Moduli standard di documenti contabili. Elaborazione della documentazione primaria: requisiti, esempio

I documenti contabili primari sono importanti non solo in materia contabile, ma anche in relazione alla legislazione fiscale, in particolare, determinando la portata degli obblighi. Pertanto, è estremamente importante che la persona responsabile della compilazione della documentazione primaria conosca tutte le sfumature della contabilità e, inoltre, comprenda la loro classificazione per semplificare il lavoro.

Cosa sono i documenti contabili primari

Si considerano documenti primari quelli che registrano determinate azioni economiche già realizzate. Puoi lasciare una voce in contabilità e inserirla nel registro solo se disponi di documentazione contabile primaria. È considerato parte integrante del sistema di gestione aziendale. Sulla base di ciò, possiamo tranquillamente affermare che i documenti contabili primari sono prove documentali di operazioni che sono correlate all'attività economica dell'entità e hanno prodotto un certo effetto economico.

Classificazione

Tutti i punti che riguardano la questione relativa al primario sono soggetti alle disposizioni e alle norme del 402-FZ. La norma afferma che questi certificati sono necessari quando si interagisce con le autorità fiscali come conferma della correttezza dei calcoli. E questo significa che le autorità fiscali non avranno denunce in merito al processo di determinazione della base imponibile.

Secondo la normativa vigente, la documentazione primaria è soggetta a conservazione obbligatoria per 4 anni. Durante questo periodo, l'Agenzia delle Entrate può in qualsiasi momento richiedere documenti per studio e verifica. Inoltre, la documentazione primaria funge spesso da prova nel contenzioso.

Si precisa che forme specifiche di documentazione primaria non sono fissate a livello legislativo. Su questo tema, l'entità aziendale ha l'opportunità di scegliere l'opzione che soddisferà le sue esigenze e servirà come un buon aiuto per ulteriori lavori.

Documenti contabili primari: elenco

Di norma, l'elenco completo dei certificati che svolgono funzioni fondamentali rimane invariato ed è approvato al massimo livello. Attualmente, questa categoria comprende:

1. Accordo. Stabiliscono i termini specifici dell'operazione, la responsabilità delle parti e le questioni finanziarie. In generale, qui sono indicate tutte le condizioni che in qualche modo sono legate alla transazione. Si noti che per alcune transazioni non è richiesta la forma scritta del contratto. Quindi, dal momento in cui l'acquirente riceve una ricevuta di vendita, la transazione si considera conclusa.
2. Conti. Con l'aiuto di documenti di questo tipo, l'acquirente conferma la disponibilità a pagare i beni (servizi) del venditore. Inoltre, le fatture possono contenere termini aggiuntivi della transazione e fissare i prezzi specifici che il venditore fissa per i suoi prodotti e servizi. Se per qualche motivo l'acquirente non è soddisfatto del prodotto (servizio) presentatogli, ha il diritto di richiedere il rimborso dei suoi fondi sulla base della fattura.
3. Lista imballaggio. Visualizza un elenco completo di tutti i beni o materiali trasferiti. La fattura deve essere redatta in più versioni, a seconda del numero di partecipanti alla transazione.
4. Atto di accettazione del trasferimento. Viene compilato sulla base dei risultati della fornitura del servizio a conferma che il risultato del lavoro soddisfa i criteri precedentemente indicati ed è pienamente approvato dall'host.
5. Fogli di regolamento. Visualizzano tutte le problematiche relative al calcolo degli stipendi con il personale assunto. Inoltre, tutte le informazioni relative a bonus, pagamenti aggiuntivi e altri meccanismi di incentivi finanziari per i dipendenti dovrebbero essere visualizzate qui.
6. Certificati di accettazione e trasferimento N. OS-1. Questo tipo di documentazione viene utilizzata per registrare qualsiasi attività relativa all'input o all'output delle immobilizzazioni.
7. Documenti in contanti, che comprendono gli ordini di cassa di credito e di debito e, in aggiunta, il libro cassa. Contengono informazioni su varie transazioni finanziarie effettuate nell'ambito dell'attuazione.

Classificazione

I tipi di documenti primari in contabilità sono piuttosto diversi e dipendono principalmente dallo scopo specifico dell'utilizzo del documento nel prossimo futuro. Tuttavia, la caratteristica di classificazione più popolare è la divisione della documentazione primaria in interna ed esterna.

Un documento interno è di proprietà dell'azienda e viene emesso dalla stessa per risolvere determinati problemi. È redatto dagli specialisti della società ed estende la sua azione esclusivamente all'interno della giurisdizione di questa società. Pertanto, questa categoria è composta da quei documenti necessari per l'efficace svolgimento delle attività commerciali all'interno di una società. Allo stesso tempo, se il documento viene ricevuto dall'azienda dall'esterno o viene compilato dagli specialisti dell'azienda e successivamente trasferito ad altre persone giuridiche (autorità fiscali, clienti, ecc.), allora sarà riconosciuto come esterno.

A loro volta, i documenti interni hanno anche proprie caratteristiche di classificazione, che consentono di raggrupparli in tre categorie:

1. Amministrativo (organizzativo). Indicano le informazioni che devono essere comunicate alla conoscenza dei dipendenti dell'azienda, delle divisioni strutturali e delle filiali e dei loro dirigenti. Con il loro aiuto, l'azienda impartisce determinati ordini, che dovranno essere seguiti attentamente. Questo gruppo include una varietà di ordini, ordini e molto altro.
2. Esecutivo (assoluzione), che inizialmente mostrano fatti che confermano l'esecuzione di determinate operazioni aziendali e il loro completamento.
3. Documenti contabili. Questa categoria è generalizzante ed è necessaria per sistematizzare le informazioni contenute in altri documenti e la loro ulteriore raccolta in un unico documento.

In determinate circostanze, la documentazione può anche essere combinata. Questo gruppo include quei documenti che possono contenere simultaneamente le caratteristiche chiave della documentazione organizzativa e di supporto. Gli esempi più sorprendenti qui sono vari warrant in contanti, reclami, rapporti anticipati e altro ancora.

Registri contabili e loro classificazione

Quando si effettua una transazione, viene preparata la documentazione principale. Non appena è integralmente compilato, tutte le informazioni in esso indicate devono essere duplicate nell'apposito registro contabile. Ed è una sorta di vettore che accumula le informazioni di base sulla transazione. Sulla base dell'essenza del registro, si possono distinguere diverse caratteristiche di classificazione. Ad esempio, in apparenza, i registri appaiono agli utenti sotto forma di libri, fogli semplici e schede di registrazione.

