificativi. Questi documenti fungono da documenti contabili primari sulla base dei quali viene tenuta la contabilità. I documenti contabili primari sono accettati per ... ... Vocabolario: contabilità, tasse, diritto commerciale

DOCUMENTI CONTABILI PRINCIPALI- (documenti contabili primari inglesi) - prove scritte dei fatti della vita economica. Riflettono i dati utilizzati per la contabilità. Requisiti per P.o.d. riflesso nella legge federale "Su ... ... Dizionario enciclopedico finanziario e creditizio

Documenti contabili primari- 1. Tutte le operazioni commerciali effettuate dall'organizzazione devono essere formalizzate da documenti giustificativi. Questi documenti fungono da documenti contabili primari sulla base dei quali viene tenuta la contabilità ... Fonte: Legge federale del ... ... Terminologia ufficiale

Documenti contabili Enciclopedia del diritto

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Documenti contabili primari- tutte le operazioni aziendali svolte devono essere formalizzate da documenti giustificativi, che sono documenti contabili primari, sulla base dei quali viene tenuta la contabilità ... Dizionario enciclopedico-libro di riferimento del capo dell'impresa

Documenti contabili consolidati- vedi Documenti contabili primari ... Enciclopedia del diritto

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documento contabile primario

I documenti primari costituiscono la base di tutta la contabilità. L'attività finanziaria ed economica dell'organizzazione è accompagnata dallo svolgimento di numerose operazioni. A tal fine, viene applicato un elemento del metodo contabile: la documentazione. La documentazione è il principale metodo di monitoraggio contabile dell'attività economica di un'organizzazione, il suo controllo primario. Documento - questa è una prova scritta di una transazione commerciale completata, che dà forza legale ai dati contabili. La documentazione funge da base per le successive registrazioni contabili e garantisce l'accuratezza, l'affidabilità e l'indiscutibilità degli indicatori contabili, nonché la possibilità del loro controllo.

I documenti devono essere giuridicamente vincolanti, ovvero contenere una serie di dati obbligatori (indicatori):

• - Titolo del documento;
• - l'appuntamento;
• - il nome dell'organizzazione per conto della quale è stato redatto il documento;
• - Contenuti dell'operazione;
• - misuratori quantitativi e di costo;
• - il nome e la posizione delle persone responsabili della sua attuazione e della correttezza della registrazione;
• - firme personali di queste persone e loro decrittazione;
• - sigilli organizzativi, timbri.

I documenti dovrebbero essere redatti con mezzi che garantiscano la conservazione dei documenti per lungo tempo (inchiostro, penna a sfera, macchina da scrivere, stampante). I documenti primari devono essere redatti o al momento della transazione (contanti, bancari) o immediatamente dopo il suo completamento. Coloro che hanno redatto e firmato il documento sono responsabili della sua tempestiva e qualitativa realizzazione, dell'attendibilità dei dati e del loro trasferimento in tempo utile per la registrazione nei registri contabili.

I documenti includono:

• - primario (fatture, fatture, entrate e uscite di cassa, fogli di ritiro, ecc.);
• - registri contabili (rapporti di cassa, riviste ordini, contabilità generale, rapporti merci, ecc.);
• - rendicontazione (bilancio e allegati).

Tutti i registri contabili sono conservati sulla base di documenti primari, quindi le informazioni da essi vengono trasferite ai registri contabili, dove sono sistematizzati, cioè registrati nei conti contabili. Alla fine del periodo di rendicontazione, secondo i registri contabili, viene compilata la rendicontazione dell'impresa.

La documentazione primaria dà origine al movimento delle informazioni contabili, fornisce alla contabilità le informazioni necessarie per una riflessione completa e continua dell'attività economica dell'impresa.

Su appuntamento, tutti i documenti primari sono suddivisi in: organizzativi e amministrativi, documenti giustificativi, documenti contabili, combinati.

• - organizzativo ed amministrativo (ordini, istruzioni, istruzioni, procure) consentono lo svolgimento delle operazioni, e le informazioni in esse contenute non trovano riscontro nelle scritture contabili;
• - a discarico (fatture, reclami, ricevute, ecc.) riflettono il fatto dell'operazione, le informazioni in esse contenute sono registrate nei registri contabili. Esistono una serie di documenti che combinano natura permissiva e a discarico (buoni di uscita di cassa, buste paga per il pagamento delle retribuzioni), i dati in essi contenuti sono inseriti nei registri contabili;
• - i documenti contabili sono redatti nel reparto contabilità sulla base di documenti amministrativi o di supporto per riepilogare le registrazioni contabili, tali documenti sono rendiconti contabili, calcoli generali, tabelle di sviluppo.
• - i documenti combinati assolvono contemporaneamente alle funzioni amministrative e vocazionali e contabili. Ad esempio, una fattura per il rilascio di risorse materiali contiene un ordine di rilascio dei materiali dal magazzino all'officina, nonché la registrazione della loro effettiva uscita, ecc.

Secondo il metodo di riflessione delle transazioni, i documenti sono divisi in una tantum e cumulativi.

I documenti una tantum vengono utilizzati una sola volta per riflettere una singola transazione o più transazioni eseguite contemporaneamente. Dopo la registrazione, un documento una tantum va al reparto contabilità e funge da base per la riflessione in contabilità. Ad esempio, ordini di cassa in entrata e in uscita, buste paga, ecc.