In base ai meccanismi di tenuta del registro, si possono distinguere altri 3 gruppi:

1. Cronologico, in cui tutti gli eventi accaduti sono indicati nel rigoroso rispetto delle tempistiche. Cioè, prima devi specificare le operazioni che si sono verificate in precedenza e così via. Tali registri sono i più complessi, poiché contengono un'enorme quantità di informazioni e molto spesso non è possibile prendere in considerazione alcuna azione.
2. sistematico, in cui inizialmente tutte le transazioni sono inserite sotto forma di indicatori economici. Pertanto, i registri di questo tipo riflettono l'effetto economico delle transazioni commerciali completate e analizzano gli indicatori di spese e ricavi. L'esempio più eclatante di un registro sistematico è il libro cassa.
3. Combinato, che hanno le caratteristiche fondamentali sia dei registri sistematici che cronologici.

Contenuto della documentazione primaria

Molti utenti hanno una domanda su cosa si riferisce ai documenti contabili primari e quali requisiti sono loro imposti. A livello legislativo esistono diverse disposizioni che stabiliscono che determinate informazioni debbano essere presenti negli atti della coppia primaria. In particolare, ai sensi del paragrafo 2 dell'articolo 9 della legge federale-402, la documentazione primaria deve contenere le seguenti informazioni:

• Titolo del documento;
• Data di preparazione;
• informazioni sulla persona che ha compilato il documento specificato (nome completo dell'impresa);
• l'essenza dell'attività economica relativa a questo documento;
• calcoli finanziari relativi alla transazione;
• firme dei funzionari responsabili della transazione e le loro iniziali.

Esempio di documento contabile primario

Regole di documentazione

Il legislatore stabilisce alcune regole per la redazione dei documenti contabili primari. Quindi, uno dei requisiti chiave è l'accuratezza e l'assenza di errori grammaticali e di punteggiatura e di battitura. Se il servizio fiscale rileva determinate carenze, il trasgressore dovrà rifare nuovamente il documento e, se la violazione si ripete, è possibile incorrere in sanzioni. In generale, su questo tema, si dovrebbe prestare molta attenzione alle seguenti raccomandazioni:

1. È consentito l'uso di penne a sfera e inchiostro, apparecchiature informatiche speciali e computer.
2. L'elaborazione può essere avviata quando deve eseguire alcune transazioni commerciali che devono essere visualizzate. Allo stesso tempo, in situazioni eccezionali, è del tutto possibile emettere un documento dopo il completamento della transazione.
3. Tutti i dati calcolati devono essere visualizzati sia in forma numerica che per iscritto. Pertanto, dovrebbe esserci un quaderno accanto a ciascun numero.
4. È estremamente importante compilare tutti i dettagli indicati nel modulo. Se per qualche motivo non ci sono informazioni, non puoi lasciare una riga vuota. Dovrebbe avere un trattino.

Se non segui questi consigli, potresti incontrare difficoltà significative. Quindi, se il servizio fiscale, in sede di verifica, riconosce il documento come non corretto, ci saranno dubbi sulla correttezza dei calcoli e sulla determinazione della base imponibile.

Se per qualche motivo è necessario apportare alcune modifiche, in nessun caso utilizzare correttori e ombreggiature, in quanto inaccettabili. Le correzioni possono essere effettuate nei seguenti modi:

1. Correzione del contorno. Se viene indicata un'informazione errata, deve essere barrata con una linea sottile e accanto ad essa devono essere indicati i dati corretti. Allo stesso tempo, al posto di ciascuna di tali correzioni deve essere inserita una nota a piè di pagina. "Credo corretto" indicando la data della correzione e la firma del funzionario che ha effettuato la correzione. Tuttavia, notiamo che nel caso di documenti che riflettono la ricezione e la spesa di fondi, questo metodo non sarà appropriato.
2. Entrata aggiuntiva. Questo metodo viene utilizzato in situazioni in cui i valori totali delle transazioni vengono eseguiti con indicatori significativamente ridotti. Per non redigere un documento in un modo nuovo, è possibile effettuare registrazioni aggiuntive per gli importi mancanti nel periodo in corso o in quello successivo.
3. Inversione. Una voce errata viene corretta utilizzando valori negativi. Tutte le informazioni specificate in modo errato vengono ripetute con inchiostro rosso e accanto ad esse vengono indicate le voci corrette.

Il primario può essere redatto sia in forma scritta che in forma elettronica. Di recente, molte aziende duplicano le informazioni e compilano sia versioni cartacee che elettroniche. I primi vengono successivamente utilizzati per interessi interni, ma su richiesta vengono presentate copie elettroniche per la verifica al Servizio fiscale federale.

Si possono trarre diverse conclusioni. Lo stato non approva alcun modulo obbligatorio per la documentazione primaria, il che conferisce alle entità economiche il diritto di determinare autonomamente la forma del documento, che sarà ulteriormente utilizzata nella pratica. Immediatamente dopo l'emissione del documento, tutti i suoi dati devono essere trasferiti al registro contabile.

Contabilità primaria rappresenta la fase iniziale della percezione sistemica della registrazione delle singole operazioni che caratterizzano i processi economici ei fenomeni che si verificano nell'organizzazione. I suoi oggetti sono: l'approvvigionamento, l'acquisizione e la spesa di risorse materiali, i costi di produzione, il movimento di semilavorati e resti di lavori in corso, il volume della produzione, la sua spedizione e vendita, gli accordi con fornitori, acquirenti, clienti, banche, autorità finanziarie, fondatori, ecc.

Le informazioni iniziali sui processi e sui fenomeni economici si riflettono nei documenti primari.

Documento contabile primario- questo è un certificato scritto di una transazione commerciale che ha valore legale e non richiede ulteriori spiegazioni e dettagli.

Il documento contabile primario deve contenere:

• nome - il contenuto finanziario ed economico della transazione commerciale. Un documento che non ha un titolo, così come un documento con un titolo poco chiaro e poco leggibile, non avrà valore legale;
• il nome e, in alcuni casi, indirizzi e conti bancari delle parti (persone giuridiche e persone fisiche) che partecipano a questa transazione commerciale. Il documento primario, che non contiene il nome e gli attributi corrispondenti di almeno una delle parti dell'operazione commerciale, perde la sua destinazione e non può essere eseguito;
• data di compilazione. In assenza o indistinta scrittura della data, il documento perde la sua mira nel tempo. In effetti, un tale documento non ha valore legale;
• il contenuto della transazione commerciale (oggetto della documentazione) derivante dal nome del documento in cui è disponibile in forma generale;
• indicatori delle transazioni commerciali in corso. L'assenza di contatori nel documento lo priva di una base contabile e di calcolo;
• firme delle persone responsabili: il direttore dell'organizzazione e il capo contabile.

I documenti sono compilati dal personale contabile in modo chiaro, leggibile utilizzando la scrittura manuale con inchiostro o pasta di penna a sfera, su una macchina da scrivere o utilizzando la tecnologia informatica.

Di norma, per i documenti vengono utilizzati moduli standard sotto forma di moduli di natura interdipartimentale. Ciò include moduli di ordini, fatture, fatture, coupon, estratti conto, ecc. I documenti primari devono essere redatti al momento della transazione e, se ciò non è possibile per motivi oggettivi, immediatamente dopo il completamento.

Se si verifica un errore negli account aziendali, è possibile applicare il metodo di registrazione negativa o storno. In questo caso, l'immissione errata viene ripetuta con inchiostro rosso o colori standard (blu, nero) con la sua conclusione in una cornice rettangolare.

Un colore rosso o una cornice rettangolare invalideranno l'immissione errata, dopodiché verrà effettuata una immissione corretta. È possibile correggere gli errori nei conti barrando e correggendo ulteriormente (una voce errata viene barrata con una riga e sotto di essa viene inserita una voce corretta indicando la data di rettifica e la firma del contabile, se necessario un certificato è redatto indicando la necessità di correzione e la causa dell'errore).

Non ci dovrebbero essere correzioni, cancellazioni, macchie in contanti e documenti bancari.

Nel lavorare con qualsiasi documento, il contabile si basa su determinati principi e basi metodologiche sanciti nei documenti ufficiali.

Sulla base dei documenti primari, le registrazioni vengono effettuate in registri contabili, schede, estratti conto, giornali, nonché su dischi, floppy disk e altri supporti.

I documenti contabili sono esterni e interni

Documenti esterni entrano nell'organizzazione dall'esterno - da agenzie governative, organizzazioni superiori, banche, ispettorati fiscali, fondatori, fornitori, acquirenti, ecc., sono compilati secondo moduli standard. Esempi di tali documenti sono, richiesta di pagamento-ordine, richiesta di pagamento, fattura fornitore, ecc.

Documenti interni compilato direttamente nell'organizzazione.

Esistono i seguenti tipi di documenti interni:

• amministrativo;
• assoluzione (esecutivo);
• combinato;
• disposizione contabile.

manageriale- si tratta di documenti che contengono ordini, istruzioni sulla produzione, svolgimento di determinate operazioni aziendali. Questi includono gli ordini del capo dell'organizzazione e le persone da lui autorizzate a svolgere operazioni commerciali.

A discarico documenti (esecutivi) attestano il fatto di transazioni commerciali. Questi includono ordini di ricevimento, atti di accettazione dei materiali; atti di accettazione e dismissione di immobilizzazioni; documenti sull'accettazione da parte dei lavoratori di prodotti finiti, ecc.

Combinato i documenti sono sia amministrativi che esecutivi. Ciò include ricevute e spese di cassa, estratti conto delle buste paga per l'emissione di salari ai dipendenti dell'organizzazione, relazioni anticipate di persone responsabili, ecc.

Documenti contabili sono compilati nel caso in cui non ci siano documenti standard per la registrazione delle transazioni commerciali, nonché durante la sintesi e l'elaborazione di documenti giustificativi e amministrativi. Questi sono certificati, fogli di distribuzione, ecc.

I documenti contabili sono anche divisi in una tantum e cumulativi. I documenti primari una tantum vengono utilizzati nell'esecuzione di ogni transazione commerciale. I documenti cumulativi sono redatti durante un certo periodo di graduale accumulazione di transazioni commerciali omogenee. Alla fine del periodo, questi documenti calcolano i totali per i relativi indicatori. Esempi di documenti cumulativi sono gli ordini di lavoro mensili di due settimane, le carte limite per il rilascio di materiali dai magazzini dell'organizzazione, ecc.

I documenti contabili sono divisi in primari e di riepilogo

Documenti di origine generato al momento della transazione commerciale. Un esempio di tali documenti sono le lettere di vettura per il rilascio di materiali dai magazzini dell'organizzazione alle officine.

Documenti di sintesi compilato sulla base di documenti primari, ad esempio buste paga.

Al momento della fissazione dei dati nei documenti primari, emergono informazioni contabili che non vengono registrate automaticamente. Tutte le sue caratteristiche quantitative e qualitative sono sottoposte a controllo logico, aritmetico e giuridico prima della redazione dei documenti primari. Tale controllo è svolto sia dai dipendenti coinvolti nella tenuta della contabilità primaria, sia dai dipendenti dei servizi di gestione.

Firmando ricevute e ordini di cassa di addebito, estratti conto delle buste paga, ordini di pagamento e reclami, altri documenti bancari, il capo dell'organizzazione analizza a fondo ogni transazione commerciale.

Nel processo di acquisizione delle informazioni contabili, si distinguono le seguenti fasi:

• lavoro preliminare prima di redigere documenti primari;
• preparazione dei documenti primari;
• approvazione dei documenti primari;
• il lavoro dell'ufficio contabilità nella preparazione e nell'elaborazione dei documenti primari.

La raccolta di informazioni contabili comporta il lavoro appropriato di vari servizi dell'organizzazione. Questa fase è caratterizzata dal più alto livello di analisi ed efficienza della contabilità.

La seconda fase del processo contabile è l'elaborazione delle informazioni contabili. Implica la partecipazione diretta alla ricezione delle informazioni contabili da parte dei dipendenti dei servizi di gestione funzionale. Pertanto, quando si contabilizzano gli articoli di inventario sulla base di documenti primari, viene fornito il raggruppamento e la generalizzazione dei dati nelle schede di inventario dei materiali. Mensilmente, i dati di carte e libri vengono trasferiti a report sui movimenti di beni materiali. I responsabili del magazzino e i capi di dipartimento inviano puntualmente questi rapporti al reparto contabilità dell'organizzazione.

Anche i responsabili sono coinvolti nel trattamento dei dati. Quindi, con l'aiuto dei dipendenti di vari servizi di gestione, vengono identificati i colpevoli di carenze e perdite.

Dopo aver verificato i calcoli aritmetici, la legittimità e l'opportunità delle transazioni commerciali completate, i documenti contabili vengono registrati e quindi i loro dati vengono raggruppati economicamente nel sistema dei conti contabili sintetici e analitici registrandoli nei registri contabili.

I registri contabili sono tabelle di conteggio di una certa forma, costruite secondo il raggruppamento economico dei dati sulla proprietà e le fonti della sua formazione. Servono a riflettere le transazioni commerciali.