I documenti cumulativi sono redatti su un determinato periodo (settimana, decennio, mese) per riflettere le operazioni ricorrenti omogenee che vengono registrate in essi man mano che vengono eseguite. Alla fine del periodo vengono calcolati i totali per le cifre chiave utilizzate per i conti. I documenti cumulativi includono carte limite - recinzione, ordini di due settimane o mensili, ecc.

Nel luogo di preparazione, i documenti sono interni ed esterni.

Interno i documenti sono preparati nell'impresa per riflettere le operazioni interne. Ad esempio, entrate e uscite di cassa, fatture, atti, buste paga, ecc.

Esterno i documenti sono compilati al di fuori dei confini della data impresa, sono ricevuti in una forma formalizzata. Ad esempio, fatture, estratti conto, lettere di vettura, ecc.

Secondo l'ordine di redazione, i documenti sono primari e consolidati.

Primario i documenti sono redatti per ogni singola transazione al momento della sua commissione. Ad esempio, un ordine di cassa in entrata, ordini di pagamento, atti per la cancellazione di immobilizzazioni, ecc.

Riepilogo i documenti sono redatti sulla base di documenti primari redatti in precedenza. Il loro utilizzo facilita il controllo di operazioni omogenee. Possono essere esecutivi, contabili e combinati. Ad esempio, report di anticipo e cassa, rendiconti di raggruppamento e cumulativi. In particolare, il verbale anticipato, essendo cumulativo, svolge le funzioni di documento a discarico e contabile. Fornisce una descrizione completa degli accordi con le persone responsabili: il saldo o l'eccedenza dell'anticipo precedente, l'importo di questo anticipo, l'importo speso, il saldo e la data in cui è stato inserito nella cassa o l'eccedenza e la data del suo rimborso dall'impresa. Inoltre, il conteggio anticipato prevede una descrizione dei costi di produzione dei conti dopo che il report è stato rivisto e approvato. Sul retro della relazione viene fornito un elenco delle singole spese e dei relativi documenti giustificativi.

In base all'ordine di compilazione, i documenti possono essere classificati in redatti manualmente e tramite computer.

Documenti redatti manualmente, compilato manualmente o con una macchina da scrivere.

Documenti eseguiti con tecnologia informatica, registrare automaticamente le informazioni sulle operazioni di produzione al momento della loro esecuzione.

Accettazione, verifica ed elaborazione contabile dei documenti. I documenti ricevuti dall'ufficio contabilità vengono elaborati per predisporli alle iscrizioni nei registri contabili. La fase principale dell'elaborazione contabile dei documenti nell'organizzazione è la verifica dei documenti ricevuti in sostanza, nella forma, aritmeticamente.

Quando si controllano i documenti nel merito, è necessario stabilire la legalità, la correttezza e l'opportunità della transazione commerciale completata. Secondo l'attuale procedura contabile, i documenti primari sulle transazioni commerciali che contraddicono la legislazione e la procedura stabilita per ricevere, conservare e spendere denaro, inventario e altri oggetti di valore non dovrebbero essere accettati per l'esecuzione. In caso di ricezione di tali documenti primari da parte del reparto contabilità, il capo contabile deve informare il capo dell'organizzazione dell'illegittimità di una particolare transazione commerciale.

Il controllo preliminare viene effettuato dall'ufficio contabilità durante la redazione dei documenti. È anche importante perché la maggior parte dei documenti sono persone finanziariamente responsabili e non dipendenti contabili.

Il controllo del modulo consente di assicurarsi che sia stato utilizzato un modulo del modulo appropriato per registrare una transazione commerciale specifica, tutti i numeri siano chiaramente contrassegnati, il contenuto dell'operazione e tutti i dettagli siano riflessi.

Successivamente, il contabile esegue un controllo aritmetico, che si riduce al controllo della correttezza dei calcoli e dei calcoli aritmetici, alla tassazione dei documenti. La tassazione si effettua moltiplicando la quantità per il prezzo. Il controllo aritmetico consente di controllare i calcoli aritmetici dei totali, la correttezza della riflessione degli indicatori quantitativi e di costo.

Dopo la verifica, il contabile elabora i documenti. L'assegnazione del documento consiste nella determinazione dei conti su cui devono essere registrate le transazioni commerciali redatte nei documenti a debito ea credito.

Le principali aree di miglioramento della documentazione sono l'unificazione e la standardizzazione. .

I documenti contabili primari sono accettati per la contabilità se sono redatti nella forma contenuta nell'album dei moduli unificati della documentazione contabile primaria.

L'unificazione delle forme della documentazione contabile primaria è di grande importanza per migliorare la contabilità, in quanto stabilisce e consolida requisiti uniformi per documentare le attività economiche delle organizzazioni, sistematizza la contabilità, esclude dalla circolazione forme obsolete e arbitrarie, contribuisce all'organizzazione razionale della contabilità .

Documenti unificati- si tratta di documenti standard, approvati secondo le modalità prescritte e destinati alla registrazione di operazioni omogenee in organizzazioni con diverse forme di proprietà e diverse caratteristiche di settore.

Standardizzazione - l'impostazione delle stesse dimensioni standard per i documenti tipici, che consente di ridurre il consumo di carta per la produzione di documenti, semplifica la loro elaborazione e conservazione.