I registri contabili, a seconda della struttura, sono suddivisi in cronologici e sistematici. Nei registri cronologici, le transazioni commerciali si riflettono nella sequenza in cui sono state eseguite. I registri contabili sistematici servono a raggruppare le transazioni commerciali secondo criteri stabiliti.

I registri contabili sono tenuti sotto forma di libri contabili, carte, estratti conto, giornali e supporti per macchine.

La contabilità sintetica viene eseguita nei registri sistematici e la contabilità analitica - nei registri analitici. Le iscrizioni nei registri vengono effettuate sia manualmente che con l'ausilio di tecnologie informatiche.

La totalità e l'ubicazione dei dati nel registro ne determinano la forma, che dipende dalle caratteristiche degli oggetti presi in considerazione, dalla finalità dei registri e dalle modalità di registrazione contabile. La registrazione contabile si riferisce alla registrazione delle transazioni commerciali nei registri contabili.

Nei libri contabili, tutte le pagine sono numerate e rilegate. Nell'ultima pagina indicare il numero e certificarlo con le firme delle persone autorizzate. In alcuni libri, ad esempio il libro cassa, le pagine non sono solo numerate, ma anche intrecciate con spago, sigillate con un sigillo di cera. A seconda del volume dei conti nel libro, una o più pagine vengono allocate per l'uno o l'altro conto. I libri contabili sono utilizzati per la contabilità sintetica e analitica.

Le carte sono fatte di carta spessa o cartone sfuso, non fissate insieme. Sono conservati in scatole speciali - schedari. Le carte sono aperte per un anno e registrate in un apposito registro per garantire il controllo sulla loro sicurezza.

Le dichiarazioni differiscono dalle carte in quanto sono realizzate con carta meno densa e hanno un formato più grande. Sono archiviati in cartelle speciali chiamate registrar. I fogli vengono aperti, di regola, per un mese o un trimestre.

Le registrazioni nei registri contabili devono essere chiare, concise, chiare, leggibili. Dopo l'iscrizione di un'operazione commerciale nel registro contabile, sul documento primario viene apposto un'apposita marcatura per facilitare la successiva verifica della corretta registrazione. A fine mese vengono riepilogati i risultati per ogni pagina dei registri contabili. Le registrazioni finali dei registri sistematici e analitici devono essere verificate attraverso la compilazione di schede di fatturato.

Dopo l'approvazione della relazione annuale, i registri contabili sono raggruppati, rilegati e depositati nell'archivio corrente dell'organizzazione.

Modi per correggere scritture errate nei registri contabili

Esiste tre modi per correggere scritture errate nei registri contabili: correttivo, addizionale, storno.

Metodo correttivo può essere applicato solo se gli errori sono stati scoperti prima della redazione del bilancio, o se sono avvenuti nelle scritture contabili, senza pregiudicare la corrispondenza dei conti. Questo metodo consiste nel cancellare con una linea sottile il testo, il numero, l'importo e la scritta errati accanto o sopra il testo o l'importo corretto con l'apposita riserva.

Ad esempio, se invece di 100 rubli. Vengono riflessi 200 rubli, quindi 200 rubli dovrebbero essere barrati. e scrivi "100 rubli" in alto e indica a lato: "200 rubli barrati e 100 rubli scritti in alto, corretti per credere (data, firma)".

Sui documenti monetari non sono ammesse correzioni e macchie, anche quelle specificate, soprattutto numeriche.

Voci aggiuntive sono effettuati nei casi in cui l'importo di una transazione commerciale è erroneamente sottovalutato. Ad esempio, il fornitore ha trasferito 150 rubli dal conto corrente. Questa transazione commerciale si riflette nella corretta corrispondenza dei conti, ma il suo importo è sottovalutato a 100 rubli. È stata effettuata la seguente registrazione contabile: l'addebito sul conto "Regole con fornitori", l'accredito sul conto "Conto di regolamento" - 100 rubli.

Ma poiché i fornitori dovrebbero trasferire 150 rubli, quindi per l'importo mancante di 50 rubli. è necessario effettuare un'ulteriore registrazione: addebito sul conto "Transazioni con fornitori", accredito sul conto "Conto di regolamento" - 50 rubli.

Ulteriori registrazioni vengono effettuate nel mese corrente o nel mese successivo. Questa regola di correzione degli errori si applica in due casi: se i dati del documento principale non sono registrati in una riga separata nel registro contabile e quando un importo erroneamente sottovalutato di un'operazione commerciale viene riflesso nel registro contabile.

Metodo di inversione consiste nel fatto che la voce errata, per lo più digitale, viene eliminata da un numero negativo, cioè la corrispondenza errata e l'importo vengono ripetuti in inchiostro rosso. Allo stesso tempo, viene eseguita una voce corretta con inchiostro normale. Gli storni si verificano quando le fatture non corrispondono correttamente o quando viene registrato un importo esagerato.

Quando si sommano i risultati delle operazioni, le voci eseguite con inchiostro rosso vengono sottratte.

I documenti sono il punto di partenza della contabilità.

La documentazione contabile fa parte del sistema di documentazione di gestione dell'organizzazione in conformità con il classificatore russo della documentazione di gestione (OKUD), approvato dal decreto dello standard statale russo del 30 dicembre 1993 n. 299.

I documenti contabili possono essere suddivisi in tre livelli: documentazione contabile primaria, registri contabili e documentazione contabile di rendicontazione.

Soffermiamoci sulla documentazione contabile primaria. Questi sono documenti che registrano i fatti di una transazione commerciale. Il documento contabile primario deve essere redatto al momento dell'operazione e, se ciò non è possibile, immediatamente dopo la sua conclusione.

Esempi di moduli di documenti sono approvati dalle agenzie governative. Tali forme di documenti sono chiamate standard o unificate.

I documenti contabili sono classificati secondo diversi criteri:

Su appuntamento:

Amministrativo. Ad esempio: ordini sulle politiche contabili, sulla concessione di ferie, sulla conduzione di un inventario, ecc.

Esecutivo (esecutivo). Ad esempio: ordini di cassa in entrata e in uscita, trasporto merci, fatture, lettere di vettura, atti, lettere di vettura, ecc. Le fatture sono allegati alle polizze di carico. Compilato nell'interesse dell'ispettorato fiscale

Documenti contabili. Ad esempio: buste paga, calcolo delle ferie, calcolo dell'invalidità temporanea, calcolo dell'ammortamento e altro.

Documenti combinati: contengono questi e altri elementi. Ad esempio, gli ordini di cassa di spesa.

Luogo di compilazione:

interno. Ad esempio: fattura per movimento interno, PKO, RKO, atti.

esterno. Ad esempio: TTN, fattura

Dal grado di generalizzazione delle operazioni commerciali;

primario. Ad esempio: PKO, RKO, TTN, atti, fatture.

consolidato. Ad esempio: rapporto sulla cassa, rapporto sulle merci, rapporto anticipato, rapporto sui materiali.

Per ordine di utilizzo;

Una volta. Ad esempio: PKO, RKO, atti.

cumulativo. Ad esempio: scheda di assunzione giornaliera, scheda di assunzione limite.

2.2. Dettagli dei documenti contabili

I documenti sono costituiti da indicatori separati, chiamati dettagli (dalla parola latina "necessario, necessario").

L'insieme dei dettagli del documento determina la sua forma.

Affinché un documento soddisfi il suo scopo, deve essere redatto secondo il modulo adottato per questa categoria di documenti.

Ma in ogni caso, il documento deve contenere i seguenti dettagli obbligatori:

Nome del documento (modulo)

Codice modulo

Data di preparazione

Nome dell'organizzazione che ha compilato il documento

Contatori delle transazioni commerciali

Cognomi e posizioni dei responsabili, loro firme personali.

Se il documento è un documento esterno, oltre alle firme personali, sul documento deve essere apposto il sigillo rotondo dell'organizzazione.

Un documento elettronico contiene le stesse informazioni di un documento cartaceo Il contenuto di un documento elettronico può essere visualizzato sullo schermo di un computer. Un documento elettronico può essere stampato in formato cartaceo. Un documento elettronico può essere riprodotto in un numero enorme di copie completamente identiche, può essere inviato istantaneamente a un altro computer in un'altra parte del globo tramite e-mail.

Ma un documento elettronico è più facile da falsificare di uno cartaceo, a meno che, ovviamente, non vengano adottate misure di sicurezza speciali.

Il problema della protezione contro la falsificazione dei documenti elettronici è risolvibile. In Russia, come in molti altri paesi del mondo, è stata adottata la Legge sulla Firma Elettronica, volta a risolvere questo problema.

I documenti elettronici sono già ampiamente utilizzati nelle comunicazioni tra imprese e banche e autorità fiscali.

Tutti i documenti nel reparto contabilità vengono attentamente controllati da tre lati: legale, in termini di esecuzione e aritmetica.

I documenti verificati vengono registrati nel registro di registrazione dei documenti.

Non sono ammesse correzioni di contanti e documenti bancari. Ad altri documenti contabili primari possono essere apportate rettifiche solo previo accordo con i partecipanti alle operazioni commerciali, che devono essere confermate dalle firme delle stesse persone che hanno sottoscritto i documenti, indicando la data delle rettifiche.

Attualmente, viene prestata particolare attenzione all'unificazione e alla standardizzazione dei documenti. L'unificazione dei documenti è lo sviluppo di un'unica forma di documenti in Russia per l'elaborazione di transazioni commerciali omogenee in varie organizzazioni. In Russia, le forme di documenti in contanti, documenti bancari, ecc. sono state unificate.

Sono obbligatori per tutti i settori di attività. Insieme all'unificazione, la standardizzazione dei documenti è importante. La standardizzazione è la definizione delle stesse dimensioni standard dei moduli di documenti standard. Quando si esegue la contabilità, è importante stabilire un flusso di lavoro razionale, ad es. un sistema ottimale per la formazione dei documenti contabili, la loro accettazione per la contabilità, la circolazione all'interno dell'impresa, la loro attuale conservazione e trasferimento all'archivio. Ciò fornisce un elevato grado di affidabilità contabile con tempi e costi minimi.

Nella pratica corrente, i documenti contabili primari sono intesi come documenti che riflettono i fatti della vita economica (transazioni, movimento di merci e materiali, ecc.). Sono emessi al momento delle operazioni o dopo il loro completamento, a conferma di fatti accaduti. Sulla loro base, il contabile effettua registrazioni nel programma contabile dell'impresa, accetta importi per la contabilità fiscale.

In che forma è il "primario"

Secondo le spiegazioni del ministero delle Finanze, la società ha il diritto di determinare autonomamente quali forme di "primarie" utilizzare. La decisione presa è fissata nella politica contabile dell'organizzazione. La pratica mostra che le entità aziendali utilizzano una delle tre opzioni:

• Moduli unificati offerti dal Comitato Statale di Statistica.
• Campioni elaborati dall'azienda in autonomia e fissati da atti interni.
• Opzioni combinate: documenti primari in un formato unificato, integrati da determinati campi.

Il diritto delle entità commerciali di sviluppare autonomamente moduli primari non si applica ai seguenti tipi di documenti:

• documenti di cassa (in particolare materiali di consumo e scontrini);
• moduli di segnalazione rigorosi;
• bollette di spedizione.

Per loro, il Ministero delle Finanze introduce i moduli unificati al rango di quelli obbligatori.

Qualora la società che ha concluso l'operazione non abbia determinato la forma del “primario” nel contratto, la controparte ha il diritto di emettere documenti sulla base dei propri campioni. Per evitare problemi con le strutture normative, l'azienda dovrebbe dichiarare nella sua politica contabile che accetta documenti su moduli sviluppati dai suoi fornitori e acquirenti.

Importante! La presenza di un “primario” che media una determinata operazione è requisito imprescindibile per la sua riflessione in ambito contabile e fiscale.

Dati obbligatori del "primario"

Secondo l'art. 9 402-FZ, i documenti contabili primari devono contenere i seguenti dati obbligatori:

• il nome del documento commerciale, ad esempio "Atto dei lavori accettati";
• numerazione secondo le regole di numerazione interna dell'azienda compilatrice;
• data di preparazione del documento;
• il nome completo della società che rilascia la "primaria";
• la natura dell'operazione commerciale avvenuta (ad esempio, spedizione della merce all'acquirente, deposito di contanti in cassa, accettazione del lavoro svolto, ecc.);
• misurazione del fatto economico verificatosi in forma monetaria o naturale;
• posizione e nome completo del dipendente responsabile dell'esecuzione o della registrazione dell'operazione;
• firma autografa della persona autorizzata.

L'elenco delle persone autorizzate a firmare documenti contabili primari è determinato dal capo dell'organizzazione. È fissato dal suo ordine.

Alcuni moduli contengono dettagli aggiuntivi in ​​relazione all'elenco standard. Ad esempio, la lettera di vettura deve contenere informazioni sull'auto, sul suo proprietario e sul conducente.

È necessario apporre un'impronta del sigillo dell'organizzazione sulla "primaria"? Questo non è un requisito obbligatorio, non si può farne a meno solo se la sua presenza è prevista dal campione sancito dalla politica contabile aziendale.

Varietà di documenti primari

La normativa vigente non prevede un elenco chiuso dei documenti contabili primari 2018. La loro diversità è determinata dal campo di attività dell'entità economica. Per un'impresa è richiesta una lettera di vettura, per un'altra un atto di cancellazione della letteratura dalla biblioteca.

I tipi più comuni di documentazione includono:

• lettera di vettura - media le transazioni per l'accettazione e il trasferimento di merci e materiali;
• certificato di accettazione - viene rilasciato in situazioni in cui una parte accetta i risultati del lavoro svolto dalla seconda;
• libro paga - compilato quando si pagano gli stipendi del personale;
• OS-1 - riflette la ricezione o la perdita di un oggetto di immobilizzazioni (ad eccezione degli immobili);
• INV-1 - consolida i risultati dell'inventario;
• relazione anticipata - conferma le spese di un dipendente arrivato da un viaggio di lavoro;
• documenti in contanti (assegni, PKO, RKO, ecc.);
• ordine di pagamento;
• rendiconto contabile, ecc.

Questo elenco di documenti contabili primari non è completo. Le società di diverse linee di attività utilizzano i moduli necessari per riflettere le transazioni in corso.

A seconda della modalità di attuazione, la "primaria" è cartacea ed elettronica. La seconda opzione è utilizzata nelle aziende in cui è configurata la gestione elettronica dei documenti. Aiuta a semplificare e velocizzare l'elaborazione dei documenti aziendali, per eseguire il debug dell'interazione tra le controparti.

Secondo le norme della normativa vigente, tutte le tipologie di “primarie” vengono stoccate in azienda per cinque anni. Il conto alla rovescia è dalla fine dell'anno di riferimento. Ad esempio, i documenti emessi nel 2018 devono essere conservati fino al 2023 compreso. La violazione di questa regola comporterà procedimenti con il servizio fiscale, l'imposizione di sanzioni all'organizzazione.

Senza un pezzo di carta non sei nessuno! E con un pezzo di carta - un uomo d'affari che conduce coscienziosamente e professionalmente i suoi affari. O un contabile competente che lo aiuta. La corretta esecuzione dei documenti nella contabilità è importante sia per la formazione dei dati contabili che per determinare le passività fiscali dell'organizzazione. E se vuoi proteggere la cosa più preziosa, non trattare i documenti con condiscendenza e studia attentamente quali requisiti devono soddisfare. Almeno leggi questo articolo per iniziare!

Gli specialisti dei servizi di contabilità, rappresentanti di piccole imprese che tengono i registri per conto proprio, devono conoscere i requisiti di base per la procedura di creazione, elaborazione, spostamento e conservazione dei documenti.

1. Il concetto di documento

2. Tipologie di documenti contabili primari

3. Moduli dei documenti contabili primari

4. Approvazione dei documenti contabili primari

5. Dati obbligatori dei documenti contabili

6. Registrazione dei documenti in contabilità

7. Procura per firmare atti primari

8. Programmazione del flusso di lavoro dei documenti contabili

9. Registro degli atti primari

10. Rettifica dei documenti contabili

11. Conservazione dei documenti contabili

12. Responsabilità della conservazione dei documenti primari

Allora andiamo per ordine.

1. Il concetto di documento

Il concetto di "documento" negli atti normativi sulla contabilità non è divulgato. Usiamo la definizione stabilita da GOST R ISO 15489-1-2007:

Documento: informazioni identificabili registrate su un supporto materiale creato, ricevuto e archiviato da un'organizzazione o da un individuo come prova quando si confermano obblighi legali o attività commerciali (clausola 3.3 del GOST).

Quali documenti sono primari? I documenti primari sono documenti contenenti informazioni iniziali su operazioni, processi. Questi sono i documenti in base ai quali vengono effettuate le scritture contabili.

Documenti contabili primari- trattasi di atti che redigono i fatti della vita economica (clausola 1 dell'articolo 9 della legge n. 402-FZ del 6 dicembre 2011 “Relativa alla contabilità”).

Il requisito principale per la loro preparazione è che i documenti primari debbano essere redatti quando vengono commessi i fatti della vita economica, o immediatamente dopo il loro completamento (se possibile).

Esempi di documenti primari:

• ordini di cassa in entrata e in uscita,
• lettera di vettura (secondo il modulo TORG-12),
• relazione anticipata,
• informazioni contabili.

2. Tipologie di documenti contabili primari

Non esiste una classificazione armoniosa, un raggruppamento di documenti contabili in nessun atto normativo.

I seguenti tipi di documenti contabili primari possono essere distinti a seconda di:

1. luogo di compilazione:

• interno,
• esterno,

1. forme di documenti utilizzate:

• unificato (creato secondo le forme contenute negli album delle forme unificate),
• non unificato (creato secondo moduli sviluppati dall'organizzazione in modo indipendente),

1. tipo di supporto informativo:

• carta,
• elettronico,

1. quantità di informazioni:

• primario,
• consolidato,

1. tipo di attività e passività, aree di contabilità:

• contabilizzazione delle immobilizzazioni
• secondo la contabilità di MPZ,
• contabilità e buste paga,
• contabilizzazione delle transazioni in contanti,
• altri sono simili.

3. Moduli dei documenti contabili primari

La registrazione dei documenti nella contabilità comporta l'uso di moduli sviluppati in modo indipendente e unificato. Dal 2013 l'uso della maggior parte dei moduli unificati non è obbligatorio.

Tutte le forme di documenti primari sono approvate dal capo dell'organizzazione. Attualmente i seguenti tipi di moduli unificati sono obbligatori per l'uso:

1. sulla contabilizzazione delle transazioni in contanti (Risoluzione del Comitato statale di statistica del 18 agosto 1998 n. 88, Istruzione della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 n. 3210-U),
2. sulla contabilizzazione del lavoro e del suo pagamento (Risoluzione del Comitato statale di statistica del 05.01.2004 n. 1),
3. sulla contabilizzazione dei servizi per il trasporto di merci (decreto governativo n. 272 ​​del 15 aprile 2011, Carte dei vari modi di trasporto).

Inoltre, un ordine di pagamento ha un modulo standard, tutti i suoi campi sono noi.

Quando si redigono moduli unificati, vengono compilate tutte le righe (colonne) fornite. In assenza di indicatori, viene inserito un trattino.

Esempio 1

Il fornitore ha fornito i materiali, fornito TORG-12 e fattura, le cui ultime righe sono state compilate come "servizi di consegna", non ci sono altri documenti.

Possibili conseguenze - mancata accettazione delle detrazioni IVA e delle imposte sul reddito, riconoscimento dell'operazione come fittizia (immaginaria), in quanto non è stata confermata la realtà dell'operazione (il fatto della consegna dei materiali, ed eventualmente l'acquisto dei materiali stessi) . È necessaria una polizza di carico.

I moduli unificati che non sono obbligatori per l'uso sono ancora utilizzati nelle organizzazioni. Sulla base delle esigenze interne dell'azienda, tali moduli possono essere finalizzati, resi più convenienti, idonei a riflettere specifici fatti economici.

Ad esempio, puoi rimuovere l'attributo "luogo di stampa", rifiutare di utilizzare il segno "lato anteriore/posteriore".

4. Approvazione dei documenti contabili primari

L'organizzazione è obbligata ad approvare i moduli dei documenti contabili primari utilizzati nella sua politica contabile (paragrafo 4 della PBU 1/2008 "Politica contabile dell'organizzazione"). Allo stesso tempo, va ricordato che il solo collegamento a uno degli album delle forme unificate di documenti non è sufficiente.

La politica contabile (allegata alla politica contabile) dovrebbe elencare documenti specifici dagli album dei moduli unificati che la società utilizzerà, nonché un elenco di persone autorizzate a firmare documenti primari (informazioni del Ministero delle finanze della Federazione Russa n. .PZ-10/2012).

Un esempio di registrazione di un'applicazione a un principio contabile può essere trovato nel nostro articolo "". Esempi di moduli sviluppati in modo indipendente sono allegati al principio contabile con le spiegazioni per la loro compilazione.

I moduli possono essere approvati anche da altre normative locali. Ad esempio, l'Ordine sull'approvazione dei documenti primari. Un riferimento a tale ordine dovrebbe essere contenuto nel principio contabile.

5. Dati obbligatori dei documenti contabili

Requisiti per dettagli obbligatori dei documenti contabili primari stabilito dalla legge federale "Sulla contabilità". Ci sono solo 7 di questi dettagli:

1. Titolo del documento,
2. la data del documento,
3. il nome dell'entità economica che ha redatto il documento,
4. il contenuto del fatto della vita economica,
5. il valore di misura naturale e (o) monetaria, indicando le unità di misura,
6. i nominativi delle posizioni dei soggetti responsabili dell'operazione,
7. firme dei responsabili con decodifica delle firme.

Alcuni documenti che non sono documenti contabili primari possono essere utilizzati come tali.

Quando si riflettono nelle spese di affitto, tali documenti sono contratti e atti sul contratto di locazione. In conformità con gli articoli 611 e 622 del codice civile della Federazione Russa, in questo caso è obbligatorio redigere atti bilaterali di accettazione e trasferimento di oggetti contabili.

Esempio 4

L'azienda affitta spazi per uffici. I documenti in base ai quali verrà calcolato il canone mensile sono il contratto di locazione e l'atto di accettazione e trasferimento dell'immobile locato.

In conformità con l'articolo 753 del codice civile della Federazione Russa, gli atti unilaterali possono essere utilizzati come documenti primari.

6. Registrazione dei documenti in contabilità

Considera i casi speciali che si incontrano spesso nella preparazione dei documenti.

Rifiuto dei sigilli

Lo scopo del sigillo è quello di certificare la firma del responsabile.

Dal 04/07/2015, le organizzazioni non sono tenute ad avere un sigillo. Le informazioni sul sigillo devono essere specificate nello Statuto dell'azienda (Legge federale n. 82-FZ del 04/06/2015).

Il sigillo è richiesto solo nei casi previsti dalla legge federale.

• Procura per rappresentare gli interessi di una persona giuridica in tribunale (articolo 53 del codice di procedura civile della Federazione Russa, articolo 61 del codice di procedura arbitrale della Federazione Russa),
• documenti presentati alle autorità doganali (311-FZ del 27 novembre 2010),
• un atto su un infortunio sul lavoro (articolo 230 del codice del lavoro della Federazione Russa),
• certificato di doppio deposito (articolo 913 del codice civile della Federazione Russa).

Il sigillo non è un requisito obbligatorio, ma la sua presenza può essere prevista sotto forma di documento primario approvato dal capo dell'organizzazione (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 08/06/2015 n. 03- 01-10 / 45390).

Documenti in lingua straniera

Per la contabilità sono accettati solo documenti in russo (clausola 9 dell'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. 34n).

Dovrebbe esserci una traduzione in russo e la traduzione è riga per riga. Non è necessario certificare la traduzione (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 20 aprile 2012 n. 03-03-06/1/202). I casi in cui è richiesta una traduzione autenticata sono previsti dalla Convenzione dell'Aia del 1961.

Metri non rubli nei documenti primari

I dati sui costi nei documenti contabili possono riflettersi in rubli, valuta, unità convenzionali.

Per confronto, nella contabilità fiscale, l'obbligo di compilare fatture per insediamenti in rubli solo in rubli è stabilito dal decreto governativo n. 1137 del 26 dicembre 2011 (clausola 1 della Procedura per la compilazione delle fatture).

Documenti primari elettronici

La legge federale "Sulla contabilità" consente di redigere documenti primari sia in formato cartaceo che elettronico.

Un documento elettronico deve contenere tutti i dettagli richiesti dei documenti contabili e una firma elettronica (ES).

Esistono tre tipi di firma elettronica: semplice, avanzata non qualificata, avanzata qualificata. Il Ministero delle Finanze della Federazione Russa ritiene possibile utilizzare qualsiasi firma elettronica (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 12 settembre 2016 n. 03-03-06/2/53176).

7. Procura per firmare atti primari

Un dipendente dell'organizzazione ha il diritto di firmare quando uno dei documenti viene eseguito:

• firma dell'ordine,
• procura per firmare documenti primari (articoli 185 - 189 del codice civile della Federazione Russa).

A differenza di un'ordinanza sul diritto di firma, una procura per firmare documenti primari può essere rilasciata anche a un cittadino che non è un dipendente dell'organizzazione.

Previo accordo delle parti, è possibile utilizzare un facsimile per la firma (articolo 160 del codice civile della Federazione Russa, determinazione della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 17 dicembre 2009 n. VAS-16259/09).

8. Programmazione del flusso di lavoro dei documenti contabili

Una pianificazione del flusso di lavoro è una descrizione sotto forma di diagramma o tabella della procedura per la creazione, lo spostamento, l'elaborazione e l'archiviazione di documenti. Il prospetto può essere approvato come appendice al principio contabile e sotto forma di atto normativo locale. In quest'ultimo caso, il principio contabile dovrebbe contenere un riferimento a tale atto.

Nella pianificazione del flusso di lavoro è necessario indicare quanto segue:

• termini di registrazione, trasferimento, elaborazione e conservazione dei documenti,
• incarichi di soggetti responsabili delle operazioni indicate nel piano di lavoro (commi 5.4, 5.6 dell'Ordinanza del Ministero delle Finanze 29 luglio 1983 n. 105).

9. Registro degli atti primari

Tenere un diario di contabilità per i documenti primari è più una regola di flusso di lavoro razionale, piuttosto che una contabilità.

Per registrare i documenti in entrata/uscita, è necessario un tale registro dei documenti primari. Ti consigliamo di tenere tale diario anche nel caso in cui la contabilità venga eseguita senza utilizzare un programma di contabilità.

Quando si utilizza, ad esempio, il programma 1C, è possibile generare e stampare in qualsiasi momento un giornale di registrazione contabile dei documenti. Quindi il registro dei documenti dei fornitori sarà formato come "Registro dei documenti" Scontrino (atto, fattura)", il giornale di registrazione dei documenti di cassa come "Registro dei documenti di cassa".

In contabilità, a differenza della contabilità fiscale, è possibile riflesso del fatto della vita economica in assenza di documenti primari, purché arrivino più tardi.

In questo caso, il fatto della vita economica si riflette nella contabilità nel valore stimato. Al ricevimento del documento, la registrazione precedentemente effettuata non viene stornata, ma solo rettificata alla data di ricezione del documento.

Questo approccio è confermato nei seguenti documenti:

1. PBU 21/2008
2. Ordinanza del Ministero delle Finanze del 28 dicembre 2001 n. 119n “Linee guida per la contabilizzazione delle rimanenze” (comma 5 della sezione 1)
3. Decisione delle forze armate della Federazione Russa del 07.08.2016 n. AKPI16-443.

Un'eccezione a questo ordine sono i documenti sulle transazioni intermedie. L'intermediario deve consegnare tutti i documenti relativi all'operazione. Se il rapporto sull'operazione è redatto con errori o inesattezze, il preponente può sollevare un'obiezione solo entro 30 giorni dalla data di ricezione del rapporto (articoli 999, 1008 del codice civile della Federazione Russa).

10. Rettifica dei documenti contabili

La registrazione dei documenti in contabilità è talvolta accompagnata da errori e imprecisioni. In questo caso sono necessarie correzioni.

Le correzioni sono vietate solo in contanti e documenti bancari (ad esempio ordini di pagamento cartacei). Tutti gli altri documenti possono essere modificati.

La rettifica dei documenti contabili viene effettuata come segue:

1. la voce errata viene barrata con una riga in modo da poter leggere quella barrata,
2. accanto al valore corretto,
3. è apposta la voce "Corretto",
4. vengono apposte la data di rettifica e la firma di chi ha compilato il documento con la decodifica della sua firma.

Tali regole sono stabilite dalla legge federale "On Accounting" n. 402-FZ (clausola 7 dell'articolo 9) e dall'ordinanza del Ministero delle finanze del 29 luglio 1983 n. 105.

Non è necessario stampare. Un'eccezione sono le correzioni su un certificato di invalidità, che sono certificate da un sigillo.

La persona che ha creato il documento deve apportare la correzione. Se ciò non è possibile, ad esempio, la persona si dimette, la correzione viene apportata dal neoassunto o dal suo diretto superiore.

11. Come archiviare e distruggere documenti contabili

La procedura per la conservazione di un documento è determinata dall'ordinanza del Ministero della Cultura del 25 agosto 2010 n. 558. Il periodo totale per la conservazione dei documenti ai sensi dell'articolo 29 della legge federale "Sulla contabilità" è di 5 anni. Il gestore è responsabile dell'organizzazione della conservazione dei documenti.

Molti documenti hanno periodi di conservazione prolungati:

I documenti contabili possono essere distrutti se il loro periodo di conservazione è scaduto (clausole 2.3, 4.11 dell'Ordine del Ministero della Cultura della Russia del 31 marzo 2015 n. 526). La decisione sulla distruzione è presa da una commissione di esperti, che può essere istituita annualmente, oppure può operare su base continuativa.

Sulla base dell'esame degli atti si formulano prima le proposte per l'allocazione alla distruzione dei documenti che non sono oggetto di conservazione, quindi direttamente un atto sull'allocazione per la distruzione dei documenti che non sono oggetto di conservazione. L'atto comprende i documenti il ​​cui periodo di conservazione è scaduto entro il 1 gennaio dell'anno in cui l'atto è redatto.

L'atto deve essere approvato dal capo.

Puoi distruggere i documenti:

1. da soli. In questo caso, è necessario redigere un atto sulla distruzione dei documenti. Tale atto deve indicare esattamente quali documenti, in quale quantità e in che modo sono stati distrutti,
2. P mediante trasferimento per la distruzione a un'organizzazione specializzata. Contestualmente viene redatta una fattura, che indica il numero dei documenti trasferiti e il loro peso (clausola 2.4.7 del Regolamento del Rosaarchive, approvato con delibera del Collegio del Rosaarchive del 02/06/2002) . In questo caso, l'atto di distruzione dei documenti è redatto da un'organizzazione specializzata.

12. Responsabilità della conservazione dei documenti primari

Le sanzioni per il lavoro con i documenti primari sono stabilite dall'articolo 15.11 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa.

Sono previste sanzioni per violazione grave dei requisiti contabili, inclusa la rendicontazione (finanziaria) contabile.

Uno di gravi violazioni della contabilitàè un:

"l'entità economica non ha documenti contabili primari e (o) registri contabili e (o) rendiconti contabili (finanziari) e (o) un giudizio di revisione sui rendiconti contabili (finanziari) (se la revisione contabile (finanziaria) la segnalazione è obbligatoria) entro i termini stabiliti per la conservazione di tali documenti.

Importi delle multe:

1. su funzionari per un importo da cinquemila a diecimila rubli,
2. per commissione ripetuta - su funzionari per un importo da diecimila a ventimila rubli o squalifica per un periodo da uno a due anni.

Allo stesso tempo, è necessario tenere conto del fatto che, durante il controllo, l'assenza di documenti primari sarà intesa come il caso in cui ci sono documenti, ce ne sono un numero sufficiente, ma sono redatti in moduli che non sono approvati.

Responsabilità fiscale per non garantire la sicurezza dei documenti primari, viene stabilito anche il codice fiscale della Federazione Russa (articolo 120):

1. Durante un periodo di riferimento - fino a 10 mila rubli,
2. Per più di un periodo fiscale - fino a 30 mila rubli,
3. Quando la base imponibile è sottovalutata - 200% dell'importo dell'imposta non pagata (contributo), ma non inferiore a 40 mila rubli.

Se hai ancora domande sulla preparazione dei documenti primari in contabilità, chiedile nei commenti qui sotto.

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